Neue Rechnung - Entwurfsmodus

Legen Sie eine neue Rechnung an, ist diese zunächst im Entwurfsmodus. Das ist unabhängig davon, ob Sie die Rechnung aus einem Angebot oder Auftrag oder ganz ohne Vorlage erstellen. Sie können also jede Rechnung nochmals überprüfen und verändern, bevor diese endgültig mit einer Rechnungsnummer versehen und als PDF-Datei im Archiv abgelegt wird.

So lange eine Rechnung im Entwurfsmodus ist, können Sie Positionen, Anschrift, Preise, Texte etc. nach Belieben anpassen. Um zu sehen, wie die Rechnung auf dem von Ihnen hinterlegten Briefpapier aussehen wird, klicken Sie rechts neben der Browser-Ansicht auf "Vorschau". 

Rechnung aus Angebot erzeugen

Wenn Sie eine Rechnungen aus einem Angebot erstellen, werden die Leistungen und Preise automatisch übernommen. Rufen Sie zunächst das Angebot auf. Klicken Sie oben rechts auf „Rechnung erstellen“. Sie sehen nun das Rechnungsformular, auf dem alle Positionen des Angebots als Rechnungspositionen erscheinen.
Auch hier können Sie Positionen verändern, löschen oder hinzufügen, so lange die Rechnung noch im Entwurfsmodus ist.

Rechnungen drucken

Sobald Sie mit der Rechnung zufrieden sind und alles stimmig ist, klicken Sie auf "Fertigstellen und Drucken". Aber Achtung: In dem Moment, wo Sie die Rechnung fertig stellen, wird sie endgültig mit einer Rechnungsnummer versehen, als PDF-Datei  im Archiv abgelegt und ist nun nicht mehr veränderbar!

Um mehrere Rechnungen in einem Rutsch fertig zu stellen, gehen Sie in der Menüleiste zu -> Rechnungen -> Entwürfe (Vorfaktura)

Hier finden Sie alle Rechnungen, die sich noch im Entwurfsmodus befinden. Um diese Rechnungen mit Rechnungsnummern zu versehen und als PDF zu erhalten, gehen Sie ans Ende der Vorfaktura-Liste und setzen Sie das Häkchen vor „Alle auswählen“:

Alle Rechnungen sind nun ausgewählt. Klicken Sie auf „Ausgewählte Rechnungen drucken“. Alle ausgewählten Rechnungen werden mit einer einmaligen Rechnungsnummer versehen und in einer einzigen PDF Datei angelegt. Diese können Sie direkt an Ihren Drucker senden und so in einem Rutsch alle Rechnungen des jeweiligen Monats ausdrucken.

Rechnungen per E-Mail versenden

Alternativ können Sie Ihre Rechnungen direkt per E-Mail an Ihre Kunden versenden. Hierfür müssen Sie lediglich unter -> Systemeinstellungen -> Dokumentenversand den E-Mail-Versand für Rechnungen aktivieren. Sobald Sie diesen aktiviert haben (über das "Plus" auf der rechten Seite), werden Rechnungen, die Sie "fertig stellen & drucken", automatisch an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse versandt.


Wenn Sie zu einem Kunden mehrere Rechnungen oder mehrere Aufträge angelegt haben, können Sie diese bei Bedarf zusammenfassen. Dies steuern Sie über die Kundendaten. Hier können Sie zentral einstellen, ob der Kunde zusammengefasste oder Einzelrechnungen erhält. Wählen Sie hierzu den Kunden aus und klicken Sie rechts auf Kundendaten – „Bearbeiten“. Anschließend können Sie per Häkchen setzen folgende Option wählen:

Sollten doch einmal mehrere Rechnungen für einen Kunden entstanden sein, öffnen Sie eine der Rechnungen und klicken oben auf „Zusammenführen“. (Wird nur angezeigt, solange die Rechnung noch im Entwurfs-Modus ist.) Sie erhalten alle Rechnungen zu diesem Kunden und können einzeln festlegen, welche Rechnungen zusammengeführt werden sollen.

War diese Antwort hilfreich für Sie?