Wählen Sie entweder den Kunden oder ein Objekt des Kunden aus. Nutzen Sie die Objektauswahl, wenn Lieferungen an verschiedene Standorte erfolgen. So wird der jeweilige Lieferort auf dem Lieferschein ausgewiesen und der Lieferschein in fortytools dem richtigen Objekt zugeordnet.
Neuen Lieferschein erstellen
Nachdem Sie einen Kunden oder ein Objekt ausgewählt haben, klicken Sie im Modul „Neu“ oben rechts auf „Lieferschein“.
Anschließend öffnet sich das Formular zur Erstellung eines neuen Lieferscheins. Dieses ist bereits mit den wichtigsten Informationen vorausgefüllt, darunter die Anschrift des Kunden bzw. Objekts, das aktuelle Datum sowie die hinterlegten Standardtexte.
Die Texte können Sie für den jeweiligen Lieferschein individuell anpassen. Die Standardtexte verwalten Sie unter Einstellungen > Textvorlagen.
Fügen Sie über „+ Neue Position“ eine neue Lieferscheinposition hinzu. Dabei können Sie entweder eine Artikelbezeichnung direkt eingeben und über "Beschreibung" ergänzende Informationen zur Lieferung zu erfassen oder über
„+ Neuen Artikel auswählen“ einen bereits in fortytools angelegten Artikel auswählen.
Möchten Sie eine Position entfernen, klicken Sie auf „Löschen“. Um die Reihenfolge der Positionen zu ändern, greifen Sie das Positionskreuz am linken Rand einer Position und ziehen diese bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.
Indem Sie auf "Fertigstellen & Drucken" klicken, erstellen Sie den Lieferschein final und er erhält eine Lieferscheinnummer.
Gelieferte Artikel abrechnen
Sobald ein Lieferschein gedruckt wurde, hält fortytools ihn automatisch zur Abrechnung bereit.
Über „Rechnung erstellen“ können Sie direkt aus einem einzelnen Lieferschein einen Rechnungsentwurf erzeugen. Diesen finden Sie anschließend unter Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura. Falls bereits ein Rechnungsentwurf für den betreffenden Kunden existiert, wird die Position diesem Entwurf automatisch hinzugefügt.
Um mehrere Lieferscheine gesammelt abzurechnen, wählen Sie im Hauptmenü Rechnungen > Entwürfe/Vorfaktura.
Im unteren Bereich des Untermenüs in der rechten Seitenleiste finden Sie die Funktion „Aus Lieferscheinen erstellen“.
Dort sehen Sie, wie viele Artikel aktuell noch nicht abgerechnet wurden. Legen Sie das gewünschte Rechnungsdatum fest, das auf den erzeugten Rechnungen erscheinen soll. Das jeweilige Lieferdatum wird für jede Position auf der Rechnung separat ausgewiesen.
Klicken Sie anschließend auf „Entwürfe erstellen“. Die Rechnungsentwürfe werden daraufhin automatisch erstellt.
Der Bestand der abgerechneten Artikel wird dabei automatisch entsprechend reduziert.
Anzeige von Artikelinformationen auf Lieferschein und Rechnung
Die Informationen, die Sie in den Artikeln (unter Inventar > Artikel) in den Feldern „Gebinde“ und „Beschreibung“ hinterlegt haben, werden auf Lieferscheinen und Rechnungen automatisch übernommen und wie in den folgenden Beispielen dargestellt:
Darstellung auf dem Lieferschein
Darstellung auf der Rechnung
Leistungsarten für Artikelkategorien festlegen
Um Artikel abrechnen zu können, muss in den Einstellungen unter Artikelkategorien jeder Artikelkategorie eine Leistungsart zugeordnet werden.
Wählen Sie für alle Artikelkategorien, deren Artikel Sie in Angeboten oder Rechnungen verwenden möchten, eine passende Leistungsart aus.
Artikel aus Kategorien ohne zugeordnete Leistungsart können ausschließlich in Lieferscheinen verwendet werden. Sie gelten als Verbrauchsmaterial, das für die Erbringung Ihrer Leistungen benötigt, dem Kunden jedoch nicht direkt berechnet wird.
Über die Leistungsart werden den Artikeln ein Fibu-Konto und damit auch der entsprechende Steuersatz zugeordnet. So können Sie beispielsweise eine Artikelkategorie „Lebensmittel“ anlegen und dieser eine Leistungsart mit einem Fibu-Konto für 7 % Umsatzsteuer zuweisen.
Für eine Kategorie „Lieferung“ können Sie hingegen eine Leistungsart mit einem Fibu-Konto für 19 % Umsatzsteuer hinterlegen.
