Übersicht
Was sind Ausnahmen?
Mit einer Ausnahme legen Sie fest, dass an einem Einsatzort (Kunde oder Objekt) in einem bestimmten Zeitraum keine Einsätze stattfinden – zum Beispiel während der Betriebsferien eines Kunden, eines Umbaus oder der Schulferien.
Bisher galt eine Ausnahme immer für alle Einsätze am Einsatzort. Oft betrifft eine Ausnahme aber nur einen Teil der Arbeiten: Während der Betriebsferien entfällt die Unterhaltsreinigung, die Glasreinigung soll aber gerade dann stattfinden. Dafür können Sie eine Ausnahme jetzt auf eine oder mehrere Leistungsarten beschränken.
Ausnahme anlegen
Öffnen Sie die Kunden- oder Objektakte.
Klicken Sie auf Mehr → Ausnahmen.
Sie sehen alle Ausnahmen dieses Einsatzorts mit Beginn, Ende, Notiz und Neu: der Spalte Leistungsarten. Steht dort alle Leistungsarten, gilt die Ausnahme wie bisher für sämtliche Einsätze.
Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen.
Tragen Sie Beginn und Ende ein. Beide Tage gehören zur Ausnahme.
Wählen Sie bei Bedarf unter Leistungsarten aus, für welche Leistungen die Ausnahme gelten soll (siehe nächster Abschnitt). Lassen Sie das Feld leer, gilt die Ausnahme für alle Leistungsarten.
Beschreiben Sie den Grund unter Notiz, z. B. „Betriebsferien – Umbau Verkaufsraum“. Die Notiz wird später beim Termin angezeigt.
Klicken Sie auf Ausnahme erstellen.
Über die Symbole am Ende jeder Zeile können Sie eine Ausnahme bearbeiten oder löschen.
Eine Ausnahme gilt nur für den Einsatzort, an dem Sie sie anlegen. Eine Ausnahme in der Kundenakte betrifft also die direkt beim Kunden geplanten Einsätze, nicht die Einsätze in seinen Objekten. Legen Sie die Ausnahme deshalb dort an, wo die Einsätze geplant sind.
Ausnahme auf Leistungsarten beschränken
Im Feld Leistungsarten können Sie eine oder mehrere Leistungsarten auswählen. Zur Auswahl stehen die Leistungsarten, die an diesem Einsatzort tatsächlich vorkommen: aus den Leistungen seiner Aufträge und aus den bereits geplanten Einsätzen. Bei einem Kunden zählen auch die Aufträge und Einsätze seiner Objekte mit.
Im Beispiel gilt die Ausnahme „Betriebsferien – Umbau Verkaufsraum“ nur für die Unterhaltsreinigung:
Welche Einsätze sind betroffen?
Keine Leistungsart ausgewählt: Die Ausnahme gilt für alle Einsätze am Einsatzort – wie bisher.
Leistungsarten ausgewählt: Die Ausnahme gilt nur für Einsätze, die über eine Auftragsleistung einer dieser Leistungsarten zugeordnet sind.
Einsätze mit einer anderen Leistungsart und Einsätze ohne Auftragsleistung finden weiterhin statt.
Eine Leistungsart haben nur Einsätze, die zu einer Auftragsleistung gehören – etwa weil Sie sie im Auftrag über Einzeltermin erstellen oder Terminserie erstellen bei der Leistung oder aus einem Arbeitsschein angelegt haben. Ob ein Termin zu einer Auftragsleistung gehört, sehen Sie in den Termindetails an der Zeile Auftrag …. Einsätze, die Sie ohne Auftragsleistung geplant haben, werden nur von Ausnahmen ohne Leistungsart ausgesetzt.
So wirken Ausnahmen in der Planung
Termine, für die eine Ausnahme gilt, werden in der Planung schraffiert und durchgestrichen angezeigt. Eine Zeiterfassung auf diese Termine ist nicht möglich.
Im Beispiel unter Mehr → Einsatzkalender des Objekts: Die Unterhaltsreinigung am Montag, Mittwoch und Freitag fällt während der Betriebsferien aus. Die Glasreinigung am Mittwoch findet wie geplant statt.
Wenn Sie auf einen ausgesetzten Termin klicken, sehen Sie, welche Ausnahme greift – mit Zeitraum und Notiz. Über den Link gelangen Sie direkt zur Liste der Ausnahmen.
Auch Ihre Mitarbeitenden sehen in der fortytools-App, dass der Termin nicht stattfindet.
