Mit der Fahrzeugverwaltung erfassen und verwalten Sie Ihren gesamten Fuhrpark direkt in fortytools. Sie behalten Verfügbarkeit, Überlassung an Mitarbeiter sowie anstehende Prüfungen und Inspektionen im Blick, dokumentieren Reparaturen und Belege und sehen in der Historie, was wann mit einem Fahrzeug passiert ist.
Hinweis: Die Funktion Fahrzeugverwaltung steht aktuell im Prime-Tarif zur Verfügung. Wenn Sie diese nutzen möchten, können Sie Ihren Tarif jederzeit unter Einstellungen > Tarif-Auswahl anpassen.
Übersicht
Die Fahrzeugübersicht
Inventar → Fahrzeuge
Die Übersicht zeigt alle Fahrzeuge mit Kennzeichen, Fahrzeug (Bild oder Symbol, Bezeichnung und Art), Status, Mitarbeiter, Prüfung und Inspektion. Über der Liste sehen Sie vier Kennzahlen: Gesamt, Verfügbar, Überlassen und Außer Betrieb.
Status
Der Status ergibt sich automatisch aus der Überlassung – ein Fahrzeug ohne zugeordneten Mitarbeiter ist Verfügbar, mit zugeordnetem Mitarbeiter Überlassen. Außer Betrieb setzen Sie selbst im Bearbeiten-Formular.
Suchen, filtern und sortieren
Das Suchfeld durchsucht Kennzeichen, Bezeichnung, Hersteller und Fahrzeug-Identnr.
Filtern können Sie nach Fahrzeugtyp, Status, Mitarbeiter, Nächste Prüfung und Nächste Inspektion. Die beiden Termin-Filter bieten Überfällig, Diesen Monat fällig und Dieses Quartal fällig.
Der Mitarbeiter-Filter listet nur Mitarbeiter, denen tatsächlich ein Fahrzeug überlassen ist.
Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert auf- bzw. absteigend; ein dritter Klick stellt die Standardsortierung (Bezeichnung aufsteigend) wieder her. Die gewählte Sortierung wird je Benutzer gemerkt und gilt auch beim nächsten Aufruf.
Die Spalten Prüfung und Inspektion
Beide Spalten zeigen – soweit vorhanden – die Bezeichnung der Prüfung, den nächsten Termin (Nächste:, Heute: oder rot Überfällig:) und darunter den letzten durchgeführten Termin (Letzte:). Ist nichts hinterlegt, steht dort Nicht geplant.
Das Symbol links daneben zeigt den Handlungsbedarf: Ein überfälliger oder heute fälliger Termin hat Vorrang vor dem letzten Prüfergebnis. Ansonsten steht das Symbol für das Ergebnis der letzten Prüfung (bestanden / nicht bestanden). Inspektionen haben kein Ergebnis und damit nur dann ein Symbol, wenn ein Termin fällig ist.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht des Fahrzeugs als Seitenleiste.
Fahrzeug anlegen
Klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf Neues Fahrzeug.
Es öffnet sich die Seitenleiste Neues Fahrzeug anlegen mit denselben Abschnitten wie beim Bearbeiten: Allgemein, Überlassung, Versicherung, Reparaturen, Lieferanten und Anhänge. Nur der Schalter Außer Betrieb nehmen fehlt hier – er erscheint erst, wenn das Fahrzeug angelegt ist.
Pflichtfelder
Art – PKW, Transporter, Spezialfahrzeug oder Sonstige
Kennzeichen
Hersteller
Modell
Bei Anschaffung: Datum, Preis und Nutzungsdauer in Monaten
Bei Leasing/Miete: Beginn, Monatliche Leasingrate und Kostenart
Weitere Stammdaten (optional)
Bild des Fahrzeugs – ohne Bild zeigt die Liste ein Symbol passend zur Art
Bruttolistenpreis
Fahrzeug-Identnr. (Fahrzeugidentifikationsnummer, FIN/VIN)
Kraftstoff – E5 Benzin, B7 Diesel, Elektro, CNG Erdgas/Methan oder H2 Wasserstoffgas
Versteuerung
Zulassung, Kilometerstand, Sitze, Tankkarte und Beschreibung
Versteuerung
Zur Auswahl stehen 1 % (Kein Elektro-/Hybridfahrzeug), 0,5 % (Elektro-/Hybridfahrzeug) und 0,25 % (Fahrzeug ohne Kohlendioxidemission).
