Alle Daten, die für Ihre Buchhaltung relevant sind, finden Sie auf der Fibu-Export-Seite. Je nachdem, ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen, Ihre Eingangsrechnungen oder Ihre Kontoumsätze benötigen, exportieren Sie diese mit nur einem Klick. Entweder als Datei oder inklusive der Einzelrechnungen im PDF-Format. Ganz wie Sie oder Ihr Buchhalter es brauchen.
Buchhaltungsdaten pro Monat
In der Übersicht sind die Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie die Kontoumsätze monatsweise aufgelistet - vorausgesetzt, all diese Funktionen werden entsprechend genutzt. Ausgangsrechnungen tauchen automatisch auf, sobald Rechnungen aus dem System heraus verschickt wurden.
Die Zeile 'Eingangsrechnungen' hingegen ist nur aktiv, wenn Dokumente als solche erfasst wurden. Die Kontoumsätze können dann ausgewählt und exportiert werden, wenn die Qwist Bankanbindung genutzt wird.
Pro Zeile wird jeweils die Anzahl der Rechnungen bzw. Umsätze sowie der Gesamtbetrag (als Netto und Brutto) angezeigt. Ganz rechts gibt es außerdem einen Link zum Rechnungsaus- bzw. -eingang, um die Rechnungen vor dem Export noch ein letztes Mal kontrollieren zu können.
Unter Transfer - Fibu-Export finden Sie die Ausgangsrechnungen und die Eingangsrechnungen zum Export und unter Transfer - Kontozumsätze können Sie die Umsätze herunterladen.
Hier ist bereits voreingestellt, dass zusätzlich zur DATEV-Importdatei auch die Einzelrechnungen als PDFs heruntergeladen werden. Entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie nur die Importdatei benötigen.
Rechnungsausgang
Spielen wir das Ganze doch einmal mit den Ausgangsrechnungen (Transfer - FiBu-Export) durch.
Sie haben das Häkchen vor "Ausgangsrechnungen" gesetzt und rechts auf "Rechnungsausgang ansehen" geklickt, um diesen vor dem Export nochmals kurz zu überprüfen.
Der Link führt Sie in das Archiv (Rechnungen – Archiv). Dort können Sie bei Bedarf jederzeit zwischen Ausgangs- und Eingangsrechnungen wechseln.
Auf der rechten Seite wird Ihnen außerdem der aktuelle Status Ihrer Exporte angezeigt. So sehen Sie auf einen Blick, wie viele Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen Sie im jeweiligen Monat bereits exportiert haben (wechseln Sie dazu einfach in den gewünschten Monat).
Wenn Sie nun die neuen Rechnungen exportieren möchten, klicken Sie im Archiv unter Export-Status auf "Jetzt exportieren" oder Öffnen Sie erneut unter Transfer den FiBu-Export und starten diesen über "Export starten".
Rechnungseingang
Mit den Eingangsrechnungen gehen Sie genauso vor: Setzen Sie im Bereich Transfer – FiBu-Export das Häkchen bei Eingangsrechnungen und prüfen Sie bei Bedarf den Rechnungseingang erneut.
Nach dem Export ist vor dem Export
Zurück auf der FiBu-Übersichtsseite (Transfer – FiBu-Export): Nachdem die Rechnungen bzw. Umsätze eines Monats exportiert wurden, werden sie dort nicht mehr angezeigt, sondern sind nur noch im Archiv (Rechnungen – Archiv) einsehbar.
Hinweis: Sobald neue Eingangs- oder Ausgangsrechnungen hinzukommen, die exportiert werden können, taucht der Monat mit den jeweiligen neuen Rechnungen wieder in der Übersicht (Transfer – FiBu-Export) auf.
Exportformate für Lexoffice, Datev, Accountix, Addison, Sage 50
In den Einstellungen - Fibu- und Lohnexporte können Sie das Exportformat für Ausgangsrechnungen anpassen (Accountix, Addison, Aufsummierung je Konto, Datev, DATEV Rechnungswesen, Lexware, Sage 50).
Tipp zu DATEV:
Eine direkte Schnittstelle zu DATEV gibt es nicht. Sie können jedoch den Export im entsprechenden DATEV-Format nutzen und die Daten anschließend in DATEV einlesen.
Wenn Sie DATEV nutzen möchten, empfehlen wir das Format "DATEV-Rechnungswesen", da dieses den aktuellen DATEV-Voraussetzungen entspricht.
Öffnen Sie im Hauptmenü unter Rechnungen – Archiv den Export für Ihre Ausgangs- und Eingangsrechnungen (alternativ über Transfer – FiBu-Export), laden die Exportdatei herunter und importieren sie in Ihr Buchhaltungssystem.
Öffnet Excel die DATEV-CSV-Datei aus fortytools nicht richtig oder haben Sie Probleme beim Einlesen in Ihr DATEV-System?
Wenn Sie die DATEV-CSV-Datei aus fortytools herunterladen, kann es passieren, dass Excel die Inhalte nicht richtig darstellt. Mit dieser kleinen Anleitung geht es problemlos:
Datei herunterladen
Laden Sie die CSV-Datei wie gewohnt aus fortytools herunter.Excel öffnen
Starten Sie Excel ohne die Datei direkt zu doppelklicken.Import über Daten-Funktion
Gehen Sie auf Daten >Daten abrufen >Aus Datei >Aus Text/CSV (je nach Excel-Version).
Wählen Sie die heruntergeladene CSV-Datei aus.
Codierung auswählen
Stellen Sie sicher, dass als Dateiursprung „UTF-8“ ausgewählt ist und laden Sie die Datei hoch.
Excel zeigt nun die Inhalte korrekt an (Umlaute und Sonderzeichen werden richtig dargestellt).
Datei speichern
Speichern Sie die Datei als Excel-Datei ab, um sie weiter zu bearbeiten.
💡 Tipp: Wer direkt auf die Datei doppelklickt, kann manchmal fehlerhafte Zeichen sehen – der Import über „Daten >Aus Text/CSV“ stellt sicher, dass alles richtig angezeigt wird.
Werfen Sie zum besseren Verständnis auch einen Blick in diese Microsoft-Anleitung.