Sie können Zeiten auf zwei Arten erfassen: Entweder für geplante Einsätze oder als freie Buchung ohne vorherige Planung. Am meisten Arbeit sparen Sie sich ohnehin, wenn Sie die Zeiten nicht selber erfassen, sondern Ihren Mitarbeitern einen Zugang geben, sodass diese ihre Zeiten eigenständig buchen.

Für die Zeiterfassung gibt es zwei Ansichten, zwischen denen Sie hin- und her wechseln können: eine Listenansicht und eine Kalenderansicht.

Tipp: Die Kalenderansicht eignet sich besser, um für geplante Einsätze Zeiten zu erfassen, in der Listenansicht lassen sich freie Buchungen schneller erfassen.

Listenansicht

In der Listenansicht werden geplante Einsätze mit einem Kalender-Icon und bereits erfasste Zeiten mit einem Uhr-Icon gekennzeichnet. Durch das Anklicken einer Planung kann für diese eine Zeit gebucht werden. Dabei werden die geplante Start- und Endzeit vorgeschlagen und können gegebenenfalls mit den tatsächlichen Zeiten ersetzt werden.

Über der Eingabemaske finden Sie außerdem eine Schnell-Erfassungsformular für freie Buchungen ohne geplante Einsätze:

Kalenderansicht

In der Kalenderansicht können Sie wählen, ob Sie nur einen Tag, Montag bis Freitag (5 Tage) oder die gesamte Woche angezeigt bekommen möchten. Durch einen Klick auf einen geplanten Einsatz kann die Einsatzzeit für diesen gebucht werden.

Mitarbeiter-Login

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Zugang geben, können diese ihre Zeiten selber erfassen. Hierfür ist kein PC notwendig, die Zeiterfassung kann über jedes Internet-fähige Smartphone erfolgen.

Um einem Mitarbeiter einen Zugang zu geben, muss er bereits in Skyline angelegt sein. Klicken Sie in der Mitarbeiter-Akte auf "Bearbeiten" und dann auf "Benutzerzugang erstellen". Im nächsten Schritt weisen Sie dem Mitarbeiter die Nutzergruppe "Benutzer" zu, die notwendig ist, damit der Mitarbeiter sich einloggen kann. Nun bekommt der Mitarbeiter eine E-Mail an die in der Mitarbeiter-Akte hinterlegte E-Mail-Adresse. In dieser Mail ist ein Link enthalten, den der Mitarbeiter anklicken muss, um die Anmeldung zu bestätigen und sich ein Passwort zu vergeben (siehe auch "Benutzer-Login für Mitarbeiter").

Keine Sorge: Die Mitarbeiter sehen nur die Einsätze/ Kunden/ Objekte, für die sie selber eingeplant sind, und haben keinen weiteren Daten-Zugriff.

Buchungen abschließen

Mit dem "Zeiterfassung abschließen"-Werkzeug können Ihre Mitarbeiter signalisieren, dass Sie bis zu einem Datum alle Arbeitsstunden erfasst haben. So wissen Sie, dass für die betroffenen Einsatzorte die Rechnungen erstellt werden können.

Die Mitarbeiter können nachträglich keine Zeiten mehr in einem abgeschlossenen Zeitraum erfassen, so dass Ihnen keine Zeiten verloren gehen können. Die abgeschlossenen Buchungen gelten immer auf Einsatzort-Ebene, Ihre Mitarbeiter können also für Objekt A die Buchungen abschließen und anschließend trotzdem noch für Objekt B Zeiten erfassen.

Solange Buchungen noch nicht abgeschlossen oder abgerechnet wurden, können Sie diese noch durch Anklicken der jeweiligen Buchung bearbeiten. In der Kalenderansicht werden bereits gebuchte Zeiten dunkler dargestellt als noch nicht gebuchte/ geplante Einsätze.

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