Übersicht
Funktion im Überblick
Unter Disposition → Planung können Sie einzelne Einsätze direkt in der Planungstafel mit der Maus (oder auf dem Tablet mit dem Finger) verschieben. So ändern Sie schnell und ohne Formular:
den Mitarbeiter, der den Einsatz übernimmt,
den Tag des Einsatzes (Ansichten 5 Tage, Woche und Monat),
die Uhrzeit des Einsatzes (Ansicht Tag),
die Zuordnung zu Nicht zugeordnet – in beide Richtungen.
Es wird immer nur der eine Termin geändert, den Sie ziehen. Bei einer Terminserie bleiben alle anderen Termine der Serie unverändert. Die Dauer des Einsatzes ändert sich beim Ziehen nie.
Für Änderungen über mehrere Tage oder ganze Zeiträume (z. B. Urlaubsvertretung) nutzen Sie weiterhin das Umplanungstool über die Schaltfläche Umplanen. Ein einfacher Klick auf einen Einsatz öffnet wie gewohnt die Details zum Termin.
Voraussetzungen: Wenn Sie die neue Funktion testen möchten, melden Sie sich einfach über unseren Support-Chat bei uns. Wir schalten die Funktion anschließend gerne für Sie frei.
Einsatz einem anderen Mitarbeiter zuweisen
Ziehen Sie den Einsatz in die Zeile eines anderen Mitarbeiters am selben Tag und lassen Sie ihn dort los. Während des Ziehens wird die Zielzelle blau hinterlegt, der Name des Ziel-Mitarbeiters und das Datum der Zielspalte werden hervorgehoben. Unten am Bildschirmrand zeigt eine Leiste, was beim Loslassen passiert – hier: Massanti, Aranka → Lieker, Gerd.
Nach dem Loslassen erscheint der Einsatz sofort beim neuen Mitarbeiter, ohne dass die Seite neu geladen wird. Ein grünes Häkchen am Einsatz und die Meldung Termin umgeplant bestätigen die Änderung.
Eine Umbesetzung am selben Tag wird als Vertretung gespeichert – genau wie eine Vertretung über das Umplanungstool. Der ursprünglich eingeplante Mitarbeiter bleibt im Hintergrund erhalten: Ist Vertretungen anzeigen eingeschaltet, sehen Sie seinen Termin durchgestrichen (im Bild bei Massanti, Aranka). Mehr dazu im Artikel Neue Anzeige für umgeplante Einsätze.
Einsatz auf einen anderen Tag verschieben
In den Ansichten 5 Tage, Woche und Monat ziehen Sie einen Einsatz in eine andere Tagesspalte, um ihn auf diesen Tag zu verschieben. Die Uhrzeit bleibt dabei gleich.
Sie können Tag und Mitarbeiter auch in einem Schritt ändern, indem Sie den Einsatz in die Zeile eines anderen Mitarbeiters an einem anderen Tag ziehen. Die Leiste am unteren Rand zeigt dann beide Änderungen:
Gut zu wissen: Nur eine Umbesetzung am selben Tag wird als Vertretung gespeichert. Ändern Sie zusätzlich den Tag, zieht der Termin vollständig um – beim ursprünglichen Mitarbeiter bleibt dann kein durchgestrichener Vertretungs-Eintrag zurück.
Hat eine Terminserie am Zieltag bereits einen Termin, ist das Verschieben nicht möglich. Beispiel: Ein Einsatz findet jeden Montag, Mittwoch und Freitag statt, und Sie ziehen den Montagstermin auf den Mittwoch. Der Einsatz springt dann an seine ursprüngliche Position zurück, wird mit einem roten Ausrufezeichen markiert und Sie erhalten diese Meldung:
Uhrzeit ändern in der Tagesansicht
In der Ansicht Tag ziehen Sie einen Einsatz waagerecht, um seine Startzeit zu ändern. Die Dauer bleibt gleich, die Endzeit verschiebt sich automatisch mit.
Eine dünne senkrechte Linie zeigt, wo der Einsatz beginnen wird. Sie rastet in 15-Minuten-Schritten ein.
Maßgeblich ist die linke Kante des gezogenen Einsatzes, nicht die Position des Mauszeigers.
Die Leiste am unteren Rand zeigt die alte und die neue Uhrzeit, z. B. 10:00–13:00 → 14:00–17:00.
Auch in der Tagesansicht können Sie gleichzeitig den Mitarbeiter wechseln, indem Sie den Einsatz in eine andere Zeile ziehen.
Einsätze ohne feste Uhrzeit
Auch Einsätze, für die keine feste Uhrzeit festgelegt ist, können Sie einem anderen Mitarbeiter zuweisen oder auf einen anderen Tag verschieben. Für die Uhrzeit gilt:
Einzeltermin: Ziehen Sie den Einsatz in der Tagesansicht auf eine Uhrzeit, erhält er damit eine feste Uhrzeit.
