Überblick
So richten Sie die Urlaubseinstellungen ein
Öffnen Sie Einstellungen → Abwesenheitsarten und wählen Sie die Abwesenheitsart „Urlaub“ aus. Aktivieren Sie anschließend im Abschnitt „Beantragbar“ die entsprechende Einstellung.
Legen Sie außerdem in den Einstellungen → Grundeinstellungen → Urlaub die grundsätzlichen Urlaubseinstellungen für Ihre Mitarbeitenden festlegen.
Urlaubsanträge erlauben
Wenn Sie diese Option aktivieren können Mitarbeitende Urlaubsanträge einreichen. Entfernen Sie das Häkchen, ist das Beantragen von Urlaub in der App und im ERP nicht möglich.
Halbtägige Urlaubsanträge erlauben
Wenn Sie zuvor die Option „Urlaubsanträge erlauben“ aktiviert haben, können Sie hier festlegen, ob auch halbtägige Urlaube beantragt werden dürfen.
Urlaub immer ganztägig abziehen
Aktivieren Sie diese Option, wird für jeden Urlaubstag ein voller Urlaubstag vom Urlaubskonto abgezogen – unabhängig davon, wie viele Arbeitsstunden für diesen Tag geplant sind.
Rest-Urlaub vortragen
Aktivieren Sie diese Option, wenn nicht genommener Urlaub aus dem Vorjahr automatisch in das neue Kalenderjahr übernommen werden soll.
Resturlaub verfällt zum 31.03.
Aktivieren Sie diese Option, wenn der übertragene Resturlaub aus dem Vorjahr nach dem 31.03. automatisch verfallen soll.
Individuelle Urlaubseinstellungen in der Mitarbeiterakte
Sie können auch individuelle Einstellungen in der jeweiligen Mitarbeiterakte vornehmen. Öffnen Sie dazu die Mitarbeiterakte und klicken Sie auf Bearbeiten.
Scrollen Sie ganz nach unten. Hier können Sie individuelle Einstellungen für diesen Mitarbeitenden festlegen und die zuvor definierten Mandanten-Einstellungen überschreiben.
So beantragen Ihre Mitarbeitenden Urlaub
Urlaub in der App beantragen
Um Urlaub über die App zu beantragen, gehen Ihre Mitarbeitenden wie folgt vor:
Tippen Sie unten links auf das Kalendersymbol.
Tippen Sie anschließend auf das „+“ und wählen Sie Urlaub aus.
Wählen Sie den gewünschten Urlaubszeitraum aus.
Wenn in Einstellungen → Grundeinstellungen → Urlaub die Option Halbtägige Urlaubsanträge erlauben aktiviert ist, können Ihre Mitarbeitenden bei der Beantragung auch einen halben Urlaubstag auswählen.
Optional kann ein Kommentar zum Urlaubsantrag hinzugefügt werden, den Sie später im ERP auf der Übersichtsseite einsehen können. Abschließend tippen Ihre Mitarbeitenden auf „Urlaub beantragen“, um den Antrag einzureichen.
Urlaubsstatus einsehen:
Nach der Genehmigung oder Ablehnung eines Urlaubsantrags wird der Status Ihren Mitarbeitenden in der App angezeigt.
Urlaub im ERP beantragen
Sofern alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen wurden, können Mitarbeitende ihren Urlaub auch direkt im fortytools ERP beantragen (https://app.fortytools.com/).
Dazu wählen Sie den Zeitraum aus, ob der Urlaub ganz- oder halbtägig ist, und ob ein Kommentar hinzugefügt werden soll. Anschließend bestätigen Sie den Antrag über „Beantragen“.
Urlaubsstatus einsehen:
Nachdem der Vorgesetzte den Urlaub genehmigt oder abgelehnt hat, kann der Mitarbeitende den Status im fortytools-ERP unter Einstellungen >Urlaub einsehen.
Sollte bei einer Ablehnung eine Begründung des Vorgesetzten hinterlegt sein, wird diese ebenfalls dem Mitarbeitenden unter "Kommentar zur Ablehnung" angezeigt.
Urlaubsanträge in der Übersicht genehmigen oder ablehnen
Sehen Sie als Vorgesetzter in Ihrem fortytools-Mandanten/ERP auf einen Blick alle Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeitenden und genehmigen Sie diese oder lehnen Sie ab.
Voraussetzung:
Zum Genehmigen oder Ablehnen von Urlaubsanträgen benötigen Sie die Rolle Besitzer, Objektleiter oder Teamleiter.
Mit der Rolle Teamleiter können Sie ausschließlich die Urlaubsanträge der Mitarbeitenden bearbeiten, die Ihnen zugewiesen sind. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel.
Unbezahlten Urlaub eintragen
Um unbezahlten Urlaub zu erfassen, legen Sie zunächst eine neue Abwesenheitsart an:
Navigieren Sie zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
Erstellen Sie eine neue Abwesenheitsart mit der Bezeichnung „Unbezahlter Urlaub“.
Wählen Sie als Lohnkondition die Option „Keine Abrechnung“ aus und speichern Sie die Abwesenheitsart.
Anschließend können Sie den unbezahlten Urlaub in der Mitarbeiterakte erfassen:
Öffnen Sie dazu die gewünschte Mitarbeiterakte.
Wechseln Sie zum Bereich Abwesenheiten und tragen Sie dort die Abwesenheit "unbezahlter Urlaub" ein.
Sonderurlaub eintragen
Erhält ein Mitarbeiter zusätzlich zu dem in der Mitarbeiterakte hinterlegten vertraglichen Urlaubsanspruch weitere Urlaubstage, können Sie diese im Bereich Urlaubskonto als Korrekturbuchung erfassen.
Mit einer Korrekturbuchung passen Sie das Urlaubskonto einmalig an. Dabei können Urlaubstage sowohl gutgeschrieben (Bsp. 2 Tage) als auch abgezogen (Bsp. -2 Tage) werden, ohne den vertraglichen Urlaubsanspruch dauerhaft zu ändern.
Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie die Korrekturbuchung in der Mitarbeiterakte vorgenommen wird.