Automatische Ausnahmen für Schulferien
Statt die Schulferien von Hand einzutragen, kann fortytools sie automatisch als Ausnahmen anlegen. Auch diese automatischen Ausnahmen können Sie auf Leistungsarten beschränken – zum Beispiel, wenn in einer Schule während der Ferien nur die Unterhaltsreinigung entfällt, die Grundreinigung aber stattfinden soll.
Öffnen Sie die Kunden- oder Objektakte und klicken Sie auf Mehr → Einstellungen.
Scrollen Sie zum Bereich Automatische Ausnahmen für Schulferien und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.
Wählen Sie Aktiviert.
Wählen Sie unter Leistungsarten die Leistungsarten aus, die in den Ferien entfallen. Ist keine Leistungsart ausgewählt, gelten die automatisch angelegten Ausnahmen für alle Leistungsarten.
Klicken Sie auf Speichern.
fortytools legt dann für die Schulferien ab dem laufenden Jahr Ausnahmen mit dem Namen der Ferien als Notiz an. Sie erscheinen unter Mehr → Ausnahmen mit den gewählten Leistungsarten. Maßgeblich ist das Bundesland in der Adresse des Kunden oder Objekts. Ist dort keines hinterlegt, weist fortytools Sie darauf hin: „Kein Bundesland hinterlegt. Bitte ergänzen Sie das Bundesland in der Adresse.“
fortytools gleicht die Ferien einmal im Monat ab und legt dabei auch Ausnahmen für neu veröffentlichte Ferientermine an.
Leistungsarten nachträglich ändern: Die Auswahl wird nur auf Ferien-Ausnahmen übertragen, die neu angelegt werden. Bereits angelegte Ferien-Ausnahmen bleiben unverändert. Damit die neue Auswahl für alle Ferien gilt, gehen Sie so vor:
Löschen Sie unter Mehr → Ausnahmen die bisherigen Ferien-Ausnahmen.
Ändern Sie danach unter Mehr → Einstellungen die Leistungsarten und klicken Sie auf Speichern.
fortytools legt die Ferien-Ausnahmen dann mit der neuen Auswahl neu an. Ändern Sie nur die Einstellung, bleiben die alten Ferien-Ausnahmen bestehen und es kommen eventuell weitere hinzu.
Überschneidende Ausnahmen
Zwei Ausnahmen dürfen sich zeitlich nur überschneiden, wenn beide auf Leistungsarten beschränkt sind und keine Leistungsart gemeinsam haben. Beispiele:
„Betriebsferien“ nur für Unterhaltsreinigung und im selben Zeitraum „Gerüst an der Fassade“ nur für Glasreinigung: möglich.
„Betriebsferien“ nur für Unterhaltsreinigung und eine Ausnahme ohne Leistungsart im selben Zeitraum: nicht möglich.
„Betriebsferien“ nur für Unterhaltsreinigung und eine Ausnahme für Unterhaltsreinigung und Glasreinigung im selben Zeitraum: nicht möglich.
Andernfalls zeigt fortytools beim Speichern den Hinweis „Überschneidet sich mit bereits erfasster Ausnahme“. Passen Sie dann den Zeitraum oder die Leistungsarten der bestehenden Ausnahme an.
Das gilt auch für die automatischen Schulferien-Ausnahmen: Gibt es für einen Ferienzeitraum bereits eine überschneidende Ausnahme, legt fortytools für diese Ferien keine weitere Ausnahme an.
Gut zu wissen
Auswahl ist leer? Dann gibt es an diesem Einsatzort noch keine Auftragsleistung und keinen Einsatz mit Leistungsart. Ohne Leistungsart gilt die Ausnahme für alle Einsätze.
Übersicht in der Akte: Der Kasten Anstehende Ausnahmen in der Einsatzplanung auf der Übersicht der Kunden- oder Objektakte zeigt Zeitraum und Notiz, aber nicht die Leistungsarten. Welche Leistungsarten betroffen sind, sehen Sie unter Mehr → Ausnahmen.
Leistungsart löschen: Eine Leistungsart, die in einer Ausnahme oder in der Schulferien-Einstellung ausgewählt ist, kann nicht gelöscht werden. fortytools zeigt dann den Hinweis „Die Leistungsart wird in Ausnahmen verwendet.“
Bestehende Ausnahmen: Alle bisher angelegten Ausnahmen haben keine Leistungsart und gelten weiterhin für alle Einsätze. Sie müssen nichts anpassen.
Weitere Hilfe: Disposition: Einsatzplanung