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Die drei Bereiche der Mitarbeiterdaten
Die Daten eines Mitarbeitenden bearbeiten Sie nicht mehr in einem einzigen langen Formular, sondern getrennt in drei Bereichen:
Stammdaten: Personendaten, Kontaktdaten, Adresse und Zusatzinformationen.
Beschäftigung: Daten zum Beschäftigungsverhältnis, Betriebszugehörigkeit, Sozialversicherung/Steuer, Einsatzplanung & Zeiterfassung, Urlaub und Berechnungsart für Abwesenheiten.
App-Konfiguration: individuelle Einstellungen für die Zeiterfassungs-App.
Beim Speichern eines Bereichs werden nur die Felder dieses Bereichs übernommen. Die Angaben in den anderen beiden Bereichen bleiben unverändert.
Einen Bereich bearbeiten
Öffnen Sie im Hauptmenü unter Mitarbeiter die Mitarbeiterakte. Ein Klick auf Bearbeiten öffnet die Stammdaten. Über den Pfeil neben Bearbeiten wählen Sie gezielt einen Bereich aus:
Stammdaten bearbeiten
Beschäftigung bearbeiten
App-Konfiguration bearbeiten
Der Eintrag App-Konfiguration bearbeiten erscheint nur, wenn Ihr Tarif die Einsatzplanung enthält und die Handy-App für den Mitarbeitenden aktiv ist. In der Mitarbeiterakte steht dann unter Dispo & Zeiterfassung neben Handy-App der Status aktiv. Steht dort inaktiv, zeigt Ihnen das Info-Symbol daneben den Grund an, zum Beispiel:
Der Mitarbeitende hat sich noch nie in der Handy-App angemeldet.
Die Betriebszugehörigkeit umfasst nicht das heutige Datum (Eintrittsdatum in der Zukunft oder Austrittsdatum in der Vergangenheit).
Der Benutzerzugang des Mitarbeitenden ist gesperrt.
Dieselben Einträge finden Sie auch in der Mitarbeiterliste im Menü rechts neben jedem Mitarbeitenden. Wenn Sie den Bereich von dort aus öffnen, kehren Sie nach dem Speichern wieder zur Liste mit Ihren gewählten Filtern zurück. Aus der Mitarbeiterakte geöffnet, kehren Sie in die Mitarbeiterakte zurück.
In der Mitarbeiterakte unter Lohnkonditionen und -faktoren öffnet das Stift-Symbol neben Lohnstufe direkt den Bereich Beschäftigung.
Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Button am Ende des Formulars: Stammdaten aktualisieren, Beschäftigung aktualisieren bzw. App-Konfiguration aktualisieren.
Stammdaten
Die Stammdaten enthalten:
Personendaten: Anrede, Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland und Familienstand
Kontaktdaten: Email, Weitere Email, Telefon und Mobil
Adresse: Straße, PLZ und Ort
Zusatzinformationen: Bild, Information, Warnhinweis und Tags sowie die Felder, die Sie in den Einstellungen unter Datensatzerweiterung angelegt haben
Beschäftigung
Im Bereich Beschäftigung hinterlegen Sie alles, was das Arbeitsverhältnis betrifft:
Beschäftigung: Personalnummer, Wochenstunden, Vertraglicher Urlaubsanspruch, Lohnstufe, Staatsangehörigkeit und – bei Staatsangehörigkeiten außerhalb der EU – Aufenthaltserlaubnis bis und Aufenthaltserlaubnis Info
Betriebszugehörigkeit: Eintrittsdatum und Austrittsdatum
Sozialversicherung/Steuer: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Gesetzliche Krankenkasse und LBNR
Einsatzplanung & Zeiterfassung: Einsatzgruppen, Planungsnotizen, Einsatzradius um Wohnort und Einsätze automatisch erfassen
Urlaub: Urlaubsanträge erlauben, Rest-Urlaub vortragen und Resturlaub verfällt zum 31.03.
Berechnungsart für Abwesenheiten für Krank, Urlaub und Sonstiges
Einige Felder erscheinen nur, wenn die passende Funktion in Ihrem Tarif enthalten ist, zum Beispiel Standard-Kostenstelle, die Felder zum Arbeitszeitkonto oder das Buchungsmodell. Die Abschnitte Einsatzplanung & Zeiterfassung, Urlaub und Berechnungsart für Abwesenheiten erscheinen nur mit der Einsatzplanung.
Wählen Sie bei einer Einstellung Mandanten-Einstellung, gilt für den Mitarbeitenden die Einstellung, die für Ihr gesamtes Unternehmen in den jeweiligen Einstellungen hinterlegt ist.
App-Konfiguration
In der App-Konfiguration legen Sie fest, wie die Zeiterfassungs-App für diesen Mitarbeitenden arbeitet:
App-Sprache für Übersetzungen
Vorschau-Zeitraum: wie weit im Voraus Einsätze in der App angezeigt werden
Alle Einsatzorte anzeigen
Rüstzeiterfassung
Zeitbearbeitung in App
Neue Einsätze erstellen in App erlaubt
Tickets erstellen in App erlaubt
Km-Erfassung Fahrtzeiten und Km-Erfassung Kundeneinsätze
QR-Code für Zeiterfassung
Die automatische Zeiterfassung (Einsätze automatisch erfassen) und die Urlaubseinstellungen finden Sie nicht hier, sondern im Bereich Beschäftigung.
Neue Mitarbeitende anlegen
Wählen Sie im Hauptmenü unter Mitarbeiter bei Neu anlegen den Eintrag Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Los.
Beim Anlegen sehen Sie Stammdaten und Beschäftigung zusammen auf einer Seite: links die Stammdaten, rechts die Beschäftigung. Füllen Sie mindestens die mit * markierten Pflichtfelder aus und speichern Sie mit Person erstellen.
Die App-Konfiguration ist beim Anlegen noch nicht enthalten. Neue Mitarbeitende übernehmen dort die Einstellungen Ihres Unternehmens (Mandanten-Einstellung), der Vorschau-Zeitraum steht auf 4 Wochen. Sobald der Mitarbeitende die Handy-App nutzt, können Sie die App-Konfiguration über App-Konfiguration bearbeiten individuell anpassen.