Mit den automatischen Aufgaben erinnert Sie fortytools rechtzeitig an anstehende Prüfungen von Geräten und Fahrzeugen, an Fahrzeuginspektionen und an Schlüsselrückgaben.
Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Aufgabe erstellt wird – fortytools legt sie dann automatisch in Ihrer Aufgabenliste unter Kunden → Aufgaben an.
Übersicht
Automatische Aufgaben einrichten
Einstellungen → Grundeinstellungen → Automatische Aufgaben
Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie im Bereich Grundeinstellungen auf Automatische Aufgaben.
Tragen Sie für jede Art von Termin ein, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum die Aufgabe erstellt werden soll, und klicken Sie auf Mandanteneinstellungen aktualisieren:
Prüfung von Geräten (Tage vorher) – bezieht sich auf die nächste Prüfung eines Geräts.
Prüfung von Fahrzeugen (Tage vorher) – bezieht sich auf die nächste Prüfung eines Fahrzeugs (z. B. Hauptuntersuchung).
Inspektion von Fahrzeugen (Tage vorher) – bezieht sich auf die nächste Inspektion eines Fahrzeugs.
Schlüsselrückgabe (Tage vorher) – bezieht sich bei ausgegebenen Schlüsseln auf die geplante Rückgabe durch den Mitarbeitenden, bei Schlüsseln im Inventar auf die geplante Rückgabe an den Kunden (siehe Besonderheiten bei Schlüsseln).
Erlaubt sind ganze Zahlen von 1 bis 365. Bleibt ein Feld leer, werden für diese Art von Termin keine Aufgaben erstellt. Jede Art lässt sich also einzeln ein- und ausschalten.
Hinweis: Die Felder für Geräte und Fahrzeuge erscheinen nur, wenn Ihr Tarif die Geräteverwaltung bzw. die Fahrzeugverwaltung enthält (aktuell im Prime-Tarif). Den Bereich Grundeinstellungen sehen nur Benutzer der Gruppe Besitzer.
So werden die Aufgaben erstellt
fortytools prüft einmal täglich, welche Termine in den nächsten Tagen fällig werden (der Lauf ist für 5:23 Uhr eingeplant). Für jeden Termin, der innerhalb der eingestellten Anzahl Tage liegt, wird eine Aufgabe angelegt.
Beispiel: Bei Prüfung von Fahrzeugen (Tage vorher) = 30 und einer nächsten Hauptuntersuchung am 01.10. erstellt fortytools die Aufgabe ab dem 01.09. Fällig ist die Aufgabe am Tag der Prüfung selbst, also am 01.10.
Keine doppelten Aufgaben: Für jeden Termin wird nur einmal eine Aufgabe erstellt – auch dann nicht erneut, wenn Sie die Aufgabe erledigt, bearbeitet oder gelöscht haben.
Neuer Termin, neue Aufgabe: Ändert sich das Fälligkeitsdatum (z. B. weil Sie eine Prüfung dokumentiert haben und die nächste Prüfung ein neues Datum hat), entsteht für das neue Datum eine eigene Aufgabe, sobald es in den Zeitraum fällt.
Überfällige Termine bleiben außen vor: Termine, deren Datum bereits vorbei ist, erhalten keine Aufgabe. Wenn Sie die Funktion neu einschalten, füllt sich Ihre Aufgabenliste also nicht mit lange überfälligen Terminen.
Nachträglich eingeschaltet oder verlängert: Es werden alle Termine von heute bis zum Ende des Zeitraums berücksichtigt – nicht nur der Termin genau X Tage im Voraus. Erhöhen Sie z. B. den Wert von 14 auf 30 Tage, erhält beim nächsten täglichen Lauf jeder Termin in den nächsten 30 Tagen seine Aufgabe.
Die Aufgaben in der Aufgabenliste
Kunden → Aufgaben oder in der Übersicht unter Aufgaben
Die automatisch erstellten Aufgaben finden Sie im Reiter Offen Ihrer Aufgabenliste. Der Titel nennt, was fällig ist, z. B.:
Prüfung fällig: Inventarnummer und Bezeichnung des Geräts bzw. Kennzeichen und Bezeichnung des Fahrzeugs
Inspektion fällig: Kennzeichen und Bezeichnung des Fahrzeugs
Schlüsselrückgabe fällig: Schlüsselnummer und Einsatzort – für die Rückgabe durch den Mitarbeitenden
Schlüsselrückgabe an Kunden fällig: Schlüsselnummer und Einsatzort – für die Rückgabe an den Kunden
Die Aufgaben sind zunächst keiner Zuständigen Person zugewiesen. Über Aufgabe neu zuweisen können Sie sie wie jede andere Aufgabe einem Benutzer zuweisen, über Fälligkeit ändern verschieben oder über Erledigen abschließen.
Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Details in der Seitenleiste. Unter Zu erledigen für ist das betroffene Gerät, Fahrzeug oder der Schlüssel verlinkt – ein Klick darauf führt direkt zum Datensatz. Darunter steht, wo sich das Gerät, Fahrzeug oder der Schlüssel gerade befindet:
Fahrzeug: der Mitarbeitende, dem das Fahrzeug überlassen ist
Schlüssel: der Mitarbeitende, an den der Schlüssel ausgegeben ist, sonst das Objekt bzw. der Kunde
Gerät: das Objekt bzw. der Kunde, bei dem das Gerät über einen Vertrag oder eine Leistung im Einsatz ist [PRÜFEN] (im Browser nur für Fahrzeuge und Schlüssel getestet)
Aufgaben erledigen
Sie können eine automatisch erstellte Aufgabe jederzeit in der Aufgabenliste über Erledigen abschließen. Einfacher geht es direkt beim Dokumentieren: Solange zu einem Gerät, Fahrzeug oder Schlüssel eine offene automatische Aufgabe besteht, zeigt das Formular den Schalter Offene Aufgabe als erledigt markieren (bei mehreren: 2 offene Aufgaben als erledigt markieren usw.). Darunter steht, wann die Aufgabe fällig ist.
Der Schalter ist bereits eingeschaltet. Klicken Sie auf Speichern, wird die Aufgabe gleichzeitig erledigt. Möchten Sie die Aufgabe offen lassen, schalten Sie ihn vor dem Speichern aus.
Geräteprüfung dokumentieren
Öffnen Sie unter Inventar → Geräte das Gerät, wechseln Sie in den Reiter Prüfungen und klicken Sie auf Bearbeiten. Erfassen Sie das Ergebnis der Prüfung und das Prüfdatum, passen Sie bei Bedarf die Nächste Prüfung an und speichern Sie.
Fahrzeugprüfung oder -inspektion dokumentieren
Öffnen Sie unter Inventar → Fahrzeuge das Fahrzeug, wechseln Sie in den Reiter Prüfungen und klicken Sie auf Prüfung bzw. Inspektion. Der Schalter erscheint jeweils am Ende des Formulars und bezieht sich nur auf die Aufgaben dieser Art – beim Dokumentieren einer Prüfung bleibt eine offene Inspektions-Aufgabe also offen.
Schlüsselrückgabe erfassen
Öffnen Sie unter Inventar → Schlüssel den ausgegebenen Schlüssel und klicken Sie auf Rückgabe. Tragen Sie das Rückgabedatum ein und speichern Sie – mit eingeschaltetem Schalter wird die Aufgabe Schlüsselrückgabe fällig erledigt.
Besonderheiten bei Schlüsseln
Ein Schlüssel kann zwei Rückgabetermine haben. Welcher davon zählt, hängt vom Status des Schlüssels ab:
Ausgegeben: Es zählt die Geplante Rückgabe, die Sie bei der Ausgabe an den Mitarbeitenden (oder bei der Weitergabe) eintragen. Die Aufgabe heißt Schlüsselrückgabe fällig.
Im Inventar: Es zählt die geplante Rückgabe an den Kunden – das Feld Geplante Rückgabe neben Überlassung von Kunde im Schlüssel-Formular (Bearbeiten). Die Aufgabe heißt Schlüsselrückgabe an Kunden fällig.
Inaktiv: Für inaktive Schlüssel werden keine Aufgaben erstellt.
Beide Arten nutzen dieselbe Einstellung Schlüsselrückgabe (Tage vorher).
Offene Schlüssel-Aufgaben werden in diesen Fällen automatisch erledigt:
Rückgabe durch den Mitarbeitenden – über den Schalter im Rückgabe-Formular (siehe oben).
Weitergabe an einen anderen Mitarbeitenden – die Aufgabe des bisherigen Mitarbeitenden wird immer erledigt. Tragen Sie bei der Weitergabe eine geplante Rückgabe ein, entsteht dafür eine eigene Aufgabe.
Sie setzen den Schlüssel auf Inaktiv (z. B. weil er an den Kunden zurückgegeben wurde oder verloren ist) – dann werden alle offenen Aufgaben zu diesem Schlüssel erledigt.
Hinweis: Die Aufgabe Schlüsselrückgabe an Kunden fällig wird nur erledigt, wenn Sie den Schlüssel auf Inaktiv setzen. Andernfalls erledigen Sie sie selbst in der Aufgabenliste.
Geräte und Fahrzeuge außer Betrieb
Für Geräte und Fahrzeuge mit dem Status Außer Betrieb werden keine Aufgaben erstellt. Nehmen Sie ein Gerät oder Fahrzeug außer Betrieb, werden seine noch offenen automatischen Aufgaben gelöscht. Kommt es wieder in Betrieb und ist ein nächster Termin hinterlegt, erstellt fortytools die Aufgabe dafür neu.
Auch wenn Sie ein Gerät oder ein Fahrzeug löschen, werden die zugehörigen offenen Aufgaben gelöscht. Bereits erledigte Aufgaben bleiben erhalten.