Nachdem die Zeiterfassung in der Mitarbeiter-App erfolgt ist und der Kunde den Leistungsnachweis unterschrieben hat, erklären wir Ihnen nun, wie Sie die Rechnung für die Krankenkasse erstellen.

Öffnen Sie im Hauptmenü Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen.

In diesem Bereich werden alle Umsätze angezeigt, die aus erfassten Einsätzen entstanden sind und abgerechnet werden können.

Voraussetzung hierfür ist, dass bei der Einsatzplanung eine Vertriebskondition hinterlegt wurde und die Einsatzzeiten entweder von Ihren Mitarbeitenden in der App erfasst oder manuell unter Disposition > Planung eingetragen wurden.

Noch keine Umsätze sichtbar?
Prüfen Sie zunächst, ob für die Einsätze eine Vertriebskondition hinterlegt wurde und die Zeiten bereits erfasst sind.

Hinweis:

Falls Sie Ihre Vertriebskonditionen noch nicht eingerichtet haben, lesen Sie zunächst diesen Hilfeartikel: Vertriebskonditionen richtig anlegen (für Betreuungsdienste)

Öffnen Sie jetzt im Hauptmenü Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen.

Wenn Sie nicht alle Umsätze auf einmal abrechnen möchten, können Sie in diesem Bereich auch zunächst nach Einsatzorten (Ihren Kunden), Kundenstatus oder Tags filtern.
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Sie können entweder „Keine Zusammenfassung“ auswählen. In diesem Fall wird jeder Umsatz einzeln abgerechnet und als eigene Rechnungsposition übernommen. Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise jede Ausführung separat auf der Rechnung ausweisen möchten.

Alternativ können Sie „Gleiche Buchungen zusammenfassen“ wählen. Dann fasst fortytools Buchungen mit gleichem Text, gleicher Leistungsart und gleichem Betrag zu einer gemeinsamen Rechnungsposition zusammen. So werden wiederkehrende Leistungen innerhalb eines Monats übersichtlicher auf der Rechnung dargestellt.

Wählen Sie entweder Ihre Kunden auf der linken Seite einzeln aus oder markieren Sie unten links alle Kunden, indem Sie das Häkchen bei „Alle auswählen“ setzen.

Anschließend aktivieren Sie das Häkchen bei „Digitale Leistungsnachweise als Anhänge einfügen“ - damit wird Ihrer Rechnung an den Kostenträger (Krankenkasse o.ä.) der Leistungsnachweis mit der Unterschrift des Kunden angehangen.

Erstellen Sie anschließend die Rechnungen über den Button „Für ausgewählte Umsätze Rechnungen erstellen”.

Ihr Rechnungsentwurf wird erstellt und ist unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura aufrufbar.

Wurde bei einem Einsatz versehentlich die falsche Vertriebskondition hinterlegt, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Option 1: Rechnung nachträglich anpassen

Erstellen Sie zunächst unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen einen Rechnungsentwurf. Diesen können Sie anschließend unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura bearbeiten und die Rechnungspositionen bei Bedarf anpassen.

Option 2: Einsatz korrigieren und neu erfassen

Alternativ können Sie den erfassten Einsatz rückgängig machen und ihn mit der korrekten Vertriebskondition neu planen bzw. erfassen. Bitte beachten Sie: Wurde bei dem Einsatz bereits eine Kundenunterschrift eingeholt, muss diese nach der Neuerfassung erneut eingeholt werden.

Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis: Durch das Löschen einer bereits erfassten Zeit wird eine vorhandene Kundenunterschrift entfernt und muss erneut eingeholt werden.

Anschließend erscheinen die Umsätze wieder unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen und sie können einen neuen Rechnungsentwurf generieren.

Ihre Rechnungsentwürfe finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura.

Wenn Sie in der Kundenakte Kostenträger hinterlegt haben, sind die Leistungsarten bereits den entsprechenden Kostenträgern zugeordnet. Wählen Sie später eine Vertriebskondition mit der passenden Leistungsart aus, wird der richtige Kostenträger automatisch als Rechnungsempfänger übernommen, sofern noch ausreichend Budget verfügbar ist.

Ist das Budget ausgeschöpft, können Sie es jederzeit in der Kundenakte unter Mehr > Kostenübernahmen anpassen.

Sie finden anschließend unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura alle Rechnungsentwürfe, die Sie zuvor unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen erstellt haben.

Dort sehen Sie unter anderem das Rechnungsdatum, den zugewiesenen Kostenträger und den Rechnungsbetrag.

Klicken Sie auf den Rechnungsempfänger, in unserem Beispiel „IKK Test“, um den Rechnungsentwurf zu öffnen. Hier können Sie alle Angaben bei Bedarf noch bearbeiten.

Möchten Sie für die Rechnung einen anderen Kostenträger verwenden, wählen Sie auf der rechten Seite im Bereich „Kostenträger“ die Option „Kostenträger-Zuordnung entfernen“. Anschließend können Sie den gewünschten Kostenträger auswählen und der Rechnung zuordnen.

Auf der rechten Seite finden Sie den Bereich „Anhänge“. Dort ist unter anderem der digitale Leistungsnachweis für den jeweiligen Kostenträger bzw. die Krankenkasse hinterlegt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Ihn HIER angeklickt haben.

Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle auch weitere Dokumente und Anhänge zur Rechnung hinzufügen.

Wählen Sie anschließend die gewünschten Rechnungsentwürfe aus. Sie können entweder einzelne Rechnungen oder alle Entwürfe gleichzeitig markieren und anschließend auf „Ausgewählte Rechnungen fertigstellen“ klicken.

Je nach Ihren Einstellungen werden die Rechnungen direkt per E-Mail an die Kostenträger/Kunden versendet oder im Bereich Transfer > Dokumentenversand zu weiteren Verarbeitung abgelegt.

Die ausgewählten Entwürfe werden daraufhin in fertige Rechnungen umgewandelt und erhalten eine Rechnungsnummer.

Für den Versand von Rechnungen stehen Ihnen in fortytools verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Welche Option genutzt wird, hängt von Ihren Einstellungen und den hinterlegten Daten des Rechnungsempfängers ab.

Haben Sie unter Einstellungen > Dokumentenversand bei Rechnungen die Option „Kein automatischer Versand“ ausgewählt, werden fertiggestellte Rechnungen nicht automatisch versendet.

Die Rechnungen werden stattdessen im Bereich Transfer > Dokumentenversand > Rechnungen bereitgestellt. Dort können Sie später selbst entscheiden, ob Sie die Rechnung per E-Mail versenden, als bereits versendet markieren oder ausdrucken und auf anderem Weg verschicken möchten.

Öffnen Sie Transfer > Dokumentenversand > Rechnungen:

Klicken Sie auf Versandart und wählen Sie aus, ob Sie Ihre Rechnungen entweder per E-Mail (1.) an die beim Kostenträger oder Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse versenden oder sie als „bereits versendet“ (2.) markieren, wenn Sie die Rechnung bereits ausgedruckt und auf anderem Weg verschickt haben.

Markieren Sie anschließend das Kästchen vor der gewünschten Rechnung und klicken Sie auf „Los (3.)“.

Je nach gewählter Aktion wird die Rechnung nun entweder per E-Mail versendet oder als bereits versendet gekennzeichnet. Anschließend verschwindet sie aus dem Bereich Dokumentenversand > Rechnungen.

Hinweis:
Sollte es einmal Probleme beim E-Mail-Versand geben, können Sie den Versandstatus jederzeit unter Transfer > Dokumentenversand > Versandverlauf überprüfen.

Dort sehen Sie, wann die E-Mail versendet wurde und ob der Status „Verarbeitet“ oder „Fehlgeschlagen“ lautet. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung von dort erneut zu versenden.

Bitte beachten Sie: Wenn der Status „Verarbeitet“ angezeigt wird, wurde die E-Mail erfolgreich von unserem System an den E-Mail-Provider übergeben. Ab diesem Zeitpunkt haben wir keinen Einfluss mehr auf die weitere Zustellung. Beispielsweise können eine Firewall, Spam-Filter oder Sicherheitsrichtlinien auf Seiten des Empfängers den Empfang der E-Mail verhindern. Ebenso kann die Nachricht im Spam- oder Junk-Ordner landen oder durch den E-Mail-Server des Empfängers abgewiesen werden. In solchen Fällen empfehlen wir, den Empfänger zu bitten, seinen Spam-Ordner sowie die Einstellungen seines E-Mail-Systems zu überprüfen.
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Haben Sie unter Einstellungen > Dokumentenversand bei Rechnungen die Option „E-Mail“ ausgewählt, werden Rechnungen nach dem Fertigstellen automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers versendet.

Voraussetzung hierfür ist, dass beim Kostenträger bzw. Rechnungsempfänger eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

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Sie können den Versand auch direkt im jeweiligen Kostenträger-Profil steuern. Ist dort als Versandart „E-Mail“ hinterlegt, wird die Rechnung an die beim Kostenträger gespeicherte E-Mail-Adresse versendet, sobald Sie die Rechnungen unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura fertigstellen.

Tipp 1: Erfragen Sie am besten vorab beim Kostenträger bzw. der Krankenkasse, an welche E-Mail-Adresse Rechnungen gesendet werden sollen. So stellen Sie sicher, dass die Rechnung direkt bei der zuständigen Abteilung eingeht und ohne Verzögerung bearbeitet werden kann.

Tipp 2: Hinterlegen Sie im Kostenträger-Profil einen aussagekräftigen E-Mail-Betreff, beispielsweise: „Ihre Rechnung zu ${Kunde.KVNR}“

Der Platzhalter ${Kunde.KVNR} wird beim Versand automatisch durch die in der Kundenakte hinterlegte Krankenversicherungsnummer ersetzt.

Dadurch kann die Krankenkasse die Rechnung schneller dem richtigen Versicherten zuordnen und die Bearbeitung effizienter durchführen. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt häufig die weitere Verarbeitung der Rechnung.

Alle fertiggestellten Rechnungen finden Sie im Hauptmenü unter Rechnungen > Archiv.

Im Rechnungsarchiv werden sämtliche bereits erstellten Rechnungen gespeichert. Von dort aus können Sie Rechnungen jederzeit öffnen, als PDF herunterladen, ausdrucken oder Rechnungskorrekturen erstellen.