Wenn Sie den Kraftstoff ändern, schlägt fortytools die passende Versteuerung vor: bei E5 Benzin, B7 Diesel und CNG Erdgas/Methan 1 %, bei Elektro und H2 Wasserstoffgas 0,25 %. Der Vorschlag lässt sich jederzeit überschreiben – für Hybridfahrzeuge wählen Sie 0,5 % manuell aus.
Hinweis: Versteuerung und Bruttolistenpreis werden am Fahrzeug gespeichert und in der Fahrzeuginfo angezeigt. Einen geldwerten Vorteil berechnet fortytools daraus derzeit nicht.
Überlassung, Versicherung, Reparaturen, Lieferanten und Anhänge
Überlassung – wählen Sie den Mitarbeiter aus, der das Fahrzeug nutzt. Damit wechselt der Status auf Überlassen. Über das X im Feld beenden Sie die Überlassung wieder.
Versicherung – Teilkasko oder Vollkasko, dazu Beitrag und Zahlweise (Jährlich, Halbjährlich, Vierteljährlich oder Monatlich).
Reparaturen – über Hinzufügen legen Sie eine Zeile mit Rechnungsbetrag und Datei hochladen an. Bereits gespeicherte Reparaturen können Sie nur noch löschen, nicht mehr ändern.
Lieferanten – ordnen Sie dem Fahrzeug über Hinzufügen einen oder mehrere Lieferanten zu, z. B. Werkstatt oder Leasinggeber.
Anhänge – laden Sie Dokumente wie Fahrzeugschein oder Versicherungspolice hoch.
Hinweis: Alle Dateien eines Formulars werden zusammen hochgeladen. Überschreiten Bild, Reparaturbelege und Anhänge zusammen rund 25 MB, zeigt das Formular einen Hinweis an und der Speichern-Button bleibt gesperrt.
Mit Anlegen speichern Sie das Fahrzeug.
Fahrzeugdetails ansehen
Ein Klick auf eine Zeile der Übersicht öffnet die Detailansicht als Seitenleiste. Der Kopfbereich zeigt Bild oder Symbol, das Kennzeichen, darunter Hersteller und Modell sowie rechts den Status.
Die Seitenleiste hat drei Reiter: Fahrzeuginfo, Prüfungen und Historie.
Im Abschnitt Allgemein sehen Sie die Stammdaten. Bei Fahrzeugen im Eigentum stehen dort Anschaffungsdatum, Preis, Bruttolistenpreis und Nutzungsdauer, bei Leasingfahrzeugen stattdessen Leasingdauer, Mtl. Leasingrate, Bruttolistenpreis und Kostenart.
Die Abschnitte Überlassung, Versicherung, Reparaturen, Lieferanten und Anhänge werden nur angezeigt, wenn dazu auch etwas hinterlegt ist. Jeden Abschnitt können Sie über die Überschrift ein- und ausklappen.
Fahrzeug bearbeiten und außer Betrieb nehmen
Klicken Sie im Reiter Fahrzeuginfo unten auf Bearbeiten. Die Seitenleiste wechselt in das Formular Fahrzeug bearbeiten – aufgebaut wie beim Anlegen. Mit Speichern übernehmen Sie die Änderungen, mit Abbrechen verwerfen Sie sie.
Ganz unten im Formular finden Sie den Schalter Außer Betrieb nehmen („Fahrzeug verkauft, gestohlen, …“). Das Fahrzeug bekommt damit den Status Außer Betrieb. Schalten Sie ihn wieder aus, kehrt das Fahrzeug je nach Überlassung zu Verfügbar oder Überlassen zurück.
