Übersicht
Mobile App: Einsatzbeschreibung direkt in der Übersicht
Einsatzhinweise sind in der App jetzt direkt in der Übersicht sichtbar – ohne dass Mitarbeitende erst in den einzelnen Einsatz öffnen müssen.
Angezeigt werden:
Einsatzortnotizen aus dem Objekt
Dispo-Notizen (das Feld „Beschreibung" in der Disposition, z. B. „Bitte Leiter mitnehmen")
Längere Texte werden nach ca. 2 Zeilen gekürzt, es ist aber erkennbar, dass weitere Informationen vorhanden sind.
Mobile App: Tickets als Mitarbeiter erstellen
Mitarbeitende können jetzt direkt in der App spontan ein Ticket anlegen – ohne den Umweg über ein QM-Audit.
So richten Sie die Funktion ein: Gehen Sie zu Einstellungen → Disposition und aktivieren Sie die Checkbox „Tickets erstellen in App erlaubt". Ist die Option nicht aktiviert, ist das Erstellen von Tickets in der App nicht möglich.
Alternativ können Sie die Berechtigung zur Ticketerstellung auch nur für einzelne Mitarbeitenden in der jeweiligen Mitarbeiterakte (unter "Bearbeiten") aktivieren.
So funktioniert es in der App: Mitarbeitende können über das Plus-Symbol im Ticket-Bereich der App ein neues Ticket anlegen – mit Beschreibung und optional einem Foto.
Wo erscheinen die Tickets? Selbst erstellte Tickets erscheinen nicht in der eigenen Ticketliste der App (dort sind nur zugewiesene Tickets sichtbar), sondern im ERP unter Aufgaben mit dem Typ „Mobile Ticket". Von dort aus können Administratoren das Ticket weiterbearbeiten und zuweisen. Die Aufgabenliste lässt sich nach dem Typ „Mobile Ticket" filtern.
Kontrollvorgaben: Flexibler Fünf-Wochen-Rhythmus
Die Stundenvorgaben (Kontrollvorgaben) für Objekte wurden deutlich flexibler gestaltet.
Pfad: Objekt → Mehr → Stundenvorgaben
Neu bei wöchentlichen Vorgaben: Sie können jetzt für bis zu 5 unterschiedliche Wochen jeweils eigene Stundenbudgets hinterlegen. Bisher war nur ein einheitliches Wochenmuster möglich. So lassen sich auch komplexe Reinigungsrhythmen – zum Beispiel Woche 1 mit mehr Stunden, Woche 3 ohne Einsatz – präzise abbilden.
Weitere neue Optionen:
Feiertage und Schulferien berücksichtigen: Das System trägt in diesen Zeiträumen automatisch keine Stunden vor.
Hinweise in der Sammelerfassung: Werden die hinterlegten Vorgaben überschritten, erscheint ein Warnhinweis direkt bei der Erfassung.
Hinweis: Woche 1 gilt ab dem in der Vorgabe hinterlegten Startdatum, danach fortlaufend – auch über den Jahreswechsel hinweg.
Erfasste Zeiten nach Objektleiter filtern
Die Liste der erfassten Zeiten lässt sich jetzt zusätzlich nach Objektleiter filtern. Bei Auswahl werden nur noch die Zeiten angezeigt, die zu Objekten des jeweiligen Objektleiters gehören.
Systemprotokoll: Aufträge und Abwesenheiten nachvollziehbar
Die Protokollierung ist Bestandteil des Prime-Tarifs. Für die Freischaltung kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Pfad: Einstellungen → Audit & Protokollierung → Protokoll
Filtern Sie nach Benutzern, Aufträgen, Kunden und weiteren Kriterien. Optional können Sie zusätzlich einen Datumsbereich festlegen. Anschließend werden Ihnen alle entsprechenden Änderungen angezeigt.
Aufträge: Im Protokoll wird jetzt auch für Aufträge angezeigt, welcher Benutzer einen Auftrag angelegt oder geändert hat. Auch Änderungen an einzelnen Auftragsleistungen erscheinen als eigener Eintrag.
Abwesenheiten: Anlage, Änderung und Löschung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) werden jetzt ebenfalls protokolliert. Jeder Eintrag zeigt den betroffenen Zeitraum, die Abwesenheitsart sowie den Mitarbeiter, für den die Abwesenheit gilt – und wer die Änderung vorgenommen hat.
Auftragsbestätigung fertigstellen und versenden
Auftragsbestätigungen, die aus einem Angebot erstellt werden, lassen sich jetzt über einen „Fertigstellen"-Button abschließen und automatisch versenden.
So erstellen Sie eine Auftragsbestätigung: Öffnen Sie ein Angebot und klicken Sie auf „Bestätigung erstellen". Sobald die Auftragsbestätigung fertiggestellt ist, erhält sie den Status „Gedruckt" und kann danach nicht mehr verändert werden.
Für den Versand gelten dieselben Versandeinstellungen wie bei Angeboten oder Rechnungen.
Aktivieren Sie in den Einstellungen → Dokumentenversand die Auftragsbestätigung und hinterlegen Sie hier die gewünschten Texte.
Neue Filter für Angebote und Aufträge
In den Hauptansichten Angebote und Aufträge stehen jetzt weitere Filter zur Verfügung:
Nach Kunde filtern
Nach Zeitraum filtern (Datumsbereich per Picker)
Dashboard individuell konfigurieren
Die Übersichtsseite (Dashboard) lässt sich jetzt von jedem Nutzer selbst anpassen.
