Übersicht
Was ist das Arbeitszeitkonto?
Mit dem Arbeitszeitkonto zahlen Sie Ihren Mitarbeitenden jeden Monat eine feste Stundenzahl aus – unabhängig davon, ob im Monat mehr oder weniger gearbeitet wurde.
Arbeitet ein Mitarbeiter mehr als die vereinbarte monatliche Grenze, werden die zusätzlichen Stunden angespart.
Arbeitet er weniger, werden die fehlenden Stunden aus dem Guthaben ausgezahlt – solange Guthaben vorhanden ist.
fortytools rechnet das Arbeitszeitkonto automatisch bei der Lohnberechnung mit. Eine Excel-Liste neben der Lohnabrechnung ist nicht mehr nötig, und Sie sehen für jeden Monat nachvollziehbar, wie viele Stunden ausgezahlt, angespart und aus dem Konto entnommen wurden.
Freischaltung durch den Support
Das Arbeitszeitkonto ist ein eigenes Modul und muss aktuell durch unseren Support freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich dazu über den Chat unten rechts in Ihrem Mandanten an den fortytools-Support.
Solange das Modul nicht freigeschaltet ist, sehen Sie keine der in diesem Artikel beschriebenen Felder und Reiter, und es wird nichts angespart oder ausgezahlt.
Mit freigeschaltetem Modul können Lohndaten erst nach Ablauf des Monats als abgerechnet markiert werden – für alle Mitarbeitenden, nicht nur für die mit Arbeitszeitkonto. Mehr dazu unter Lohndaten abrechnen.
Lohnarten einrichten
Öffnen Sie Einstellungen → Lohnarten (im Bereich Disposition-Einstellungen). In der Liste sehen Sie in der Spalte Arbeitszeitkonto, wie jede Lohnart behandelt wird.
Klicken Sie bei einer Lohnart auf das Bearbeiten-Symbol und wählen Sie im Feld Arbeitszeitkonto eine der drei Möglichkeiten:
Nicht berücksichtigt – Standard. Die Stunden werden wie bisher vollständig im Monat ausgezahlt. Lassen Sie z. B. Überstunden und Zuschläge auf dieser Einstellung.
Stunden ansparfähig – Stunden dieser Lohnart zählen zur monatlichen Grenze. Was darüber liegt, wird angespart. Das ist typischerweise Ihre Lohnart für die normale Arbeitszeit, z. B. „Arbeitsentgelt“.
Auszahlungs-Lohnart – Über diese Lohnart werden Stunden aus dem Konto ausgezahlt. Es darf genau eine Auszahlungs-Lohnart geben.
Auszahlungs-Lohnart anlegen
Legen Sie am besten eine eigene Lohnart an, z. B. „Auszahlung Arbeitszeitkonto“, und wählen Sie bei Arbeitszeitkonto die Option Auszahlungs-Lohnart. Dann erscheint das Feld Lohnfaktor für Auszahlung: Hier wählen Sie den Lohnfaktor (z. B. den Stundenlohn), mit dem ausgezahlte Stunden bewertet werden. Das Feld ist für die Auszahlungs-Lohnart Pflicht.
Der Stundensatz wird für jeden Mitarbeitenden einzeln ermittelt – wurde der Lohnfaktor in der Mitarbeiterakte individuell angepasst, gilt der individuelle Betrag.
Ergibt der Lohnfaktor für einen Mitarbeitenden keinen Betrag (0,00 €), wird für ihn nichts ausgezahlt und das Guthaben bleibt unverändert, bis ein Betrag hinterlegt ist. Prüfen Sie den Lohnfaktor daher bei allen Mitarbeitenden mit Arbeitszeitkonto.
Wie bei jeder Lohnart legen Sie bei der Auszahlungs-Lohnart über In Schnittberechnung berücksichtigen fest, ob ausgezahlte Stunden in den Durchschnittslohn einfließen. Angesparte Stunden zählen erst in dem Monat zum Durchschnittslohn, in dem sie ausgezahlt werden.
Ändern Sie die Einstellung Arbeitszeitkonto einer Lohnart, die bereits verwendet wird, werden die noch nicht abgerechneten Entgelte dieser Lohnart zurückgesetzt und das Arbeitszeitkonto anschließend für alle Mitarbeitenden neu berechnet. Bereits abgerechnete Entgelte bleiben unverändert.
Die Neuberechnung läuft im Hintergrund, es kann einen Moment dauern, bis alle Werte aktualisiert sind.
