Die Schnittstelle zwischen fortytools und Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus ermöglicht es Ihnen, die Lohnabrechnung für Ihr Reinigungsunternehmen einfach selbst zu erledigen. Nehmen Sie lediglich ein paar Grundeinstellungen vor - und schon können Sie die Lohndaten mit nur wenigen Klicks an Sage übertragen und dort die Gehaltsabrechnung erstellen.

Von der Lohnart hängt ab, welche Steuern und Beträge abgeführt werden müssen. Für die korrekte Zuordnung bei Sage muss deshalb für jede Lohnart definiert werden, als was sie abgerechnet werden soll. Stellen Sie dies unter -> Dispo-Einstellungen und -> Lohnarten ein.

Vergewissern Sie sich anschließend noch einmal, dass auch die Lohnfaktoren und Lohnkonditionen korrekt eingepflegt sind. Für eine Unterhaltsreinigung nach Stunden, bei der zwischen 22:00 Uhr und 6:00 Uhr ein Nachtzuschlag gezahlt werden soll, müssten Sie beispielsweise eine Lohnkondition wie folgt anlegen:

Damit die Löhne im Zuge der Zeiterfassung korrekt berechnet werden, ist es wichtig, bereits bei der Planung eines Einsatzes die entsprechende Lohnkondition auszuwählen. Im Planungsmodul sehen Sie unter dem jeweiligen Mitarbeiter ein Dropdown für Lohnkonditionen. Unserem Beispiel folgend, wählen wir hier die Lohnkondition "Unterhaltsreinigung" aus.

Wurden die Einstellungen entsprechend vorgenommen und die Zeiten korrekt erfasst, errechnet das System nun automatisch die Lohndaten. Diese können Sie unter -> Auswertungen -> Lohndaten einsehen. In unserem Beispiel wären dies die Lohndaten für Helena Czieminski für Februar 2016.

Diese Ansicht im Browser dient derzeit lediglich zur kurzen Überprüfung. Hier sehen Sie also, dass Frau Czieminski im Februar insgesamt 744,97€ verdient hat.
Für jeden einzelnen Einsatz ist hierbei aufgeschlüsselt, für welche Stunden die Mitarbeiterin reguläres Arbeitsentgelt und wann sie zusätzlich einen Nachtzuschlag erhalten hat.

Lassen Sie uns nun anschauen, wie diese Lohndaten an Sage übertragen werden können.

Stellen Sie nun unter -> Dispo-Einstellungen -> Lohnabrechnung mit Sage die Verbindung zwischen fortytools und Sage her. Dies geschieht einmalig, dann bleibt die Verbindung bestehen, bis Sie diese aktiv trennen.
Wenn Sie bereits einen Zugang zu Sage haben, können Sie sich einfach einloggen. Andernfalls registrieren Sie sich nun bei Sage - für 30 Tage können Sie Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus komplett kostenlos testen.

Wenn Sie das erste Mal die Verbindung zwischen fortytools und Sage herstellen, müssen Sie außerdem alle Mitarbeiter einmal zuordnen. Übereinstimmende Vor- und Nachnamen erkennt das System in der Regel und schlägt bereits eine Zuordnung vor.

Speichern Sie diese Mitarbeiterzuordnung, um fortzufahren. Der nächste Schritt ist nun die Übermittlung der Lohndaten an Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus.

Der letzte Schritt, bevor die Lohndaten automatisch an Sage übermittelt werden, ist die Auswahl des jeweiligen Zeitraums. Wählen Sie oben links den Monat, für den die Lohndaten übertragen werden sollen, aus, und klicken Sie dann auf "An Sage übertragen".

Wenn alles einwandfrei geklappt hat, sehen Sie nun eine Meldung, dass die Daten erfolgreich an Sage übertragen wurden.
Wechseln Sie nun in die andere Anwendung - das heißt, ab hier geht es auf Seiten von Sage weiter.
Wählen Sie auf der Startseite den Punkt "Abrechnungen" in der Menüleiste und klicken Sie dann auf "Abrechnung starten". Keine Sorge, die erste Abrechnung ist immer eine Testabrechnung!

Nun werden Ihnen die Löhne bzw. Gehälter pro Mitarbeiter angezeigt. Für unsere Mitarbeiterin Helena Czieminksi beispielweise finden wir hier den Gesamtbetrag von 744,97€ wieder - erneut aufgeschlüsselt nach regulärem Arbeitsentgelt und Nachtzuschlag.

Von hier sind es nur noch wenige Klicks bis zur automatisierten Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter. Alle weiteren Infos finden Sie unter www.sage-entgelt.de.