Mit der Sarikohn-Integration verbinden Sie fortytools mit der E-Learning-Plattform von Sarikohn. Ihre Mitarbeitenden werden automatisch an Sarikohn übertragen. Die Schulungen, die Sie dort zuweisen, sehen Sie in fortytools beim Mitarbeiter. Ihre Mitarbeitenden starten die Schulungen direkt aus der fortytools Mobile-App.
Inhalt
Voraussetzungen und Zugangsdaten
Für die Integration benötigen Sie einen Vertrag mit Sarikohn. Die Zugangsdaten für die Verbindung erhalten Sie von Sarikohn:
Hostname: die Adresse Ihres Sarikohn-Accounts
API-Schlüssel: der Schlüssel, mit dem sich fortytools bei Sarikohn anmeldet
Teilen Sie Sarikohn am besten bei Vertragsabschluss mit, dass Sie die Inhalte über fortytools nutzen möchten, und lassen Sie sich beide Angaben geben.
Sarikohn-Integration einrichten
Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Integrationen.
Klicken Sie bei Sarikohn auf Hinzufügen.
Es öffnet sich die Seite Sarikohn-Verbindung konfigurieren. Tragen Sie den Hostnamen und den API-Schlüssel ein, die Sie von Sarikohn erhalten haben. Sie können auch die komplette Adresse Ihres Sarikohn-Accounts einfügen (z. B. mit https://). fortytools übernimmt daraus automatisch nur den Hostnamen.
Klicken Sie auf Sarikohn-Verbindung erstellen.
Hinweis: Schon nach dem Klick auf Hinzufügen erscheint oben die Meldung „Sarikohn-App erfolgreich installiert.“ Die Integration ist aber erst aktiv, wenn Sie die Verbindung mit Hostname und API-Schlüssel gespeichert haben.
Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Sarikohn wurde erfolgreich eingerichtet." Bis die erste Synchronisation abgeschlossen ist, kann es eine Weile dauern. fortytools startet jetzt den ersten vollständigen Abgleich mit Sarikohn. Unter Einstellungen → Integrationen ist Sarikohn danach mit (verwendet) markiert.
Mit der Einrichtung schaltet fortytools auch den Bereich Schulungen beim Mitarbeiter frei.
Damit Ihre Mitarbeitenden die Schulungen aus der Mobile-App direkt öffnen können, aktiviert fortytools in Ihrem Sarikohn-Account die Anmeldung über externe Links. Ist diese Anmeldung dort schon eingeschaltet, nimmt fortytools keine Änderung vor.
Welche Daten abgeglichen werden
Mitarbeitende
fortytools legt Ihre Mitarbeitenden automatisch als Benutzer in Sarikohn an. Übertragen werden alle aktiven Mitarbeitenden, die die fortytools Mobile-App nutzen.
Technisch zählt, ob sich der Mitarbeiter schon einmal in der Mobile-App angemeldet hat. Das ist nicht dasselbe wie der Status „aktiv“ bei Handy-App beim Mitarbeiter.
An Sarikohn übertragen werden:
Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Personalnummer
Bitte beachten Sie:
Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse werden nicht an Sarikohn übertragen.
Sarikohn akzeptiert jede E-Mail-Adresse nur einmal. Nutzen mehrere Mitarbeitende dieselbe E-Mail-Adresse oder gibt es die Adresse in Ihrem Sarikohn-Account schon, wird der betroffene Mitarbeiter nicht übertragen. Die übrigen Mitarbeitenden werden trotzdem abgeglichen.
Ändern Sie Namen, E-Mail-Adresse oder Personalnummer in fortytools, wird die Änderung an Sarikohn übertragen.
Wird ein Mitarbeiter in fortytools inaktiv oder nutzt er die Mobile-App nicht mehr, löscht fortytools den zugehörigen Benutzer in Sarikohn. Ob dabei auch der Schulungsverlauf in Sarikohn verloren geht, bitte mit Sarikohn klären.
Schulungen
Die Schulungen weisen Sie Ihren Mitarbeitenden in Sarikohn zu, wie in der Anleitung von Sarikohn beschrieben. fortytools übernimmt die E-Learnings Ihres Sarikohn-Accounts mit Name, Beschreibung und Vorschaubild sowie die Zuweisungen und den Bearbeitungsstand der Mitarbeitenden.
Wann abgeglichen wird
Alle 30 Minuten: Mitarbeitende, die in der letzten Stunde geändert wurden, und der Bearbeitungsstand der zugewiesenen Schulungen (z. B. ob eine Schulung abgeschlossen wurde).
Einmal pro Nacht: vollständiger Abgleich. Erst dabei kommen neue oder umbenannte E-Learnings dazu, und erst dabei verschwinden Zuweisungen, die Sie in Sarikohn entfernt haben. Neue Zuweisungen erscheinen meist schon nach dem nächsten 30-Minuten-Abgleich, spätestens aber nach dem nächtlichen Abgleich.
Änderungen in Sarikohn sind in fortytools deshalb nicht sofort zu sehen.
Schulungen beim Mitarbeiter einsehen
Die zugewiesenen Schulungen eines Mitarbeiters finden Sie unter Mitarbeiter. Öffnen Sie den Mitarbeiter und wählen Sie Mehr → Schulungen.
Die Liste zeigt alle Schulungen des Mitarbeiters:
Status: Offen oder Abgeschlossen. Eine Schulung gilt als abgeschlossen, sobald Sarikohn sie als abgeschlossen meldet.
Name: der Name des E-Learnings in Sarikohn.
Kategorie: das erste Schlagwort des E-Learnings in Sarikohn. Hat das E-Learning in Sarikohn kein Schlagwort, bleibt das Feld leer.
Fällig am: bei wiederkehrenden Schulungen die Frist des aktuellen Durchgangs, sonst das Ablaufdatum des E-Learnings in Sarikohn.
Wurden dem Mitarbeiter noch keine Schulungen zugewiesen, steht hier „Bisher keine.“. Die Schulungen können Sie in fortytools nur ansehen. Zuweisen und bearbeiten können Sie sie nur in Sarikohn.
Schulungen in der Mobile-App starten
Ihre Mitarbeitenden sehen ihre zugewiesenen Schulungen in der fortytools Mobile-App, mit Bearbeitungsstand und Fälligkeitsdatum.
Tippt ein Mitarbeiter auf eine offene Schulung, öffnet sich das E-Learning direkt bei Sarikohn. Der Mitarbeiter wird dabei automatisch angemeldet und braucht keine eigenen Zugangsdaten für Sarikohn.
Verbindung ändern oder entfernen
Hat sich Ihr API-Schlüssel oder Hostname geändert, öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und klicken bei Sarikohn auf Konfigurieren. Passen Sie die Angaben an und speichern Sie. Danach erscheint die Meldung „Sarikohn-Verbindung wurde aktualisiert.“, und fortytools startet einen neuen vollständigen Abgleich.
Wollen Sie die Integration beenden, klicken Sie bei Sarikohn auf Entfernen. fortytools löscht dann die gespeicherte Verbindung. Der Bereich Schulungen beim Mitarbeiter wird ausgeblendet, sofern keine andere E-Learning-Integration (z. B. mytutorial) aktiv ist.