Der elektronische Datenaustausch macht auch vor der Abrechnung nicht halt: Ab 2025 sind Sie verpflichtet, ihre Rechnungen auf elektronischem Wege zu stellen. Dafür haben sich in Deutschland und Europa zwei Standards etabliert: Das Format X-Rechnung für digitale Rechnungsinformationen als XML-Daten sowie der Standard ZUGfERD, welcher die Einbettung von Rechnungsdaten in PDF Dateien ermöglicht und diese somit auch für Menschen weiterhin lesbar gestaltet.
Fragen zur E-Rechnung
E-Rechnungen senden mit fortytools
X-Rechnungen und ZUGfERD Einbettung ist mit fortytools kein Problem und außerdem GoBD konform: Zu jeder geschriebenen Rechnung können die elektronischen Rechnungsinformationen für das E-Invoicing auch als XML-Datei heruntergeladen werden. Klicken Sie dazu einfach in der fertiggestellten Rechnung rechts auf X-Rechnung:
Auch beim Rechnungsversand wird die elektronische E-Rechnung / E-Invoicing berücksichtigt. So kann die X-Rechnung automatisch als XML-Dateianhang mit versendet werden.
E-Rechnung aktivieren:
Aktivieren Sie zunächst in den Einstellungen unter Dokumentenversand den Versand von E-Rechnungen.
Öffnen Sie anschließend die Einstellungen für den Rechnungsversand und setzen Sie dort den Haken bei "X-Rechnung zusätzlich zum PDF versenden" oder "Ausschließlich X-Rechnung (ohne PDF) versenden".
ZUGFeRD-Daten einbinden
Wenn zu einer Rechnung zusätzlich eine PDF-Datei erzeugt wird, können die ZUGFeRD-Daten direkt in die PDF integriert werden.
Für die Aktivierung der ZUGFeRD-Daten wenden Sie sich bitte an unseren Support. Gerne schalten wir die Funktion für Sie frei.
Leitweg ID
Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung.
Die Leitweg-ID muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.
Um die Leitweg-ID auf Ihrer fortytools X-Rechnung hinzuzufügen, tragen Sie diese einfach VOR dem Fertigstellen der Rechnung beim Bearbeiten im Feld Kundenreferenz ein:
E-Rechnung verarbeiten
Aktuell ist es mit fortytools noch nicht möglich die E-Rechnung zu lesen. Sie können diese aber über den Dokumenteneingang (Transfer > Dokumenteneingang) speichern.
Eine Funktion zum Lesen der elektronischen Eingangsrechnungen wird Anfang nächsten Jahres in der Software integriert.