Bei der Prüfung eines Arbeitsscheins legen Sie für jede Position fest, ob sie Geprüft oder Storniert ist. Bei Arbeitsscheinen mit vielen Positionen müssen Sie das nicht mehr Zeile für Zeile tun: Markieren Sie die gewünschten Positionen und setzen Sie den Status für alle auf einmal.
Überblick
Eingang / Prüfung öffnen
Öffnen Sie unter Disposition → Arbeitsscheine den erledigten Arbeitsschein über seine Nummer und klicken Sie rechts auf Eingang / Prüfung.
Auf der Prüfseite sehen Sie alle Positionen des Arbeitsscheins. Jede Position ist bereits auf Geprüft voreingestellt. Ganz links in jeder Zeile steht jetzt eine Checkbox zur Auswahl.
Positionen auswählen
Setzen Sie einen Haken bei allen Positionen, deren Status Sie gemeinsam ändern möchten. Sobald mindestens eine Position ausgewählt ist, wird unten links die Auswahlliste Status für Auswahl … aktiv.
Mit der Checkbox in der Kopfzeile der Tabelle wählen Sie alle Positionen auf einmal aus – oder heben die Auswahl wieder auf.
Status für die Auswahl setzen
Wählen Sie in Status für Auswahl … den gewünschten Status aus:
Geprüft – die Positionen wurden wie vorgesehen ausgeführt.
Storniert – die Positionen wurden nicht ausgeführt. Das Feld für die ausgeführte Menge wird bei stornierten Positionen ausgeblendet, und sie werden später nicht mit abgerechnet.
Der Status wird sofort in alle ausgewählten Zeilen übernommen. Die Auswahlliste springt danach zurück auf Status für Auswahl …, die Haken bleiben gesetzt. Einzelne Zeilen können Sie anschließend weiterhin direkt in der Spalte Status ändern.
Die Sammelauswahl ändert nur die Einträge auf der Seite. Gespeichert wird erst, wenn Sie auf Arbeitsschein als eingegangen und geprüft markieren klicken. Verlassen Sie die Seite vorher, gehen die Änderungen verloren.
Arbeitsschein als geprüft markieren
Prüfen Sie zum Schluss die Mengen in der Spalte Menge ausgeführt und klicken Sie auf Arbeitsschein als eingegangen und geprüft markieren.
Hat der Arbeitsschein weder eine digitale Unterschrift noch einen angehängten Beleg, fragt fortytools vorher nach: „Dieser Arbeitsschein hat weder eine digitale Unterschrift noch einen angehängten Beleg. Trotzdem als geprüft markieren?“ Bestätigen Sie mit OK.
Der Arbeitsschein wechselt in den Status Geprüft; stornierte Positionen werden mit dem Status Storniert angezeigt. Über Rechnung erstellen können Sie den Arbeitsschein anschließend abrechnen.
Was passiert mit den Mengen?
Die Sammelauswahl ändert nur den Status, nicht die Mengen. In der Spalte Menge ausgeführt steht für jede Position die Menge, die beim Erstellen des Arbeitsscheins aus der Arbeitsschein-Leistung übernommen wurde (zum Vergleich steht daneben unter Menge Leistung die Menge aus der Leistung). Diese Mengen werden beim Speichern so übernommen, wie sie auf der Seite stehen, und später als Menge in die Rechnung übernommen.
Wurde bei einer Position mehr oder weniger ausgeführt, passen Sie die Menge in dieser Zeile vor dem Speichern von Hand an.