Mit der Fahrzeugverwaltung erfassen und verwalten Sie Ihren gesamten Fuhrpark direkt in fortytools. Sie behalten den Überblick über Verfügbarkeit, Zuordnung zu Mitarbeitenden, anstehende Prüfungen und Inspektionen – und können Abschreibungen oder Leasingkosten automatisch in die Kostenrechnung einfließen lassen.
Hinweis: Die Fahrzeugverwaltung ist im Prim-Tarif verfügbar. Die Tarife können Sie in den Einstellungen unter Tarif-Auswahl buchen.
Übersicht
Die Fahrzeugübersicht
Inventar → Fahrzeuge
Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle erfassten Fahrzeuge auf einen Blick, inklusive Kennzeichen, Fahrzeugtyp, aktuellem Status, zugeordnetem Mitarbeiter sowie den Terminen für die nächste Prüfung und Inspektion.
Über die Filter lässt sich die Liste nach Fahrzeugtyp, Status, Mitarbeiter, nächster Prüfung und nächster Inspektion einschränken.
Fahrzeug anlegen
Klicken Sie oben rechts auf „+ Neues Fahrzeug". Ein Formular öffnet sich auf der rechten Seite.
Pflichtfelder (Allgemein)
Feld | Beschreibung |
Art | Fahrzeugtyp, z. B. PKW |
Kennzeichen | Amtliches Kennzeichen |
Hersteller | z. B. Toyota |
Modell | z. B. Yaris |
Optional können Sie außerdem ein Foto des Fahrzeugs hochladen.
Weitere Stammdaten (optional)
Fahrzeug-Identnr. (FIN/VIN)
Kraftstoff (z. B. E5 Benzin)
Versteuerung (z. B. 1 % – Kein Elektro-/Hybridfahrzeug)
Zulassungsdatum
Kilometerstand
Anzahl Sitze
Tankkarte
Beschreibung
Kosten und Abschreibung einrichten
Im Bereich Anschaffung / Leasing/Miete legen Sie fest, wie das Fahrzeug finanziert ist. Das bestimmt, wie die Kosten berechnet und in die Kostenrechnung gebucht werden.
Anschaffung (Eigentum)
Wählen Sie den Tab „Anschaffung" und tragen Sie folgende Werte ein:
Feld | Beschreibung |
Datum | Anschaffungsdatum |
Preis | Kaufpreis (Pflichtfeld) |
Nutzungsdauer | In Monaten (Pflichtfeld) |
Bruttolistenpreis | Optional, für die Versteuerung relevant |
Die monatliche Abschreibung wird automatisch berechnet: Kaufpreis ÷ Nutzungsdauer. In der Detailansicht des Fahrzeugs sehen Sie den berechneten monatlichen Betrag, den Anschaffungspreis und den aktuellen Buchwert.
Leasing / Miete
Wählen Sie den Tab „Leasing/Miete" und tragen Sie die entsprechenden Konditionen ein. Die monatliche Leasingrate fließt analog zur Abschreibung in die Kostenrechnung ein.
Weitere Fahrzeugdaten pflegen
Überlassung
Im Abschnitt Überlassung weisen Sie das Fahrzeug einem Mitarbeiter zu. Das Fahrzeug wechselt damit in der Übersicht auf den Status „Überlassen".
Versicherung
Hinterlegen Sie die Versicherungsdaten direkt am Fahrzeug:
Versicherungstyp: Teilkasko oder Vollkasko
Beitrag und Zahlweise (z. B. jährlich)
Reparaturen
Reparaturen lassen sich direkt am Fahrzeug dokumentieren. Klicken Sie dazu im Abschnitt Reparaturen auf „+ Hinzufügen".
Lieferanten
Im Abschnitt Lieferanten können Sie dem Fahrzeug einen oder mehrere Lieferanten zuordnen (z. B. die Werkstatt oder den Leasinggeber).
Anhänge
Dokumente wie Fahrzeugschein, Versicherungspolice oder Inspektionsberichte lassen sich direkt am Fahrzeug hochladen.
Monatsbuchungen für die Kostenrechnung (coming soon)
Wenn Sie die Kostenrechnung (BAB) nutzen, werden Abschreibungs- und Leasingbuchungen automatisch am 1. jedes Monats für den Vormonat erzeugt.
Einzelne Monate können Sie auch manuell nacherzeugen — direkt in der Detailansicht des Fahrzeugs im Abschnitt Monatsbuchungen:
Zeitraum (Von / Bis) auswählen
Auf „Buchungen erzeugen" klicken
Hinweis: Wenn Sie Buchungen für einen Monat neu erzeugen möchten, löschen Sie bitte zuerst die bestehenden Buchungen für diesen Zeitraum.
Die erzeugten Buchungen fließen automatisch in die Zeile „Fahrzeugkosten" bzw. „Abschreibungen" Ihres Auswertungsbogens ein.
Weitere Informationen zur Kostenrechnung finden Sie hier: Kostenrechnung (BAB) einrichten und nutzen