Arbeitszeitkonto beim Mitarbeiter einrichten
Öffnen Sie die Mitarbeiterakte und wählen Sie im Menü neben Bearbeiten den Eintrag Beschäftigung bearbeiten.
Hier finden Sie zwei neue Felder:
AZK monatliche Grenze (Stunden) – die Stunden, die der Mitarbeiter jeden Monat ausgezahlt bekommt. Nur wenn hier ein Wert eingetragen ist, wird für diesen Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto geführt. Lassen Sie das Feld leer, wenn kein Arbeitszeitkonto geführt werden soll.
AZK Anfangssaldo (Stunden) – ein bereits vorhandenes Guthaben, z. B. aus Ihrer bisherigen Excel-Liste. Ohne Eintrag startet das Konto bei 0.
Ändern Sie später die monatliche Grenze oder den Anfangssaldo, berechnet fortytools alle noch nicht abgerechneten Monate des Mitarbeiters neu.
Entfernen Sie die monatliche Grenze wieder, endet das Arbeitszeitkonto: In noch nicht abgerechneten Monaten werden angesparte Stunden wieder normal ausgezahlt und Auszahlungen aus dem Konto entfernt.
Mitarbeitende mit Festgehalt sind vom Arbeitszeitkonto nicht betroffen.
So wird gerechnet
Das Arbeitszeitkonto wird automatisch mit der Lohnberechnung mitgeführt – jedes Mal, wenn Zeiten erfasst, geändert oder gelöscht werden. Sie müssen nichts manuell anstoßen.
Die Regeln
Zur monatlichen Grenze zählen die Stunden der Lohnarten mit Stunden ansparfähig sowie bezahlte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit – Abwesenheiten zählen immer, unabhängig von ihrer Lohnart. Lohnarten, die unter Steuerliche Einordnung als Zuschlag steuerfrei oder Zuschlag steuerpflichtig eingeordnet sind, zählen nie zur Grenze.
Mehr als die Grenze gearbeitet: Die Stunden bis zur Grenze werden ausgezahlt, der Rest wird angespart. Die Stunden werden in zeitlicher Reihenfolge verteilt – angespart werden also die zuletzt im Monat gearbeiteten Stunden.
Weniger als die Grenze gearbeitet: Die fehlenden Stunden werden über die Auszahlungs-Lohnart aus dem Konto ausgezahlt – höchstens bis zur Grenze und höchstens so viel, wie Guthaben vorhanden ist. Das Konto wird nie negativ.
Bezahlte Abwesenheiten werden nie angespart, sondern immer vollständig ausgezahlt.
Lohnarten mit Nicht berücksichtigt (z. B. Zuschläge, Überstunden) werden wie bisher vollständig im Monat ausgezahlt.
Pro Monat gibt es höchstens ein Auszahlungs-Entgelt. Es wird auf den letzten Tag des Monats datiert.
Beispiel
Eine Mitarbeiterin hat eine monatliche Grenze von 60 Stunden und einen Anfangssaldo von 40 Stunden.
Juni: 68 Stunden gearbeitet → 60 Stunden ausgezahlt, 8 Stunden angespart. Saldo: 48 Stunden.
Juli: 72 Stunden gearbeitet → 60 Stunden ausgezahlt, 12 Stunden angespart. Saldo: 60 Stunden.
August: 48 Stunden gearbeitet → 48 Stunden ausgezahlt, zusätzlich 12 Stunden aus dem Konto. Sie erhält also wieder 60 Stunden. Saldo: 48 Stunden.
Nachträgliche Änderungen
Wird eine Zeit nachträglich geändert oder gelöscht, berechnet fortytools den betroffenen Monat und alle folgenden Monate bis zum aktuellen Monat neu – denn jede spätere Auszahlung hängt vom Saldo der Vormonate ab.
Bereits abgerechnete Entgelte werden nie verändert. Sie zählen bei der Neuberechnung als ausgezahlt. Übersprungene Entgelte werden nicht berücksichtigt.
Der laufende Monat
Auch der aktuelle Monat wird laufend berechnet. Ist Guthaben vorhanden, erscheint zu Monatsbeginn bereits ein Auszahlungs-Entgelt über die volle Differenz zur Grenze. Mit jeder weiteren erfassten Stunde wird diese Auszahlung kleiner. Der endgültige Wert steht erst am Monatsende fest.
