Sie können Dokumente zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Objekten hinterlegen. Um Dokumente hochzuladen, haben Sie mehrere Möglichkeiten: 

  • Sie gehen direkt über die Kunden- bzw. Mitarbeiterakte und laden die Datei dort hoch. 
  • Sie gehen den Weg über den Dokumenten-Eingang.
  • Sie schicken Dateien per E-Mail ans System und ordnen sie anschließend über den Dokumenten-Eingang zu.

Dokumenten-Upload beim Kunden

Um ein Dokument bei einem Kunden zu hinterlegen, wählen Sie als erstes in der Kundenakte im Neu-Modul "Dokument" aus. Anschließend erhalten Sie das Formular zum Hochladen eines Dokuments. Klicken Sie auf „Datei auswählen“ und wählen Sie das entsprechende Dokument auf Ihrem Rechner oder Server aus. Legen Sie anschließend die Dokumentart fest und klicken Sie auf „Speichern“.

Tipp: Die Dokumentkategorien (Angebote, Rechnungen, Krankmeldungen von Mitarbeitern etc.) können Sie in den Einstellungen Ihres Mandanten pflegen. 

Um ein Dokument bei einem Mitarbeiter, für ein Objekt etc. zu hinterlegen, gehen Sie genau so vor.

Dokumenteneingang

Eine andere Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, ist der Dokumenteneingang. Hier finden Sie alle Dokumente ohne Zuordnung, d.h. all diejenigen, die (noch) nicht direkt bei einem Kunden, Lieferanten o. ä. hochgeladen und abgespeichert wurden. Diese Verknüpfung lässt sich hier vornehmen.

Zum Dokumenteneingang kommen Sie über einen Link auf der Übersichtsseite. Links sehen Sie alle Dokumente, die noch nicht zugeordnet wurden. Rechts haben Sie die Möglichkeit, weitere Dateien hochzuladen. Außerdem sehen Sie hier die E-Mail-Adresse Ihres Mandanten. Um eine Rechnung ans System zu schicken, schicken Sie diese im Anhang an eine Mail an diese Adresse. Anschließend wird Ihnen diese hier angezeigt und Sie können sie zuordnen. 

Unser Beispiel zeigt eine Eingangsrechnung und ein Angebot. Die Eingangsrechnung kann erfasst und als Beleg einem Lieferanten zugeordnet werden (siehe "Rechnungseingang"). Das Angebot wird direkt einem Kunden zugeordnet und ist anschließend in der Kundenakte abgelegt, wo es mit einem Klick wieder aufgerufen werden kann.

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