Übersicht
Brauche ich in der Gebäudereinigung Vertriebskonditionen?
Ob Sie Vertriebskonditionen benötigen, hängt davon ab, wie Sie Ihre Reinigungsleistungen abrechnen.
Rechnen Sie Ihre Leistungen nach tatsächlich geleisteten Stunden ab?
→ Dann sind Vertriebskonditionen sinnvoll. Sie können beispielsweise einen festen Preis pro Arbeitsstunde hinterlegen und die erfassten Leistungen anschließend abrechnen.
Vereinbaren Sie für einen konkreten Auftrag einen individuellen Festpreis, berechnen Sie einen festen Pauschalbetrag für regelmäßig wiederkehrende Reinigungen oder arbeiten Sie mit Arbeitsscheinen?
→ Das kann beispielsweise bei einer einmaligen Grundreinigung, Bauendreinigung, einer wöchentlichen Unterhaltsreinigung oder einer monatlichen Glasreinigung der Fall sein.
In diesem Fall sind Aufträge in der Regel die bessere Wahl.
Vertriebskonditionen benötigen Sie für die Abrechnung dann nicht, da nicht die tatsächlich geleisteten Stunden abgerechnet werden.
In diesem Fall nutzen Sie bitte diesen Hilfe-Artikel: Wiederkehrende Leistungen abrechnen
Vertriebskonditionen in den Einstellungen öffnen
Öffnen Sie die Einstellungen in Ihrem Mandanten. Scrollen Sie anschließend zum unteren Bereich der Seite und wählen Sie den Menüpunkt „Vertriebskonditionen“ aus.
Sie sehen nun die folgende Ansicht. Dabei unterscheiden wir zwischen Preistypen (1) und Vertriebskonditionen (2).
Hier gilt:
Preistypen bestimmen den Preis einer Leistung.
Vertriebskonditionen bestimmen die Abrechnungslogik und verknüpfen Leistungen mit den passenden Preistypen.
Neuen Preistyp anlegen
Legen Sie zuerst die Preistypen an, die Sie später in Ihren Vertriebskonditionen verwenden möchten.
Mit den Preistypen legen Sie fest, wie viel eine Leistung kostet und welcher Betrag später Ihren Kunden in Rechnung gestellt wird.
Preistypen können zum Beispiel sein: Anfahrtspauschale, Stundensatz für Grundreinigung, Stundensatz für Glasreinigung, Kilometerpauschale, etc.
Legen Sie hier fest, was Sie pro Stunde, Pauschal oder pro Kilometer berechnen.
Klicken Sie auf „Neuen Preistyp anlegen“ (1.) und vergeben Sie einen Namen. Dieser dient lediglich der internen Verwaltung und ist für Ihre Kunden nicht sichtbar.
Hinterlegen Sie anschließend den Preis, den Sie später für diese Leistung abrechnen möchten. Dieser Betrag wird als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung verwendet.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf Speichern klicken.
Wählen Sie anschließend den neu angelegten Preistyp aus, indem Sie auf dessen Namen klicken. Klicken Sie danach auf „Bearbeiten“, um die Einstellungen des Preistyps zu öffnen und anzupassen.
Wählen Sie als Nächstes “Preis mit Gültigkeitsdatum hinzufügen” aus.
Hinterlegen Sie nun, ab wann der festgelegte Preis gültig sein soll. Das Feld „Gültig bis“ ist optional und kann leer bleiben, wenn der Preis bis auf Weiteres gelten soll. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Sollten sich Ihre Preise künftig ändern, können Sie den Preistyp jederzeit bearbeiten und einen neuen Preis mit entsprechendem Gültigkeitsdatum hinterlegen. So bleibt die Preisentwicklung nachvollziehbar und bereits abgerechnete Leistungen werden nicht beeinflusst.
Neue Vertriebskondition anlegen
Nachdem Sie Ihre Preistypen angelegt haben, können Sie im nächsten Schritt die Vertriebskonditionen (2.) definieren.
Die Vertriebskonditionen legen fest, wie eine Leistung abgerechnet wird und welcher Preistyp dabei verwendet werden soll. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die erfassten Leistungen später automatisch mit dem korrekten Preis in die Abrechnung übernommen werden.
Klicken Sie auf ”Neue Konditionen anlegen (2.)” .
Geben Sie der Vertriebskondition zunächst einen Namen, z.B. Büroreinigung mit Anfahrt.
Wählen Sie anschließend unter “Abrechnungsregel hinzufügen” die gewünschten Abrechnungsregeln aus, über die nach Stunden, Festpreis oder nach Kilometern abgerechnet wird.
Sie können auch mehrere Abrechnungsregeln in einer Vertriebskondition hinzufügen.
Zeile 1: optionalen Rechnungstext eingeben
Im Textfeld können Sie einen Rechnungstext eingeben. Das ist ein optionales Feld und kann auch leer bleiben. Der hier eingetragene Text wird später auf der Rechnung angezeigt.
Sie können entweder einen festen Text verwenden oder mit Platzhaltern arbeiten, die automatisch mit den entsprechenden Informationen gefüllt werden.
Beispiele für Platzhalter:
${name} =Einsatzort (Bsp. Einsatz bei ${name} = Einsatz bei Firma Müller)
${mitarbeiter} =Mitarbeitername
${beschreibung} =für den zur Einsatzzeit erfassten Text
Zeile 2: Leistungsart auswählen
Hinterlegen Sie hier die Leistungsart, die Sie zuvor in den Einstellungen >Leistungsarten angelegt haben.
Die Zuordnung der Leistungsart ist wichtig, da dadurch bei der Rechnungsstellung automatisch der korrekte Steuersatz verwendet wird. So stellen Sie sicher, dass Ihre Leistungen steuerlich korrekt abgerechnet werden.