Über das Zahnrad-Icon oben auf der Übersichtsseite können Sie:
Module (z. B. Aufgaben, Geburtstage) ein- oder ausblenden
die Reihenfolge der Module anpassen – getrennt für Haupt- und Seitenspalte
Die Auswahl wird gespeichert und gilt nur für den eigenen Account – andere Nutzer im Unternehmen sind nicht betroffen.
Hinweis: Mandantenlogo und Systemnachrichten sind feste Bestandteile und lassen sich weder verschieben noch deaktivieren.
Schlüssel schneller anlegen mit „Speichern und Neu"
Beim Anlegen eines Schlüssels steht neben dem gewohnten Speichern-Button jetzt zusätzlich die Option „Speichern und Neu" zur Verfügung.
Nach dem Speichern öffnet sich direkt der Dialog für einen weiteren Schlüssel am selben Objekt – vorbelegt mit den Angaben des zuletzt gespeicherten Schlüssels. Leer bleiben nur Schlüsselnummer, Plakettennummer und Bilder, alles andere wird übernommen.
Neuer Abwesenheitskalender
Der Abwesenheitskalender wurde optisch und funktional überarbeitet.
Pfad: Disposition → Abwesenheiten
Was ist neu:
Filter für Mitarbeitende: Wählen Sie zwischen aktuellen, inaktiven oder allen Mitarbeitenden.
Monatsweise Navigation: Blättern Sie bequem Monat für Monat durch den Kalender.
Einsatzgruppen auf- und zuklappen: Behalten Sie auch bei großen Teams den Überblick.
Legende: Ein Drawer erklärt die Farbcodierung der verschiedenen Abwesenheitsarten.
Direktzugriff: Ein Klick auf einen Mitarbeitenden öffnet direkt dessen Abwesenheiten.
PDF-Export: Der Abwesenheitsbericht lässt sich als PDF exportieren.
Umbenennung: Die frühere Kategorie „Sonder" wurde in „Sonstige" umbenannt.
Die Spalten zeigen je Mitarbeitenden die Summen für Gewährt, Genommen, Geplant, Sonstige und Krank – für den jeweils gewählten Zeitraum.
Arbeitsscheine ohne erfasste Zeit unterschreiben
Ab sofort können Arbeitsscheine direkt unterschrieben werden, ohne dass zuvor eine Zeit über die App erfasst wurde. Die Zeiterfassung bleibt dabei weiterhin möglich – sie ist jetzt aber keine Voraussetzung mehr für die Unterschrift.
So richten Sie die Funktion ein: Gehen Sie zu Einstellungen → Disposition und aktivieren Sie die Option „Arbeitsscheine ohne erfasste Zeit unterschreiben".
So funktioniert es:
Die Unterschrift kann direkt am Arbeitsschein eingeholt werden – unabhängig vom Zeiterfassungsstatus.
Dokumentation kann sowohl am Tracking als auch direkt am Arbeitsschein erfasst werden.
Wird die Unterschrift ohne Zeiterfassung eingeholt, landet die Dokumentation direkt auf dem Arbeitsschein.
Wichtig: Auftragsdokumentation muss vor der Unterschrift erfasst werden, da der Arbeitsschein nach der Unterschrift als abgeschlossen gilt.
Unterschriebene Arbeitsscheine ohne erfasste Zeit erhalten den Status „Offen und unterschrieben".
FortyFlow: Erweiterter Datenzugriff
Der KI-Assistent FortyFlow wurde um weitere Datenquellen erweitert.
Neu: Bei Care-Kunden kann FortyFlow jetzt auch auf Kostenübernahmen zugreifen. Weitere Datenquellen (z. B. Leistungsnachweise) werden laufend ergänzt.
Wenn Sie Daten vermissen, auf die FortyFlow noch nicht zugreifen kann, melden Sie sich gerne bei unserem Support-Team.
Rechnungsgruppe direkt in der Auftragsansicht sichtbar
Die Rechnungsgruppe eines Auftrags wird jetzt direkt in der Auftragsansicht angezeigt – ohne dass Sie dafür extra in eine andere Ansicht wechseln müssen.
Objektfilter berücksichtigt automatisch alle zugehörigen Objekte
Wenn Sie in der Auftragsansicht nach einem Kunden filtern, werden jetzt automatisch alle zugehörigen Objekte mit eingeschlossen. Zuvor wurden beim Filtern nach einem Kunden nur die direkt dem Kunden zugeordneten Aufträge angezeigt.
Mobile App: QR-Code-Tracking ohne geplante Zeit
Beim QR-Code-Tracking in der App kann jetzt auch eine Ad-hoc-Zeit ohne geplanten Einsatz gestartet werden. Bisher war zwingend eine geplante Sollzeit erforderlich, bevor das Tracking beginnen konnte.
Mobile App: Suche nach Objekt- und Kundennummern
Objekt- und Kundennummern werden jetzt in der App angezeigt und sind dort direkt durchsuchbar.
Hinweis: Die Suche erfordert mindestens zwei Zeichen.
Import für Schlüssel
Schlüssel können jetzt per Import-Datei in fortytools übernommen werden – analog zu den bereits vorhandenen Importen für Geräte und Fahrzeuge. Die Import-Vorlage können Sie einfach befüllen und direkt hochladen.