Bisher war es so, dass Ihr Kunde erst einen Arbeitsschein in der App unterschreiben konnte, wenn Ihre Mitarbeitenden für alle Einsätze des Arbeitsscheins Zeiten erfasst haben. Mit der Option Arbeitsscheine ohne erfasste Zeiten unterschreiben heben Sie diese Voraussetzung auf: Der Kunde unterschreibt den gesamten Arbeitsschein, auch wenn noch keine Zeit erfasst wurde. Zusätzlich können Ihre Mitarbeitenden eine Arbeitsscheindokumentation für den gesamten Arbeitsschein schreiben.
Wichtig: Dies ist eine zusätzliche Option, die Sie selbst einschalten müssen. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet. Solange Sie die Option nicht aktivieren, ändert sich an Ihren Arbeitsscheinen nichts: Die Unterschrift ist in der App erst möglich, wenn alle Einsätze erfasst sind.
Überblick
Was ändert sich mit der Option?
Ohne die Option (Standard):
Die Kundenunterschrift ist in der App erst möglich, wenn alle Einsätze des Arbeitsscheins erfasst sind.
Mit der Unterschrift werden die erfassten Zeiten des Arbeitsscheins gesperrt.
Mit der Option:
Ihr Kunde kann den gesamten Arbeitsschein in der App unterschreiben, auch wenn noch keine Zeit erfasst wurde.
Ihre Mitarbeitenden können in der App eine Arbeitsscheindokumentation für den gesamten Arbeitsschein schreiben, auch ohne Zeiterfassung.
Die Einsätze bleiben nach der Unterschrift im Status Offen. Planung, Zuweisung und Zeiterfassung laufen ganz normal weiter.
Erfasste Zeiten werden durch die Unterschrift des Arbeitsscheins nicht mehr gesperrt.
Abrechnen können Sie auch ohne erfasste Zeiten: Die ausgeführte Menge bestätigen Sie bei der Prüfung des Arbeitsscheins.
Option aktivieren
Öffnen Sie Einstellungen → Disposition.
Setzen Sie den Haken bei Arbeitsscheine ohne erfasste Zeiten unterschreiben.
Klicken Sie unten auf Mandanteneinstellungen aktualisieren.
Die Option gilt für Ihr gesamtes Unternehmen und damit für alle Arbeitsscheine und alle Mitarbeitenden. Für einzelne Mitarbeitende oder Arbeitsscheine lässt sie sich nicht getrennt einstellen.
fortytools überträgt die geänderte Einstellung automatisch an die App Ihrer Mitarbeitenden. Sie müssen dort nichts weiter tun.
Wenn Sie die Option wieder ausschalten, gilt wieder das bisherige Verhalten: Die Unterschrift ist erst möglich, wenn alle Einsätze erfasst sind.
Unterschrift und Dokumentation in der App
Bei aktivierter Option finden Ihre Mitarbeitenden auf der Seite des Arbeitsscheins in der App zwei Schaltflächen: eine für die Unterschrift und eine für die Arbeitsscheindokumentation. Beide sind auch dann sichtbar, wenn noch keine Zeit erfasst wurde.
Eine Unterschrift für den gesamten Arbeitsschein: Die Unterschrift gilt für den ganzen Arbeitsschein, auch für Positionen, die erst später hinzukommen. Ein Arbeitsschein wird nur einmal unterschrieben. Unterschreiben zwei Mitarbeitende denselben Arbeitsschein, zum Beispiel offline, behält fortytools die Unterschrift, die zuerst bei fortytools eingeht.
Arbeitsscheindokumentation: Hier halten Ihre Mitarbeitenden Hinweise zum gesamten Arbeitsschein fest, zum Beispiel „Schlüssel beim Empfang abgegeben“. Name und Zeitpunkt werden automatisch gespeichert. Die bisherige Auftragsdokumentation zu den einzelnen erfassten Einsätzen gibt es weiterhin.
Zeiterfassung nach der Unterschrift: Ihre Mitarbeitenden können auch nach der Unterschrift weiter Zeiten für den Arbeitsschein erfassen. Die Unterschrift bleibt dabei erhalten.
