Aufträge aus Angeboten erzeugen

Hat der Kunde auf Basis eines in Skyline erzeugten Angebots den Auftrag für eine monatlich zu erbringende Leistung erteilt, können Sie direkt aus dem Angebot heraus den Auftrag erzeugen. Gehen Sie hierfür in das Angebot und klicken Sie oben rechts auf "Auftrag erstellen".

Aufträge direkt erstellen

Möchten Sie einen komplett neuen Auftrag anlegen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie als Erstes den Kunden, für den Sie den Auftrag anlegen möchten. Gehen Sie nun in der Kundenansicht auf die Neu-Box rechts oben und wählen dort 'Auftrag'. Nun öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie bei Bedarf einige grundlegende Informationen zu diesem Auftrag hinterlegen - eine Bezeichnung beispielsweise, oder Sie gruppieren über einen Abrechnungstag die Leistungen in Ihren Aufträgen. Außerdem können Sie an dieser Stelle die Rechnungsadresse für die aus dem Auftrag erstellten Rechnungen hinterlegen. Hierfür haben Sie drei Möglichkeiten: Sie können 

  • die Adresse des Kunden verwenden
  • die Adresse des Kunden verwenden und noch eine Zeile davor einfügen
  • eine ganz eigene Adresse für diesen Auftrag verwenden.

Um die generelle Adresse des Kunden zu verwenden, müssen Sie nichts weiter tun, dies ist bereits voreingestellt. Um vor diese Adresse eine Zeile einzufügen, füllen Sie die Zeile "Adresspräfix" aus. Dies ist besonders hilfreich für Hausverwaltungen, die die Rechnungen selber empfangen möchten, jedoch die betreuten Eigentumsgemeinschaften im Adressaten verlangen:

Um eine ganz andere Adresse zu verwenden, entfernen Sie das Häkchen und tragen in die sich öffnenden Felder die entsprechenden Adress-Daten ein.

Außerdem können Sie in dieser Maske noch einen eigenen Kopf- und Fußtext für diesen Auftrag hinterlegen. Dabei ist es im Kopftext auch möglich, Auftrags- oder Losnummern zu vermerken, die vom Kunden gefordert werden, wie es gerade bei öffentlichen Aufträgen häufig der Fall ist.

Auftragsdetails

Im nächsten Schritt geht es nun darum, Leistungen anzulegen, die später als Positionen in die generierten Rechnungen einfließen. Dies machen Sie über das Bearbeiten-Dropdown auf der rechten Seite. Hier können Sie dem Auftrag Leistungen mit freiem Text oder Artikel hinzufügen - genau wie beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebotes.

Über 'Auftrag bearbeiten' wiederum kommen Sie wieder auf die erste Seite zu den Grundeinstellungen für den Auftrag. Außerdem können Sie den Auftrag an dieser Stelle auch noch löschen - dies ist jedoch nur so lange möglich, wie Sie keine Rechnungen aus diesem Auftrag generiert haben.

Da sich Reinigungsaufträge nur selten ähneln, verwenden die meisten unserer Kunden Freitext-Leistungen für Ihre Aufträge. Schauen wir uns hier doch einfach mal das weitere Vorgehen an. Sobald Sie "Leistung mit freiem Text hinzufügen" klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Infos zu dieser Leistung hinterlegen können.

Hier können Sie z. B. ein Start- und Enddatum bestimmen, die Leistungsart auswählen etc. Über die Wahl des Abrechnungszyklus steuern Sie außerdem, ob eine Leistung regelmäßig (in unserem Beispiel monatlich) oder je Ausführung abgerechnet werden soll:

Leistungen erfassen und abrechnen

Schauen wir uns mal ein Beispiel mit zwei unterschiedlichen Abrechnungszyklen an: Mit einer Unterhaltsreinigung, die monatlich pauschal abgerechnet wird und einer Glasreinigung, die nach Bedarf (also "je Ausführung") abgerechnet wird. Im Auftrag würden zwei entsprechend hinterlegte Leistungen so aussehen:

Die monatliche Abrechnung der Unterhaltsreinigung lässt sich an dem Pfeile-Symbol auf der linken Seite erkennen, die Glasreinigung soll pro Ausführung erfasst werden.

Monatliche Leistungen erfassen

Die monatlichen und je Ausführung geschlüsselten Leistungen werden unterschiedlich abgerechnet. Um die monatliche Leistung abzurechnen, klicken Sie ganz unten auf der Seite unter dem Punkt 'Regelmäßige Leistung(en) abrechnen' auf den Button "Leistung(en) abrechnen":

Anschließend taucht die Rechnung als Entwurf in der Vorfaktura auf, wo Sie sie noch einmal kontrollieren können.

Verrichtete Leistungen erfassen

Die je Ausführung geschlüsselten Leistungen erfassen Sie, indem Sie vor den Leistungen ein Häkchen setzen, einen Ausführungszeitraum wählen und dann den "Markierte Leistungen verrichten"-Button klicken:

Sobald Sie die angehakten Leistungen als verrichtet markiert haben, tauchen diese als  "noch nicht abgerechnete unregelmäßige Leistungen" in einem extra Punkt auf:

An dieser Stelle markieren Sie also erst einmal, welche unregelmäßigen Leistungen verrichtet worden sind - bei der Verrichtung einer Glasreinigung ist dies z. B. praktisch, weil Sie auf diese Art und Weise für sich notieren können, an welchen Terminen diese unregelmäßigen Leistungen durchgeführt wurden. 

Sie erfassen also erst einmal die Verrichtung der Leistung. Wenn Sie die Verrichtung auch direkt abrechnen wollen, klicken Sie auf "Markierte Verrichtungen abrechnen". In der Vorfaktura wird nun zunächst eine einzelne Rechnung erstellt. 

Die Rechnung wird später mit weiteren generierten Rechnungen zusammengefasst, wenn Sie dies als Vorgabe bei den Kundendaten eingestellt haben. (Siehe hierfür "Rechnungen zusammenfassen".)

Andernfalls können Sie z. B. am Monatsende alle verrichteten Leistungen auf einmal abrechnen. Diese Abrechnung der Leistungen können Sie dann entweder für einen einzelnen Auftrag vornehmen oder gesammelt für alle regelmäßigen Leistungen in der Vorfaktura (siehe hierfür "Wiederkehrende Rechnungen") .

Tipp: Wenn Sie Skyline Dispo nutzen, können Sie die Sonderleistungen direkt abrechnen und auf diese Form der Leistungserfassung verzichten.

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