Bisher konnten Arbeitsscheine nur im vorgegebenen Rhythmus (monatlich, wöchentlich, Einzeltermine), der bei der Anlage der Arbeitsscheinleistung festgelegt wurde, oder für den aktuellen Tag erstellt werden.

Mit dem aktuellen Update geht es jetzt noch flexibler:

Öffnen Sie in der Kunden- oder Objektakte den gewünschten Auftrag und wählen Sie die hinterlegte Arbeitsschein-Leistung aus. In der Kalenderansicht können Sie anschließend mit nur einem Klick auf den gewünschten Tag Ihre Arbeitsscheine direkt erstellen.

Ihr Vorteil:
Sie sparen Zeit, vermeiden Umwege und erstellen Arbeitsscheine genau dann, wann sie gebraucht werden – direkt aus dem Kalender heraus.

​Termine direkt aus Dienstleistungen erstellen

Eine ähnliche Funktion steht Ihnen auch zur Verfügung, wenn Sie im Auftrag eine Dienstleistung hinzugefügt haben.

In diesem Fall öffnen Sie die Dienstleistung und klicken einfach auf den gewünschten Tag, um direkt einen Einzel- oder Serientermin anzulegen.

Ab sofort können Arbeitsscheine direkt über Disposition >Arbeitsscheine gesammelt erstellt werden, ohne dass jeder Auftrag einzeln bearbeitet werden muss.

Neuer Menüpunkt: „Arbeitsscheine erstellen“
Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Papier-Symbol und dann auf "Arbeitsscheine erstellen".

Es öffnet sich eine neue Ansicht mit praktischen Filtermöglichkeiten:

Anhand dieser Filter werden alle potenziellen Arbeitsscheine berechnet und in einer übersichtlichen Liste angezeigt.

​Arbeitsscheine auswählen und erstellen

In der Liste können Sie die gewünschten Einträge auswählen und gesammelt über den Button "Erstellen und Nummern vergeben" erstellen.
Die erstellten Arbeitsscheine werden automatisch im Status „Offen“ angelegt und erhalten eine eigene Arbeitsscheinnummer.

Ab sofort können Sie in den Einstellungen unter „Datensatzerweiterungen“ zusätzliche Felder für Ihre Mitarbeitenden anlegen. Diese werden anschließend in der jeweiligen Mitarbeiterakte angezeigt und können dort ausgefüllt werden.
Die erfassten Daten werden zudem im Mitarbeiter-Export berücksichtigt und mit exportiert.

Öffnen Sie dazu eine Mitarbeiterakte, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und scrollen Sie ganz nach unten – dort finden Sie die neu angelegten Datensätze.

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Wenn es zu Synchronisierungsabweichungen kommt, bedeutet das, dass die erfassten Zeiten in der mobilen Datenbank nicht mit den Daten im ERP-System übereinstimmen. Dies kann zum Beispiel passieren, wenn das ERP-System einen Eintrag nicht akzeptiert oder bereits verarbeitete Zeiten nicht mehr geändert werden können.

In diesem Fall wird Ihnen das im Bereich „Synchronisierungsabweichungen“ angezeigt.

Abweichungen prüfen

Klicken Sie auf „Jetzt prüfen“, um den entsprechenden Konflikt zu öffnen.

Hier können Sie die betroffenen Einträge einsehen und bearbeiten.

Mögliche Lösungen

Je nach Art der Abweichung stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

​Gesperrte (abgerechnete) Zeiten - mit einem Schloss in der App gekennzeichnet

Neu ist die Berücksichtigung gesperrter Zeiten.

Diese entstehen, wenn Zeiten bereits im ERP-System abgerechnet wurden. Solche Einträge sind anschließend nicht mehr veränderbar und werden in der App mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Versucht ein mobiles Gerät dennoch, diese Zeiten zu ändern, wird die Anpassung vom ERP-System abgelehnt. In den Synchronisierungsabweichungen erscheint in diesem Fall der Hinweis: „Die gebuchte Zeit war/ist gesperrt.“

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Mit diesem Update können Sie jetzt individuell pro Mitarbeiter festlegen, ob Urlaubsanträge über das ERP-System und künftig auch über die mobile App möglich sind.

Hintergrund

Bisher war die Funktion „Urlaub beantragen“ entweder für alle Mitarbeitenden aktiv oder für alle inaktiv. Mit der neuen Einstellung können Sie diese Nutzung nun gezielt einschränken.

Das ist besonders hilfreich, wenn nicht alle Mitarbeitenden Urlaubsanträge digital stellen sollen.

Einstellung pro Mitarbeiter

Die Berechtigung wird direkt in der jeweiligen Mitarbeiterakte unter Bearbeiten und "Urlaubsanträge erlauben" konfiguriert.

Verhalten der Einstellung:

Vorteil

So können Sie flexibel steuern, welche Mitarbeitenden die Urlaubsfunktion nutzen dürfen.

Mit dieser Funktion wird die Arbeit mit Rechnungsvorschauen, Entwürfen und Vorfaktura deutlich vereinfacht.

Rechnungsvorschau direkt öffnen

In der Rechnungsübersicht steht Ihnen jetzt der Button „Vorschau“ zur Verfügung.

Damit können Sie eine Rechnungsvorschau direkt öffnen, ohne jede Rechnung einzeln aufrufen zu müssen.
Die Vorschauen lassen sich innerhalb einer Ansicht bequem durchklicken und so direkt "Fertigstellen & Drucken".

Vorteile der neuen Vorschau-Ansicht

Neu ist außerdem die Funktion unter Rechnungen >Entwürfe/Vorfaktura

„Vorschau für ausgewählte Rechnungen erstellen“

Damit können Sie gezielt mehrere markierte Rechnungen auswählen und gemeinsam Vorschauen erzeugen.

Nach dem Start wird eine Rechnungsvorschau für alle ausgewählten Rechnungen erstellt.

Die erstellten Vorschauen stehen für 3 Tage zum Download zur Verfügung.

Diese Funktion steht nur im Prime-Tarif zur Verfügung.

Mit dem Kundenportal stellen Sie Ihren Kunden einen digitalen Zugriff auf ausgewählte Informationen bereit, z. B. Rechnungen und Einsätze.

Damit erhält Ihr Kunde Zugriff auf die von Ihnen freigegebenen Daten ohne Login in Ihr ERP-System.

Inhalte konfigurieren

Sie legen pro Kunde fest, welche Inhalte im Kundenportal für Ihren Kunden sichtbar sind:

Zugriff für Kontakte

Hinterlegen Sie in der Kundenakte den Kontakt, der Zugriff erhält. Mit dieser E-Mail meldet sich der Kunde im Kundenportal an.

Ihr Kunde erhält diese E-Mail und sieht anschließend die folgende Ansicht:

Login & Zugriff

Der Zugriff erfolgt über einen Link im Format:

https://app.fortytools.com/<Mandant>/customer-portal

Mit der neuen Funktion "Rechnungsgruppen" kann gesteuert werden, welche Leistungen gemeinsam auf eine Rechnung gedruckt werden. Dies ist jetzt auch flexibel über mehrere Objekte hinweg möglich.
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Eine ausführliche Anleitung zu der neuen Funktionen finden Sie in diesem Hilfeartikel.