Unterschriebene Arbeitsscheine in fortytools erkennen
Unter Disposition → Arbeitsscheine bleibt ein Arbeitsschein, der ohne erfasste Zeiten unterschrieben wurde, im Status Offen. Zusätzlich erhält er das Label Unterschrift. So erkennen Sie, dass der Kunde den gesamten Arbeitsschein bereits unterschrieben hat, obwohl die Einsätze noch offen sind.
Klicken Sie auf die Arbeitsscheinnummer, um den Arbeitsschein zu öffnen. Unter den Positionen sehen Sie:
die Arbeitsscheindokumentation mit dem Hinweis Dokumentiert von (Name, Datum und Uhrzeit),
darunter die Unterschrift mit dem Hinweis Unterschrieben von (Name des Unterzeichners, Datum und Uhrzeit).
Oben neben der Arbeitsscheinnummer zeigt das Label Unterschrieben, dass der Arbeitsschein unterschrieben ist.
Die Arbeitsscheindokumentation können Sie in fortytools nur ansehen, nicht bearbeiten. Sie wird in der App geschrieben.
Arbeitsschein prüfen und abrechnen
Auch ohne erfasste Zeiten können Sie den Arbeitsschein prüfen und abrechnen. Öffnen Sie dazu den Arbeitsschein und klicken Sie rechts auf Eingang / Prüfung.
Wählen Sie für jede Position in der Spalte Status Geprüft aus (oder Storniert, falls die Leistung nicht erbracht wurde).
Tragen Sie in der Spalte Menge – ausgeführt die tatsächlich erbrachte Menge ein. Diese Menge wird abgerechnet.
Klicken Sie unten auf Arbeitsschein als eingegangen und geprüft markieren.
Die ausgeführte Menge ist mit der Menge aus der Arbeitsschein-Leistung vorbelegt. Wurden Zeiten erfasst und wird die Leistung in Stunden abgerechnet, übernimmt fortytools stattdessen die erfassten Stunden. Sie können den Wert in beiden Fällen ändern.
Anschließend erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt, siehe Arbeitsscheine erstellen und Rechnungen schreiben.
Arbeitsscheindokumentation im PDF
Die Arbeitsscheindokumentation erscheint im PDF unter den Positionen und über der Unterschrift, mit der Überschrift Arbeitsscheindokumentation, dem Datum und dem Namen der oder des Mitarbeitenden.
Welche PDFs die Arbeitsscheindokumentation enthalten:
Zurückgemeldet: enthält die Arbeitsscheindokumentation. Diese Schaltfläche sehen Sie nur, wenn der Arbeitsschein unterschrieben ist und unter Einstellungen → Disposition zusätzlich die Option Auftragsdokumentation auf zurückgemeldeten Arbeitschein drucken aktiviert ist.
Signierter Beleg (digital unterschrieben) als Anhang der Rechnung: enthält die Arbeitsscheindokumentation.
Eingangs-PDF anzeigen: enthält die Unterschrift, aber keine Arbeitsscheindokumentation.
Das sollten Sie beachten
Erfasste Zeiten bleiben bearbeitbar: Solange die Option aktiv ist, werden erfasste Zeiten durch die Unterschrift des Arbeitsscheins nicht gesperrt. In fortytools gilt das auch für Arbeitsscheine, die vor dem Einschalten der Option unterschrieben wurden. Prüfen Sie deshalb erfasste Zeiten wie gewohnt, bevor Sie abrechnen.
Unterschrift ist kein Nachweis der Arbeitszeit: Da der Kunde auch ohne erfasste Zeiten unterschreiben kann, bestätigt die Unterschrift den Arbeitsschein als Ganzes, nicht einzelne erfasste Zeiten.
Einsätze bleiben offen: Nach der Unterschrift ändert sich der Status der Einsätze nicht. Erst eine Zeiterfassung oder Ihre Prüfung unter Eingang / Prüfung ändert ihn.