Um Ihre hinterlegten Aufträge abzurechnen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder rechnen Sie die Leistungen eines Auftrages über die Einzelansicht des Auftrages ab - oder Sie gehen über die Vorfaktura und rechnen alle Leistungen gesammelt ab. Mit nur einem Klick können Sie so all Ihre Aufträge abrechnen.

Zum zentralen Abrechnen gehen Sie in die Vorfaktura. In der rechten Spalte finden Sie das Menü zur Abrechnung aller wiederkehrenden Leistungen, aller in diesem Monat einmalig erbrachten Leistungen sowie aller Lieferscheine.

Aus wiederkehrenden Leistungen (Aufträgen) Rechnungen erstellen

Um ihre regelmäßigen Aufträge abzurechnen, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie den Abrechnungsmonat und das Rechnungsdatum ein, das auf den Rechnungen erscheinen soll. 

Über den Abrechnungstag kann gefiltert werden, ob alle Aufträge oder nur ein Teil abgerechnet werden soll- Beim Anlegen eines neuen Auftrages ist stets ein Abrechnungstag hinterlegt, der bei Bedarf angepasst werden kann. 

An dieser Stelle werden all die Aufträge in die Abrechnung einbezogen, bei denen der Abrechnungstag kleiner oder gleich dem gewählten Tag ist.  Bei einmaliger monatlicher Abrechnung ist der Filter aber meist nicht notwendig.

Klicken Sie auf 'Rechnungen erstellen'.

Die Rechnungen werden im Hintergrund erstellt und Sie erhalten im Browser angezeigt, wie viele Rechnungen und Rechnungspositionen erstellt werden.

Unregelmäßige Einzelleistungen abrechnen

Einzelleistungen, die in diesem Monat in den Aufträgen als erbracht gekennzeichnet wurden, werden hier direkt im Menü angezeigt (hier: nur 1 Position für die Fortytools GmbH). Stellen Sie auch hier das Rechnungsdatum ein, das auf der Rechnung stehen soll. Die Leistungszeiträume wurden bereits direkt im Auftrag eingepflegt. Klicken Sie auf „Rechnungen erstellen“.

Sie können die Einzelleistungen auch einzeln am jeweiligen Auftrag abrechnen (siehe Aufträge/Pauschalen abrechnen).

Hinweis: Noch einfacher geht die Abrechnung von Einzelleistungen mit Dispo - einfach Einsatz erfassen, Abrechnungskondition auswählen und sobald der Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfasst, wird der Umsatz für den Kunden errechnet.

Aus Lieferscheinen erstellen

Die im Abrechnungszeitraum gelieferten Artikel sowie die Gesamtsumme der Materiallieferungen werden ebenfalls direkt im Menü angezeigt. Stellen Sie das Rechnungsdatum ein, das auf der Rechnung erscheinen soll. Das Lieferdatum ist im Lieferschein vermerkt und wird automatisch auf die Rechnung übernommen. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.

Rechnungen mit unfertigen Leistungen

Erscheint in der Vorfaktura eine Rechnung ohne Checkbox, so ist mindestens eine Position als „unfertig“ gekennzeichnet. Dieser Status kann im Angebot oder im Auftrag hinterlegt werden, um eine Kontrolle der Rechnung zu erzwingen. Meistens wird dieser Zustand jedoch gesetzt, wenn Sie eine monatliche Leistung abrechnen, aber nicht der gesamte Monat abgerechnet wird.

Öffnen Sie die Rechnung durch Anklicken. Sie bekommen folgende Meldung angezeigt:

Gehen Sie in den Bearbeiten-Modus - neben den "unfertigen" Positionen sehen Sie den folgenden Button:

Kontrollieren Sie die Position, klicken Sie auf "Fertig" und speichern Sie die Rechnung neu. Nun sollte sie Rechnung in der Vorfaktura mit Checkbox erscheinen und kann gedruckt werden.

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