Jede Aufgabe kann sich auf einen Kunden, ein Objekt, einen Mitarbeiter oder einen Lieferanten beziehen.
In fortytools heißt diese Zuordnung Zu erledigen für. Sie können sie beim Anlegen einer Aufgabe festlegen und auch später jederzeit ändern oder wieder entfernen – zum Beispiel, wenn Sie eine Aufgabe zunächst allgemein erfassen und erst danach klar ist, auf wen sie sich bezieht.
Beispiel: Sie legen die Aufgabe „Arbeitsvertrag prüfen“ an und weisen sie Ihrem Kollegen als Zuständige Person zu. Später ordnen Sie unter Zu erledigen für die Mitarbeiterin zu, deren Arbeitsvertrag geprüft werden soll. Die zuständige Person bleibt dabei unverändert.
Zuständige Person und Zu erledigen für sind zwei verschiedene Angaben: Die zuständige Person erledigt die Aufgabe. Zu erledigen für gibt an, auf wen oder was sich die Aufgabe bezieht. Eine Aufgabe kann genau einen solchen Bezug haben oder auch keinen.
Inhalt
Wo Sie den Bezug einer Aufgabe sehen
Alle Aufgaben finden Sie unter Kunden → Aufgaben. In der Spalte Aufgabe steht unter dem Titel der Name des Kunden, Objekts, Mitarbeiters oder Lieferanten, auf den sich die Aufgabe bezieht. Steht dort nichts, hat die Aufgabe noch keinen Bezug.
Über den Filter Zu erledigen für können Sie die Liste auf Aufgaben zu Kunden, Objekten, Lieferanten oder Mitarbeitern eingrenzen.
Eine Aufgabe mit Bezug erscheint außerdem in der Aufgabenliste auf der Seite des jeweiligen Kunden, Objekts, Mitarbeiters oder Lieferanten.
Bezug nachträglich festlegen
Öffnen Sie Kunden → Aufgaben und klicken Sie auf den Titel der Aufgabe.
Rechts öffnen sich die Details der Aufgabe. Hat die Aufgabe noch keinen Bezug, steht im Bereich Zu erledigen für der Eintrag Nicht zugeordnet. Klicken Sie auf Bearbeiten.
Im Bereich Zu erledigen für wählen Sie zuerst aus, worauf sich die Aufgabe beziehen soll:
Einsatzort – ein Kunde oder ein Objekt
Mitarbeiter
Lieferant
4. Klicken Sie in das Feld Suchen…, geben Sie einen Teil des Namens ein und wählen Sie den passenden Eintrag aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.
In den Details der Aufgabe sehen Sie jetzt den zugeordneten Mitarbeiter. Ein Klick auf den Namen öffnet seine Seite.
Unter Mitarbeiter stehen die aktiven Mitarbeiter zur Auswahl. Ist ein Mitarbeiter, der bereits zugeordnet ist, inzwischen ausgeschieden, bleibt er beim Speichern zugeordnet.
Kunde oder Objekt zuordnen
Kunden und Objekte wählen Sie gemeinsam unter Einsatzort aus. Die Liste zeigt die Kunden und darunter eingerückt ihre Objekte. Wählen Sie die oberste Zeile, beziehen Sie die Aufgabe auf den Kunden. Wählen Sie eine eingerückte Zeile, beziehen Sie sie auf das Objekt.
Bei einem Objekt zeigen die Aufgabendetails zusätzlich den zugehörigen Kunden und, falls hinterlegt, die Telefonnummer an. Bei Kunden und Lieferanten erscheinen, falls hinterlegt, Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse.
Bezug ändern oder entfernen
Um den Bezug zu ändern, öffnen Sie die Aufgabe wie oben beschrieben und klicken auf Bearbeiten. Wählen Sie unter Zu erledigen für einen anderen Eintrag aus – bei Bedarf auch eine andere Art, zum Beispiel Einsatzort statt Mitarbeiter – und klicken Sie auf Speichern. Die Aufgabe hat danach nur noch den neuen Bezug und erscheint nicht mehr beim vorherigen Kunden, Objekt, Mitarbeiter oder Lieferanten.
Um den Bezug zu entfernen, klicken Sie im Auswahlfeld auf das × rechts neben dem Namen und dann auf Speichern. In den Details steht danach wieder Nicht zugeordnet.
Bezug beim Anlegen einer Aufgabe festlegen
Wenn Sie unter Kunden → Aufgaben auf Neue Aufgabe klicken, finden Sie den Bereich Zu erledigen für auch im Formular für die neue Aufgabe. Sie können den Bezug also gleich beim Anlegen auswählen oder das Feld leer lassen und ihn später ergänzen.
Legen Sie eine Aufgabe direkt auf der Seite eines Kunden, Objekts, Mitarbeiters oder Lieferanten an (Neu anlegen: Aufgabe), ist dieser bereits als Bezug ausgewählt.
Bezug in der Aufgabe beim Kunden, Objekt, Mitarbeiter oder Lieferanten ändern
Auch auf der Seite eines Kunden, Objekts, Mitarbeiters oder Lieferanten können Sie den Bezug ändern. Klicken Sie in der Liste Aufgaben auf den Titel der Aufgabe.
Im Formular Aufgabe bearbeiten wählen Sie bei Zu erledigen für zwischen Einsatzort, Mitarbeiter und Lieferant und darunter den passenden Eintrag. Mit dem × im Auswahlfeld entfernen Sie den Bezug. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Wann sich der Bezug nicht ändern lässt
Aufgaben aus dem Qualitätsmanagement und mobile Tickets: Diese Aufgaben gehören zu einer Qualitätskontrolle bzw. zu einem Ticket aus der App und übernehmen deren Kunden oder Objekt. Beim Bearbeiten wird der Bezug nur angezeigt und lässt sich nicht ändern.
Berechtigungen: Sie sehen nur die Arten, auf die Sie Zugriff haben. Einsatzort erscheint, wenn Sie Kunden oder Objekte einsehen dürfen, Mitarbeiter, wenn Sie Mitarbeiter einsehen dürfen, und Lieferant, wenn Sie Lieferanten einsehen dürfen. Bezieht sich eine Aufgabe auf etwas, das Sie nicht auswählen dürfen – zum Beispiel einen Lieferanten, obwohl Sie keinen Zugriff auf Lieferanten haben –, wird der Bezug nur angezeigt und bleibt beim Speichern unverändert.
Wer die Aufgabe bearbeitet, spielt dafür keine Rolle: Den Bezug kann jeder ändern, der die Aufgabe bearbeiten darf und Zugriff auf die jeweilige Art hat.