Mit der Kostenrechnung in fortytools erhalten Sie eine übersichtliche Auswertung Ihrer Kosten und Erlöse — aufgeschlüsselt nach Kostenarten (z. B. Personalaufwendungen, Fahrzeugkosten) und Kostenstellen (z. B. einzelne Objekte oder Kunden). So behalten Sie jederzeit den Überblick über die Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebs.

Die Kostenrechnung ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul und muss von uns für Sie freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich dazu an unser Support-Team.

Sobald das Modul aktiviert ist, wird im Hintergrund automatisch ein erster Auswertungsbogen auf Basis Ihres Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04) angelegt. Bestehende Rechnungen und Löhne werden dabei ebenfalls nachträglich berücksichtigt — das kann bei vielen Daten einige Minuten in Anspruch nehmen.

Wenn Sie zusätzlich Abschreibungen für eigene Geräte oder Fahrzeuge automatisch erfassen möchten, teilen Sie uns das bitte mit — dafür ist ein weiteres Modul erforderlich.

Der Kontenrahmen legt fest, welche Kontonummern-Bereiche für die Standard-Kostenarten verwendet werden. Sie können dies selbst einstellen unter:

Einstellungen → FiBu-Konto

Zur Auswahl stehen SKR03 (Standard für Dienstleister) und SKR04 (Industriekontenrahmen).

⚠️ Wichtig: Sobald der erste Buchungssatz in Ihrem Konto existiert, ist der Kontenrahmen dauerhaft gesperrt — ein späterer Wechsel würde alle bestehenden Auswertungen verfälschen. Klären Sie die Auswahl daher unbedingt, bevor Sie mit Rechnungen, Löhnen oder Einkäufen starten.

Ein Auswertungsbogen wird beim Freischalten des Moduls automatisch angelegt. Sie können jederzeit weitere Bögen manuell erstellen und auch mehrere Bögen parallel führen.

Statistik → Auswertungsbögen → Neuen Auswertungsbogen anlegen

Bei der Erstellung wählen Sie eine Vorlage:

Die SKR03- und SKR04-Vorlagen legen automatisch folgende Struktur an:

Gesamtleistung (Umsatzerlöse) und Gesamtkosten mit 10 Kostenarten: Material · Fremdleistungen · Personalaufwendungen · Raumkosten · Steuern/Versicherungen · Fahrzeugkosten · Werbe-/Reisekosten · Kosten Warenabgabe · Abschreibungen · Sonstige Kosten

Hinweis zu Abschreibungen: Die Zeile „Abschreibungen" ist so vorkonfiguriert, dass Abschreibungen aus der Geräte- und Fahrzeugverwaltung automatisch dort einfließen, sobald das entsprechende Modul eingerichtet ist — ohne weiteres Zutun.

Auch mit einer Vorlage lohnt sich ein kurzer Abgleich, ob die vorgeschlagenen Kontenbereiche zu Ihrem individuellen Kontenplan passen.

Auswertungsbogen öffnen → Zeilen bearbeiten

Es gibt zwei Zeilentypen:

Aggregatzeile — fasst Unterzeilen zusammen und zeigt die Summe (z. B. „Gesamtkosten"). Enthält keine eigenen Zahlen.

Kontenzeile — erfasst Buchungen direkt, entweder über Kontobereiche (Von-/Bis-Kontonummern) oder über vordefinierte Buchungstypen (z. B. für Lohnkosten oder Abschreibungen, die keine klassische Kontonummer haben).

Hinweis: Alle Unterzeilen auf einer Ebene müssen vom gleichen Typ sein. Das System verhindert automatisch ein Vermischen.

Verfügbare Buchungsschlüssel

Diese Buchungsschlüssel eignen sich für Kosten, die nie eine „echte" Kontonummer im klassischen Sinn haben (z. B. weil sie nicht aus einer Rechnung, sondern aus einer internen Berechnung stammen). Für alles andere (Material, Fremdleistungen etc.) sind klassische Kontobereiche der richtige Weg.

Kostenstellen ermöglichen es, Kosten und Erlöse gezielt einzelnen Objekten, Kunden oder Bereichen zuzuordnen. Sie können Kostenstellen frei hierarchisch aufbauen, zum Beispiel: Kunde → Objekt.

Zwei Wege zum Anlegen

Zentral vorbereiten: Unter Einstellungen → Kostenstellen lässt sich eine komplette Struktur mit übergeordneten Kostenstellen vorab anlegen.

Direkt am Objekt anlegen: Auf der Detailseite eines Kunden, Objekts, Mitarbeiters oder Vertrags können Sie über „Kostenstelle zuweisen" → „Neu anlegen" eine Kostenstelle direkt erstellen. Das System schlägt dabei automatisch eine passende Nummer vor. Für den Einstieg ist das oft der schnellere Weg.

Automatische Zuweisung von Buchungen: Rechnungen, Löhne, Einkäufe und Abschreibungen übernehmen die Kostenstelle automatisch — anhand der am Einsatz, Vertrag oder Kunden hinterlegten Zuweisung. Buchungen ohne jede Kostenstellen-Zuordnung erscheinen im Bericht in der Spalte „Ohne Kostenstelle".

Wenn Sie eigene Geräte oder Fahrzeuge in fortytools verwalten, können deren Abschreibungen automatisch in die Kostenrechnung einfließen. Voraussetzung ist, dass das entsprechende Modul für Geräte- oder Fahrzeugverwaltung für Sie freigeschaltet ist.

Hinweis: Die Funktion muss erst von uns freigeschaltet werden. Bitte kontaktieren Sie den Support dazu.

Öffnen Sie das jeweilige Gerät oder Fahrzeug (unter Menüpunkt Inventar) und wählen Sie zwischen Eigentum (Anschaffung) und Leasing/Miete:

Wichtig: Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen Geräten und Fahrzeugen:

Fahrzeuge und laufende Kosten erhalten eine direkte Kostenstellenzuordnung auf ihrer Detailseite. Dort können Sie Zeiträume, Kostenstellen und Gewichtungsfaktoren hinterlegen.

Geräte verteilen ihre Kosten automatisch über die Zuweisung an Verträge oder Leistungen. Ein nicht zugewiesener Restbetrag fällt auf eine Standardkostenstelle. Eine manuelle Kostenstellenzuordnung wie bei Fahrzeugen ist bei Geräten nicht möglich.

Abschreibungsbuchungen werden automatisch am 1. jedes Monats für den Vormonat erstellt. Unter Statistik → Monatsbuchungen → Buchungen erzeugen können Sie einzelne Monate auch manuell nacherzeugen — zum Beispiel nach einer Korrektur. Löschen Sie in diesem Fall vorher die alten Buchungen für den betreffenden Monat.

Statistik → Auswertungsbögen

Sie sehen eine live berechnete Tabelle:

Die Basis-Auswertung steht Ihnen bereits vollständig zur Verfügung. Zwei Funktionen befinden sich noch in der Entwicklung und sind noch nicht nutzbar:

Bei Fragen zur Einrichtung oder zum Funktionsumfang steht Ihnen unser Support-Team jederzeit über den Chat in der Anwendung zur Verfügung.