Rechnungen erzeugen & drucken

Legen Sie eine neue Rechnung an, ist diese zunächst im Entwurfsmodus. Das ist unabhängig davon, ob Sie die Rechnung aus einem Angebot oder Auftrag oder ganz ohne Vorlage erstellen. Sie können also jede Rechnung nochmals überprüfen und verändern, bevor diese endgültig mit einer Rechnungsnummer versehen und als PDF-Datei im Archiv abgelegt wird.
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Solange sich eine Rechnung im Entwurfsmodus befindet, können Sie Positionen, Anschrift, Preise, Rechnungstexte und weitere Inhalte jederzeit nach Belieben anpassen.

Öffnen Sie dazu im Hauptmenü Rechnungen > Entwürfe / Vorfaktura und klicken Sie auf den gewünschten Empfänger.

Um zu sehen, wie die Rechnung auf Ihrem hinterlegten Briefpapier dargestellt wird, klicken Sie im rechten Menü auf „Vorschau“.

Über „Bearbeiten“ haben Sie zudem die Möglichkeit, den Rechnungsentwurf nach Ihren Wünschen anzupassen, zu kopieren, zu löschen oder Anhänge hinzuzufügen.

In der Rechnungsübersicht steht Ihnen alternativ der Button „Vorschau“ zur Verfügung.

Damit können Sie eine Rechnungsvorschau nach der anderen direkt öffnen, ohne jede Rechnung einzeln aufrufen zu müssen.
Die Vorschauen lassen sich innerhalb einer Ansicht bequem durchklicken und so direkt "Fertigstellen & Drucken".

Wenn Sie eine Rechnung aus einem Angebot erstellen, werden Leistungen und Preise automatisch übernommen. Öffnen Sie zunächst das entsprechende Angebot und klicken Sie im rechten Menü auf „Rechnung erstellen“.

Anschließend wird ein Rechnungsentwurf erstellt, den Sie unter Rechnungen > Entwürfe / Vorfaktura finden. Dort werden alle Positionen des Angebots als Rechnungspositionen übernommen.

Solange sich die Rechnung im Entwurfsmodus befindet, können Sie Positionen jederzeit ändern, löschen oder neue hinzufügen.

Sobald Sie mit der Rechnung zufrieden sind und alle Angaben korrekt sind, klicken Sie auf „Fertigstellen und Drucken“.

Bitte beachten Sie: In diesem Moment wird die Rechnung endgültig mit einer Rechnungsnummer versehen, als PDF im Archiv abgelegt und kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden.

„Fertigstellen und Drucken“ können Sie direkt im Rechnungsentwurf auswählen:

Oder Sie wählen direkt mehrere oder alle Rechnungsentwürfe gleichzeitig aus und klicken anschließend auf „Fertigstellen und Drucken“.

Alternativ können Sie Ihre Rechnungen auch direkt per E-Mail an Ihre Kunden versenden.

Dazu aktivieren Sie unter Einstellungen > Dokumentenversand den E-Mail-Versand für Rechnungen (über das +).

Sobald diese Funktion aktiviert ist, werden Rechnungen, die Sie „Fertigstellen & Drucken“, automatisch an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.