Beispiel: Für eine Büroreinigung wählen Sie die entsprechende Leistungsart aus (beispielsweise „Büroreinigung”). fortytools übernimmt anschließend automatisch die für diese Leistungsart hinterlegten steuerlichen Einstellungen.
Sollten Sie noch keine Leistungsarten unter Einstellungen > Leistungsarten angelegt haben, richten Sie diese bitte zunächst ein. Falls Sie unsicher sind, welche Leistungsarten und Steuersätze für Ihr Unternehmen gelten, empfehlen wir Ihnen, dies vorab mit Ihrem Steuerberater abzustimmen.
Zeile 3: Preistyp auswählen
Wählen Sie hier aus den zuvor angelegten Preistypen, den Preistyp aus, der für diese Leistung verwendet werden soll.
Der Preistyp legt fest, welcher Preis später für die Abrechnung herangezogen wird.
Beispiel: Büroreinigung mit Preistyp “Stundensatz Büroreinigung”.
Standard-Vertriebskondition festlegen
Legen Sie nun in diesem Bereich (Einstellungen > Vertriebskonditionen) Ihre Standard-Vertriebskondition fest.
Keine Abrechnung:
Standardmäßig ist hier die Vertriebskondition „Keine Abrechnung“ hinterlegt. Das bedeutet: Wird bei einem Einsatz versehentlich keine Vertriebskondition ausgewählt, kann dieser Einsatz später nicht automatisch abgerechnet werden.
Tipp:
Wir empfehlen daher, hier eine Standard-Vertriebskondition zu hinterlegen, etwas die von Ihnen am häufigsten verwendete Kondition, beispielsweise „Unterhaltsreinigung“.
So stellen Sie sicher, dass Einsätze auch dann abrechenbar bleiben, wenn einmal keine Vertriebskondition ausgewählt wurde.
Oder Einsätze über die Mitarbeiter-App erfasst werden.
Vor der Rechnungsstellung können Sie die zugewiesene Leistungsart jederzeit prüfen und bei Bedarf korrigieren.
Vertriebskondition im Einsatz auswählen
Planen Sie einen Einsatz unter Disposition > Planung > Einsatz planen.
Wählen Sie den gewünschten Kunden sowie alle weiteren Einsatzdetails aus.
Wählen Sie anschließend die passende Vertriebskondition für den Einsatz aus. Diese legt fest, wie die erbrachte Leistung später abgerechnet wird.
Tipp: Achten Sie darauf, dass die ausgewählte Vertriebskondition zur erbrachten Leistung passt. So stellen Sie sicher, dass die Abrechnung später automatisch und korrekt erfolgen kann.
Gewünschte Vertriebskondition auswählen:
- “Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt” = Es wird automatisch die Vertriebskondition verwendet, die in den Einstellungen der Vertriebskonditionen als Standardkondition definiert (siehe vorherige Lektion “Standard-Vertriebskondition festlegen”) oder in der Kundenakte individuell hinterlegt wurde. Wie Sie die Standardkondition in der Kundenakte hinterlegen, erklären wir als nächstes in dieser Lektion.
- “keine Abrechnung” = Für diesen Einsatz werden keine Leistungen abgerechnet. Der Einsatz wird daher nicht für die automatische Rechnungsstellung berücksichtigt.
- Individuelle Auswahl aus den in den Einstellung angelegten Vertriebskonditionen, z.B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, etc.
Sobald ein Mitarbeiter einen Einsatz erfasst und abschließt, werden die abrechenbaren Leistungen automatisch in Umsätze umgewandelt.
Diese Umsätze finden Sie anschließend unter:
Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen – dort können Sie sie prüfen und abrechnen.
Vertriebskondition in der Planung: “Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt”
Wenn Sie bei der Planung eines Einsatzes die Option „Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt“ auswählen, verwendet fortytools automatisch die passende Vertriebskondition.
Dabei wird zunächst geprüft, ob in der Kundenakte eine Standard-Vertriebskondition hinterlegt ist. Ist dort keine Standardkondition definiert, greift die Standard-Vertriebskondition aus den Einstellungen > Vertriebskonditionen.
Um die kundenbezogene Standard-Vertriebskondition festzulegen, öffnen Sie die Kundenakte und klicken Sie auf „Mehr“ > „Einstellungen“. Scrollen Sie anschließend zum Bereich „Preise für Vertriebskonditionen“.
Wählen Sie hier die gewünschte Standard-Vertriebskondition für diesen Kunden aus, indem Sie auf den „Bearbeiten-Button“ klicken.
Sobald eine Standard-Vertriebskondition hinterlegt ist, wird diese automatisch verwendet, wenn Sie bei der Einsatzplanung die Option „Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt“ auswählen.
Individuelle Preise für einzelne Kunden festlegen
In diesem Bereich können Sie auch die Preise Ihrer Preistypen individuell für einen einzelnen Kunden anpassen.
Klicken Sie dazu beim gewünschten Preistyp auf „Bearbeiten“ und hinterlegen Sie einen abweichenden Preis. Dieser Preis gilt anschließend nur für diesen Kunden. Die Preise in Ihren allgemeinen Einstellungen bleiben unverändert.
Beispiel:
Standardmäßig beträgt die Anfahrtspauschale 5 €. Mit einem bestimmten Kunden haben Sie jedoch 10 € pro Anfahrt vereinbart. In diesem Fall können Sie den Preis direkt in der Kundenakte auf 10 € anpassen.
Wird später eine Leistung für diesen Kunden abgerechnet, verwendet fortytools automatisch den kundenindividuellen Preis.