Für jede Abwesenheit legen Sie unter Tägliche Dauer fest, wie die Stunden berechnet werden. Damit Sie (oder ein Objektleiter beim Genehmigen eines Urlaubsantrags) nicht jedes Mal selbst die passende Berechnungsart wählen müssen, können Sie sie vorgeben – getrennt für Krank, Urlaub und Sonstiges, für Ihr ganzes Unternehmen und bei Bedarf abweichend für einzelne Mitarbeitende.
Überblick
Berechnungsart für Ihr Unternehmen festlegen
Öffnen Sie Einstellungen → Abwesenheitsarten.
Unterhalb der Liste Ihrer Abwesenheitsarten finden Sie den Abschnitt Berechnungsart für Abwesenheiten. Wählen Sie dort für Krank, Urlaub und Sonstiges jeweils eine Berechnungsart aus und klicken Sie auf Speichern.
In den Mitarbeiterakten haben Sie jederzeit die Möglichkeit individuelle Einstellungen pro Mitarbeiter festzulegen. Dazu im nächsten Abschnitt mehr.
Zur Auswahl stehen dieselben Berechnungsarten wie beim Erfassen einer Abwesenheit:
Nur tägl. Stunden erfassen – eine feste Stundenzahl pro Tag
Tägl. Start- und Endzeit erfassen – die Stunden ergeben sich aus einer täglichen Start- und Endzeit
Nur geplante Zeiten erfassen – die Stunden werden aus den geplanten Einsätzen des Mitarbeitenden ermittelt
Welche Zeile gilt, richtet sich nach dem Typ der Abwesenheitsart (Spalte Typ in der Liste). Haben Sie mehrere Abwesenheitsarten mit dem Typ Sonstiges angelegt, zum Beispiel „Fortbildung“ und „Sonderurlaub“, gilt für alle dieselbe Einstellung unter Sonstiges. Für den Typ Feiertag gibt es keine Vorgabe.
Solange Sie hier nichts auswählen, bleibt alles wie bisher: Im Formular Abwesenheit erfassen ist Nur geplante Zeiten erfassen vorausgewählt, und genehmigte Urlaubsanträge werden mit Nur tägl. Stunden erfassen angelegt.
Abweichende Berechnungsart für einzelne Mitarbeitende
Arbeitet ein Mitarbeitender zum Beispiel nach sehr unterschiedlichen Plänen, können Sie für ihn eine andere Berechnungsart hinterlegen.
Öffnen Sie dazu die Mitarbeiterakte, klicken Sie auf den Pfeil neben Bearbeiten und wählen Sie Beschäftigung bearbeiten.
Weiter unten im Formular finden Sie den Abschnitt Berechnungsart für Abwesenheiten. Neben den drei Berechnungsarten gibt es hier die Option Mandanten-Einstellung: Sie ist vorausgewählt und übernimmt die Vorgabe aus Einstellungen → Abwesenheitsarten. Wählen Sie nur dort eine andere Berechnungsart, wo der Mitarbeitende abweichen soll, und speichern Sie das Formular.
Im Beispiel gilt für Krankheit und Sonstiges weiterhin die Mandanten-Einstellung, für Urlaub dagegen Nur geplante Zeiten erfassen.
Der Abschnitt Berechnungsart für Abwesenheiten erscheint in der Mitarbeiterakte nur, wenn Ihr Tarif die Einsatzplanung enthält.
Vorbelegung beim Erfassen einer Abwesenheit
Wenn Sie in der Mitarbeiterakte unter Abwesenheiten auf Abwesenheit erfassen klicken, wählt fortytools unter Tägliche Dauer automatisch die Berechnungsart aus, die zur gewählten Abwesenheitsart passt. Es gilt die Einstellung des Mitarbeitenden; steht diese auf Mandanten-Einstellung, die Vorgabe für Ihr Unternehmen.
Im folgenden Beispiel ist für die Mitarbeiterin bei Urlaub Nur geplante Zeiten erfassen hinterlegt:
Wechseln Sie die Abwesenheitsart, passt sich die Auswahl an. Für die Abwesenheitsart „Fortbildung“ (Typ Sonstiges) ist im Unternehmen Tägl. Start- und Endzeit erfassen vorgegeben – die Felder Tägl. Beginn und Tägl. Ende erscheinen dann direkt:
Die Vorbelegung ist nur ein Vorschlag: Sie können jederzeit eine andere Berechnungsart wählen, bevor Sie auf Speichern klicken.
Öffnen Sie eine bereits gespeicherte Abwesenheit, sehen Sie zunächst die gespeicherte Berechnungsart. Ändern Sie dort die Abwesenheitsart, wird die Berechnungsart neu vorbelegt – prüfen Sie die Auswahl daher vor dem Speichern.
Berechnungsart bei genehmigten Urlaubsanträgen
Genehmigen Sie einen Urlaubsantrag, zum Beispiel unter Personal → Urlaubsanträge mit dem Häkchen, legt fortytools automatisch eine Abwesenheit an. Dafür wird die Einstellung unter Urlaub verwendet – entweder die des Mitarbeitenden oder, bei Mandanten-Einstellung, die Ihres Unternehmens. Wer den Antrag genehmigt, muss sich also nicht mit der Stundenberechnung auskennen.
So wirkt sich die Einstellung beim Genehmigen aus:
Nur tägl. Stunden erfassen: Pro Tag werden die täglichen Stunden des Mitarbeitenden angesetzt (Wochenstunden geteilt durch 5).
Nur geplante Zeiten erfassen: Die Stunden werden aus den an diesen Tagen geplanten Einsätzen ermittelt.
Tägl. Start- und Endzeit erfassen: Ein Urlaubsantrag enthält keine Uhrzeiten. Die Abwesenheit wird deshalb wie bisher mit Nur tägl. Stunden erfassen und den täglichen Stunden des Mitarbeitenden angelegt.
Die angelegte Abwesenheit finden Sie in der Mitarbeiterakte unter Abwesenheiten. Datum und Abwesenheitsart sind dort gesperrt, die Tägliche Dauer können Sie aber weiterhin anpassen.
Halbtägige Urlaubsanträge
Für halbtägige Urlaubsanträge gilt die Einstellung nicht. Sie werden immer mit Nur tägl. Stunden erfassen und der Hälfte der täglichen Stunden angelegt. Darauf weist auch der Hinweis unter Urlaub in den Einstellungen hin.
Die Berechnungsart wird beim Genehmigen übernommen. Ändern Sie die Einstellung später, bleiben bereits angelegte Abwesenheiten unverändert.