Terminserie: „Ohne feste Uhrzeit“ gilt für die ganze Serie. Deshalb lässt sich die Uhrzeit eines einzelnen Termins hier nicht per Drag & Drop festlegen – der Einsatz bleibt an seiner Position. Legen Sie die Uhrzeit stattdessen in der Planung des Einsatzes fest.
Nicht zugeordnete Einsätze zuweisen oder Zuweisung entfernen
Einsätze ohne Mitarbeiter stehen oben im Bereich Zu planende Einsätze in der Zeile Nicht zugeordnet. Ziehen Sie einen solchen Einsatz in die Zeile eines Mitarbeiters, um ihn diesem zuzuweisen. In den Ansichten 5 Tage, Woche und Monat können Sie dabei auch gleich einen anderen Tag wählen.
Umgekehrt geht es auch: Ziehen Sie einen zugewiesenen Einsatz in die Zeile Nicht zugeordnet, wird die Zuweisung entfernt und der Einsatz erscheint in der Liste der zu planenden Einsätze. In den Ansichten 5 Tage, Woche und Monat ändert sich auch der Tag, wenn Sie ihn in eine andere Tagesspalte ziehen. Das Entfernen einer Zuweisung ist immer endgültig – es entsteht kein Vertretungs-Eintrag.
Einsätze mit mehreren Mitarbeitenden
Sind einem Einsatz mehrere Mitarbeitende zugeordnet, gilt:
Tag oder Uhrzeit ändern: Der Termin aller Mitarbeitenden wird mit verschoben. Die Leiste weist darauf hin, z. B. gilt auch für 1 weiteren Mitarbeiter.
Mitarbeiter wechseln: Nur der gezogene Mitarbeiter wird ersetzt. Die anderen Mitarbeitenden behalten ihren Termin unverändert.
Einen Einsatz können Sie nicht auf einen Mitarbeiter ziehen, der für diesen Termin bereits eingeteilt ist. Das sehen Sie schon während des Ziehens: Der Name wird rot, der Mauszeiger zeigt „nicht erlaubt“ und die Leiste meldet z. B. Gromanowa, Aleika ist für diesen Termin bereits eingeteilt. In der Tagesansicht wird die Positionslinie rot. Lassen Sie trotzdem los, passiert nichts.
Vorschau während des Ziehens und Rückmeldung
Vorschau: Die Leiste am unteren Bildschirmrand zeigt laufend, was beim Loslassen passieren würde: alten und neuen Mitarbeiter, alten und neuen Tag bzw. alte und neue Uhrzeit. Lassen Sie den Einsatz an seiner ursprünglichen Stelle los, wird nichts geändert.
Erfolg: Ein grünes Häkchen erscheint kurz an jedem geänderten Einsatz, dazu die Meldung Termin umgeplant.
Fehler: Der Einsatz springt an seine ursprüngliche Position zurück, wird mit einem roten Ausrufezeichen markiert und eine Meldung nennt den Grund.
Solange eine Änderung noch gespeichert wird, ist der Einsatz leicht transparent und kann nicht erneut gezogen werden.
Die Änderung wird wie jede andere Änderung in der Planung auch in der fortytools-App der Mitarbeitenden angezeigt.
Wann ein Einsatz nicht verschoben werden kann
Folgende Einsätze lassen sich nicht anfassen bzw. ziehen:
abgesagte Einsätze,
Einsätze, die wegen einer Ausnahme ausfallen (z. B. in der Kundenakte unter Mehr → Ausnahmen eingetragen),
ersetzte (durchgestrichene) Termine eines vertretenen Mitarbeiters,
Einsätze mit bereits erfasster Zeit oder laufender Zeiterfassung – auch dann, wenn nur ein anderer Mitarbeiter desselben Einsatzes bereits Zeit erfasst hat.
Beim Loslassen können außerdem diese Meldungen erscheinen:
Der Mitarbeiter ist zu diesem Zeitpunkt nicht beschäftigt. – Der Ziel-Mitarbeiter ist an diesem Tag noch nicht eingetreten oder bereits ausgeschieden.
Am ausgewählten Datum findet bereits ein Termin aus dieser Reihe statt, … – siehe Einsatz auf einen anderen Tag verschieben.
Dieser Termin kann nicht verschoben werden. – Der Termin ist (inzwischen) nicht verschiebbar, z. B. weil gerade Zeit dafür erfasst wurde.
Der Termin konnte nicht gefunden werden, bitte laden Sie die Seite neu. – Die Planung wurde zwischenzeitlich geändert. Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut.
Drag & Drop auf dem Tablet
Auf einem Tablet halten Sie den Finger kurz auf dem Einsatz gedrückt, bis der Ziehvorgang beginnt. Der Einsatz folgt dann Ihrem Finger. Am Bildschirmrand scrollt die Planung automatisch weiter. Bewegen Sie den Finger sofort, ohne ihn kurz zu halten, scrollen Sie wie gewohnt durch die Planung.