Wenn Sie ähnliche Dokumente für mehrere Kund:innen oder Mitarbeitende erstellen möchten, können Sie mit den Dokumentvorlagen in Fortytools arbeiten. Sie finden die Dokumentvorlagen in den Einstellungen Ihres Mandanten unter dem entsprechenden Menüpunkt.

Klicken Sie auf den Button, um eine neue Vorlage anzulegen

Jetzt können Sie einen Namen festlegen, unter dem die Vorlage gespeichert werden soll, die Dokumentkategorie bestimmen, unter später die erstellten Dokumente abgelegt werden sollen und festlegen, für welchen Datensatztyp die Vorlage angelegt wird:

Als Vorlagendateien können Sie docx-Dateien verwenden. Diese lassen sich mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word, Google Docs oder Microsoft Office erstellen. docx-Dateien lassen sich relativ gut automatisiert verarbeiten, deshalb haben wir uns für diese Dateiart entschieden. Andere Dateien wie xlsx-Dateien oder pdf-Dateien werden nicht unterstützt.

In den docx-Dateien können Sie Platzhalter verwenden. Diese beginnen mit einem Dollarzeichen und enthalten dann in geschweiften Klammern, z.B. ${Kunde.Name} oder ${Mitarbeiter.Vorname}. Eine Aufstellung der unterstützen Platzhalter finden Sie in unserem Hilfe-Artikel zu Platzhaltern.

Die hinterlegten Vorlagen können Sie dann in den Mitarbeiter- oder Kundenakten verwenden, um daraus ein Dokument zu erstellen:

Bei diesem Schritt werden die Platzhalter durch die tatsächlichen Daten ersetzt, aus ${Kunde.Name} könnte also z.B. Fortytools GmbH werden.

Dokumentenvorlage als Serienbrief nutzen

Außerdem können Sie für mehrere Datensätze gleichzeitig Dokumente erstellen, indem Sie die Serienbrieffunktion nutzen. In der Kundenliste und der Mitarbeiter finden Sie ein entsprechendes Modul für die Erstellung:

Sie erhalten dann, nachdem der Serienbrief fertiggestellt wurde, eine Benachrichtigung in der Titelzeile der Anwendung und können die Einzeldokumente zusammengefügt als eine große Datei herunterladen.

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