Prüfungen und Inspektionen
Im Reiter Prüfungen planen Sie anstehende Termine und dokumentieren durchgeführte Prüfungen und Inspektionen.
fortytools unterscheidet dabei zwei Dinge:
Prüfung – die wiederkehrende amtliche Prüfung, z. B. HU/AU. Sie hat eine Bezeichnung und ein Ergebnis (Bestanden / Nicht bestanden).
Inspektion – der Werkstatttermin. Er hat kein Ergebnis.
Termine planen
Ist für ein Fahrzeug noch nichts erfasst, bietet der Reiter die beiden Schaltflächen Planen und Anlegen an.
Planen öffnet ein Formular, in dem Sie nur die nächsten Termine eintragen – unter Nächste Prüfung optional eine Bezeichnung und ein Datum, unter Nächste Inspektion ein Datum. Vorbelegt sind heute plus zwei Jahre (Prüfung) bzw. heute plus ein Jahr (Inspektion). Sie können auch nur eines von beidem ausfüllen.
Durchgeführte Prüfung oder Inspektion erfassen
Anlegen öffnet das vollständige Formular für beide Bereiche:
Prüfung: Ergebnis (Bestanden / Nicht bestanden), Prüfung (Bezeichnung, Pflichtfeld), Prüfdatum (Pflichtfeld), Prüfungsbeleg, Kilometerstand und Nächste Prüfung.
Inspektion: Datum (Pflichtfeld), Beleg, Kilometerstand und Nächste Inspektion.
Sobald Sie in das Feld Nächste Prüfung klicken und es noch leer ist, trägt fortytools das Prüfdatum plus zwei Jahre ein; bei Nächste Inspektion das Inspektionsdatum plus ein Jahr. Beide Vorschläge können Sie überschreiben.
Ein hier erfasster Kilometerstand wird auch am Fahrzeug übernommen – allerdings nur, wenn er neuer und höher ist als der bisher gespeicherte Stand.
Erfasste Termine ansehen und ändern
Sind Prüfung oder Inspektion erfasst, zeigt der Reiter sie in zwei Abschnitten. Bei der Prüfung steht ganz oben das Ergebnis, darunter Bezeichnung, Prüfdatum, Prüfungsbeleg, Kilometerstand und der nächste Termin. Ist der nächste Termin in der Vergangenheit, erscheint daneben das rote Kennzeichen Überfällig.
Wichtig: Die Schaltflächen + Prüfung und + Inspektion unten in der Seitenleiste legen keinen zusätzlichen Eintrag an – sie öffnen den vorhandenen Eintrag zum Bearbeiten und überschreiben ihn. Je Fahrzeug gibt es genau eine aktuelle Prüfung und eine aktuelle Inspektion. Die früheren Stände bleiben in der Historie erhalten.
Historie
Der Reiter Historie zeigt alle Ereignisse eines Fahrzeugs als Zeitverlauf – das neueste zuerst, mit Datum und, soweit bekannt, dem Mitarbeiter, der die Änderung vorgenommen hat.
Festgehalten werden:
Anlage des Fahrzeugs
Überlassen an … und Überlassung an … beendet
Prüfung bestanden bzw. Prüfung nicht bestanden und Inspektion – jeweils mit den hochgeladenen Belegen zum Download
Reparatur
Neuer Kilometerstand und Kilometerstand entfernt
Außer Betrieb genommen und Wieder in Betrieb genommen
Die Historie wird nur ergänzt, nie überschrieben: Korrigieren Sie später z. B. das Ergebnis einer Prüfung, kommt ein neuer Eintrag dazu, der alte bleibt stehen. Wird ein Fahrzeug direkt von einem Mitarbeiter an einen anderen übergeben, entsteht nur der Eintrag für die neue Überlassung.
