Übersicht

Erfassen Sie die Belege Ihrer Lieferanten direkt im System und behalten Sie Ihre Eingangsrechnungen stets im Blick. Mit Hilfe unterschiedlicher Kostenarten und Fibu-Konten ist es auf diesem Weg möglich, Belege bei der Erfassung direkt vorzukontieren.

Legen Sie zunächst unter Lieferanten den entsprechenden Lieferanten an und hinterlegen Sie hier am besten direkt eine Bankverbindung, um später die SEPA Überweisung nutzen zu können.

Um Belege und Rechnungseingänge zu erfassen, laden Sie den Beleg oder die Rechnung im Menü unter "Transfer" in Ihrem Dokumenteneingang hoch. Für den automatischen Upload können Sie die hier auf der rechten Seite angezeigte Email-Adresse nutzen. Alle Dokumente, die als Anhang an diese Adresse gesendet werden, landen automatisch hier im Dokumenteneingang.

Sie können also zum Beispiel eine Weiterleitung aktivieren, so dass Mails an Ihre Firma direkt an die fortytools-Adresse weitergeleitet werden. So landen die Anhänge direkt in fortytools im Dokumenteneingang.

Sie können die Dokumente natürlich auch auf der rechten Seite manuell auf Ihrem Computer auswählen und "Hochladen" klicken.

Sobald das gewünschte Dokument dann im Dokumenteneingang erscheint, können Sie es direkt Kunden oder Lieferanten zuordnen. Wählen Sie dazu über das Suchfeld den Namen aus und geben Sie die Dokumentart an. Die Dokumentarten können Sie in den Einstellungen definieren. Sobald das Dokument zugeordnet wurde, finden Sie es im Kundenprofil unter der gewählten Dokumentart.

Wenn es sich um eine Eingangsrechnung handelt, klicken Sie auf “Eingangsrechnung erfassen” und geben Sie im nächsten Schritt die benötigten Beleginformationen an.

Auch die Auswahl der Kostenart gehört zu den zwingend notwendigen Infos bei der Belegerfassung. Dies ist notwendig, um die Eingangsrechnung bei der Erfassung direkt dem korrekten Konto zuzuordnen. Die Kostenarten konfigurieren Sie in den Einstellungen Ihres Mandanten. Dort ordnen Sie auch jeder Kostenart das entsprechende Fibu-Konto zu. Die Fibu-Konten werden ebenfalls in den Einstellungen konfiguriert.

Wenn möglich, erfasst das System die Daten direkt beim Hochladen und füllt die Felder automatisch aus. Sofern die Kontodaten nicht bereits beim Lieferanten hinterlegt wurden, können diese nun angegeben werden, um später die SEPA Datei für die Überweisung an die Bank erstellen zu können.

Auch die Auswahl der Kostenart gehört zu den zwingend notwendigen Infos bei der Belegerfassung. Dies ist notwendig, um die Eingangsrechnung dem korrekten Konto zuzuordnen.

Die Kostenarten konfigurieren Sie in den Einstellungen Ihres Mandanten. Dort ordnen Sie auch jeder Kostenart das entsprechende Fibu-Konto zu.

Sobald Sie Ihre Kostenarten also mit dem entsprechenden Fibu-Konto verschlüsselt haben, können Sie Ihre Belege bereits bei der Erfassung vorkontieren: Sie wählen einfach nur in der Eingabemaske die Kostenart aus - und dadurch, dass diese mit dem entsprechenden Konto verknüpft ist, wird die Eingangsrechnung diesem bereits zugeordnet.
(Ihre Fibu-Konten konfigurieren Sie, genau wie die Kostenarten, in den Einstellungen Ihres Mandanten.)

Im Menü Transfer finden Sie den Punkt Überweisungen. Nachdem Sie Eingangsrechnungen erfasst haben, sehen Sie dort eine Auflistung der anstehenden erfassten Überweisungen sortiert nach dem Ausführungsdatum.

Markieren Sie die Überweisungen, die Sie ausführen möchten, wählen Sie das Bank-Konto aus, von dem Sie überweisen möchten und klicken Sie den Button zum Erstellen der SEPA-XML-Datei.

SEPA-XML-Dateien dienen der Übermittlung der Zahlungsaufträge an Ihre Bank. Sie können die Daten mit einem Bankingprogramm einlesen und dann an die Bank übermitteln. Viele Banken bieten auch im normalen online Banking Zugang die Möglichkeit, SEPA-XML-Dateien hochzuladen. Fragen Sie bei Unklarheiten Ihren Bankberater, wie Sie am Besten vorgehen.