Angebote erstellen | fortytools by zvoove Hilfe Center

Ein neues Angebot erstellen

Wählen Sie zunächst den Kunden, für den Sie das Angebot erstellen möchten. Dann wählen Sie „Angebot“ aus dem Neu-Modul. Sie erhalten das Formular „Angebot anlegen“. Es ist bereits ausgefüllt mit der hinterlegten Firmenanschrift, dem heutigen Datum, dem Ansprechpartner (Ihr Name) und den Standardtexten.

Sie können alle diese Voreinstellungen direkt in diesem Formular verändern. Weitere Ansprechpartner stehen Ihnen zur Verfügung, sobald Sie weitere Benutzer eingerichtet haben. Das Feld Ansprechpartner können Sie auch frei lassen. Außerdem ist bereits die erste Angebotsposition zur Bearbeitung bereit:

Freie Bezeichnung: Hier können Sie eine übergeordnete Bezeichnung für die Leistung vergeben („Reinigung Nordflügel“). Wenn Sie die Zeile leer lassen, rücken die darunter liegenden automatisch hoch.
Leistungsart: Hier können Sie aus Leistungsarten wählen, die Sie selbst unter „Grundeinstellungen“ pflegen (z.B. „Unterhaltsreinigung“, Glasreinigung“, usw.). Über die Leistungsart wird der Steuersatz festgelegt.
Leistungsbeschreibung: Hier können Sie die angebotene Leistung näher beschreiben.
Menge: Falls Sie die Leistung mehrfach erbringen, oder z.B. pro Quadratmeter/Fenster/usw. anbieten möchten, dann stellen Sie hier die Mengenanzahl ein. Das System multipliziert automatisch mit dem Einzelpreis.
Einzelpreis: Tragen Sie hier den Einzelpreis für diese Leistung ein. Das System rechnet automatisch.
Einheit: Hier können Sie aus Einheiten wählen, die Sie selbst unter „Grundeinstellungen“ pflegen (pro Quadratmeter, pro Etage, usw.).
Abrechnungszyklus: Hier können Sie aus Abrechnungszyklen wählen, die Sie selbst unter „Grundeinstellungen“ pflegen (z.B. monatlich, pro Quartal, je Ausführung). Das System übernimmt diese Einstellungen später automatisch in die Aufträge und rechnet dann automatisch entsprechend ab!
Alternativposition: Soll die Position nicht in die Gesamtsumme einfließen, klicken Sie diesen Button. (Sinnvoll, wenn Sie z.B. verschiedene Qualitätsstufen anbieten.)
Löschen: Klicken Sie diesen Button, um die Position komplett zu löschen.
Positionssortierer: Wenn Sie mehrere Positionen haben, können Sie deren Reihenfolge mit dem Kreuz umsortieren. Klicken Sie auf das Kreuz, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Position an die gewünschte Stelle.

Angebot fertigstellen

Wenn Sie alle Positionen angelegt haben, klicken Sie unten auf „Speichern“. Das Angebot wird Ihnen mit allen enthaltenen Informationen angezeigt, dies entspricht aber nicht der Druckversion, die der Kunde später sieht. Um diese zu sehen, klicken Sie auf „PDF Vorschau“ rechts oben.

PDF Vorschau

Sie sehen nun evtl. zum ersten Mal, wie das Zusammenspiel aus Angebotsformular und Ihrem hinterlegten Briefpapier aussieht. Sollten Sie kein Briefpapier hinterlegt haben, wird das Angebot auf „weißem Papier“ dargestellt. Falls notwendig, gehen Sie nun zu den Einstellungen Ihres Mandanten und korrigieren Sie evtl. verrutschte Seitenränder, passen Sie Schriftgrößen an usw.

Angebot kopieren - als Vorlage nutzen

Wenn Sie dieses Angebot als Vorlage für ein weiteres Angebot nutzen möchten, dann klicken Sie auf „Kopieren“. So können Sie sich Standardangebote zurechtlegen, falls Sie häufig sehr ähnliche Angebote unterbreiten müssen.

Auftragsbetätigung erstellen

Hat Ihr Kunde das Angebot beauftragt, können Sie mit einem Klick auf „Bestätigung erstellen“ ein Bestätigungsschreiben erzeugen, in dem die beauftragten Positionen nochmals aufgelistet werden („Wir danken für Ihren Auftrag und werden zukünftig gerne folgende Leistungen für Sie erbringen: ...“). Die Auftragsbestätigung kann dann manuell versandt werden (eine Automatisierung gibt es hierfür nicht).

Angebotsstatus

Das Angebot liegt automatisch mit dem Status „offen“ vor. Wird der Auftrag durch den Kunden erteilt, wird der Status „akzeptiert“ erteilt, bei einer Absage lautet der Status „abgelehnt“.

Rechnung oder Auftrag aus Angebot erstellen

Falls es sich um eine einmalige Leistung handelt, können Sie nun direkt aus dem Angebot eine Rechnung erstellen. Klicken Sie hierzu in der Einzelansicht des Angebots auf „Rechnung erstellen“.

Tipp: Für wiederkehrende Leistungen, also z. B. für eine monatliche Unterhaltsreinigung, können Sie aus dem Angebot auch einen Auftrag erstellen, um aus diesem dann jeweils die Rechnungen erstellen zu lassen. Achten Sie dann darauf, dass Sie im Angebot als Abrechnungszyklus "monatlich" ausgewählt haben.