Fahrzeuge im Mitarbeiterprofil
Mitarbeiter → Mitarbeiter öffnen → Fahrzeuge
Im Mitarbeiterprofil zeigt der Reiter Fahrzeuge alle Fahrzeuge, die diesem Mitarbeiter aktuell überlassen sind – mit Kennzeichen, Fahrzeug sowie nächster Prüfung und Inspektion. Über das Lupensymbol am Zeilenende öffnen Sie dieselbe Detailansicht wie in der Fahrzeugübersicht.
Ist dem Mitarbeiter kein Fahrzeug zugeordnet, steht dort „Diesem Mitarbeiter ist bisher kein Fahrzeug zugeordnet.“ mit einem Link Alle Fahrzeuge → zur Übersicht.
Dokumente aus dem Dokumenteneingang zuordnen
Transfer → Dokumenteneingang
Dokumente, die Sie hochgeladen oder per E-Mail an fortytools geschickt haben, können Sie direkt einem Fahrzeug zuordnen:
Tippen Sie in das Suchfeld des Dokuments das Kennzeichen oder die Bezeichnung des Fahrzeugs.
Wählen Sie den Treffer unter der Gruppe Fahrzeuge aus.
Klicken Sie auf Zuordnen.
Das Dokument erscheint anschließend im Abschnitt Anhänge des Fahrzeugs und verschwindet aus dem Dokumenteneingang. Ein vorher im Dokumenteneingang vergebener Dateiname bleibt erhalten.
Die Gruppe Fahrzeuge erscheint nur, wenn das Modul Fahrzeugverwaltung gebucht ist. Für die Zuordnung benötigen Sie Schreibrechte sowohl auf Fahrzeuge als auch auf Dokumente.
Kosten und Kostenrechnung
Wie ein Fahrzeug finanziert ist, legen Sie im Abschnitt Allgemein über die Umschaltung Anschaffung / Leasing/Miete fest:
Anschaffung – aus Preis und Nutzungsdauer ergibt sich die monatliche Abschreibung (Preis ÷ Nutzungsdauer).
Leasing/Miete – maßgeblich ist die Monatliche Leasingrate. Die Kostenart bestimmt das Konto, auf das die Rate gebucht wird, und ist deshalb bei Leasing ein Pflichtfeld.
Wenn Sie die Kostenrechnung nutzen, werden die Monatsbuchungen am 1. jedes Monats für den Vormonat automatisch erzeugt. Sie finden sie unter Auswertungen → Monatsbuchungen und können die Liste dort über Typ → Fahrzeuge auf Fahrzeuge einschränken sowie einzelne Monate über Buchungen erzeugen nacherzeugen.
Monatsbuchungen entstehen nur für Fahrzeuge, für die eine Kostenstellenzuordnung hinterlegt ist. In der neuen Fahrzeug-Seitenleiste gibt es dafür derzeit keine Eingabemöglichkeit mehr – der frühere Abschnitt auf der Fahrzeug-Detailseite ist mit dem Umbau entfallen. Bitte vor Veröffentlichung klären, wie Kostenstellen für Fahrzeuge aktuell gepflegt werden sollen.
Weitere Informationen zur Kostenrechnung finden Sie hier: Kostenrechnung (BAB) einrichten und nutzen
Berechtigungen
Wer Fahrzeuge sehen und bearbeiten darf, steuern Sie unter Einstellungen → Gruppen über den Eintrag Fahrzeuge (kein Zugriff, Lesen oder Lesen & Schreiben).
Die Benutzergruppen Besitzer und Kaufmännischer Mitarbeiter haben Lese- und Schreibrechte auf Fahrzeuge.
Mit reinem Leserecht werden Neues Fahrzeug und Bearbeiten nicht angezeigt.
Wer einen Mitarbeiter sehen darf, sieht auch die Fahrzeuge, die diesem Mitarbeiter überlassen sind – auch ohne eigenes Recht auf Fahrzeuge.
Fahrzeuge werden außerdem von der globalen Suche gefunden – über Kennzeichen, Bezeichnung und Fahrzeug-Identnr.