Auch für Monate, in denen keine Zeiten erfasst werden (z. B. bei unbezahltem Urlaub), wird die Auszahlung automatisch erstellt. [PRÜFEN] Das geschieht über eine tägliche Hintergrundberechnung; für einen solchen Monat wird – sofern Guthaben vorhanden ist – die volle monatliche Grenze aus dem Konto ausgezahlt.
Monatsübersicht im Reiter Arbeitszeitkonto
Bei Mitarbeitenden mit monatlicher Grenze finden Sie in der Mitarbeiterakte unter Mehr → Arbeitszeitkonto eine Übersicht aller Monate.
Oben rechts sehen Sie die monatliche Grenze und den Anfangssaldo. Die Tabelle zeigt pro Monat:
Stunden inkl. Abwesenheiten – alle Stunden, die zur Grenze zählen (ansparfähige Stunden und bezahlte Abwesenheiten).
Ausgezahlt (Stunden) – davon im Monat ausgezahlt.
Angespart – davon ins Konto gebucht.
Ausgezahlt (Konto) – zusätzlich aus dem Konto ausgezahlte Stunden.
Saldo – das Guthaben am Monatsende.
Im Beispiel ist Oktober der laufende Monat: Bisher wurden 16 Stunden gearbeitet, deshalb werden vorläufig 44 Stunden aus dem Konto ausgezahlt. Mit jeder weiteren gearbeiteten Stunde sinkt dieser Wert (siehe Der laufende Monat).
Der Reiter ist nur sichtbar, wenn für den Mitarbeiter eine monatliche Grenze eingetragen ist und Sie die Berechtigung haben, Entgelte zu sehen.
Arbeitszeitkonto in den Entgelten
Unter Mehr → Entgelte sehen Sie die einzelnen Entgelte eines Monats. Angesparte Stunden stehen klein und grau vor der ausgezahlten Menge. Im Beispiel wurden am 22.09. 4 Stunden gearbeitet, die vollständig angespart wurden (+4,0 angespart, 0,0 ausgezahlt), weil die Grenze von 60 Stunden bereits erreicht war.
Die Auszahlung aus dem Konto erscheint als eigenes Entgelt mit der Auszahlungs-Lohnart und dem Ursprung Auto. Unter der Tabelle fasst der Abschnitt Arbeitszeitkonto den Monat zusammen (monatliche Grenze, ausgezahlt, angespart, aus Konto ausgezahlt). Ein Klick auf Saldo zum Monatsende öffnet die Monatsübersicht.
Bitte beachten Sie:
Das Auszahlungs-Entgelt wird automatisch berechnet und kann nicht übersprungen werden.
Die Auszahlungs-Lohnart steht unter Entgelt manuell erfassen nicht zur Auswahl. Manuell erfasste Entgelte einer ansparfähigen Lohnart zählen zur monatlichen Grenze.
Überspringen Sie ein anderes Entgelt oder nehmen Sie es wieder in die Berechnung auf, wird das Arbeitszeitkonto sofort neu berechnet.
Lohndaten abrechnen
Solange ein Monat läuft, kann sich die Auszahlung aus dem Konto noch ändern. Deshalb gilt mit freigeschaltetem Arbeitszeitkonto: Lohndaten können erst nach Ablauf des Monats als abgerechnet markiert werden. Der gewählte Zeitraum muss also vor dem aktuellen Monat enden.
Versuchen Sie trotzdem, Lohndaten des laufenden Monats über Als abgerechnet markieren abzuschließen, erhalten Sie den Hinweis „Bei aktivem Arbeitszeitkonto können Lohndaten erst nach Ablauf des Monats als abgerechnet markiert werden.“ Diese Regel gilt für den ganzen Mandanten, also auch für Mitarbeitende ohne Arbeitszeitkonto.
Sonderfälle und Hinweise
Austritt eines Mitarbeiters
Im Monat des Austritts wird nichts mehr angespart. Stattdessen wird das gesamte Guthaben aus den Vormonaten ausgezahlt, datiert auf das Austrittsdatum. Danach wird für den Mitarbeiter nichts mehr berechnet.
[PRÜFEN] Wird das Austrittsdatum erst eingetragen, nachdem der Austrittsmonat bereits abgerechnet wurde, wird das Konto nicht mehr automatisch aufgelöst. Das verbleibende Guthaben muss dann manuell ausgezahlt werden.
Was das Arbeitszeitkonto derzeit nicht kann
Manuelle Korrekturbuchungen auf dem Konto – einen Startwert hinterlegen Sie über den AZK Anfangssaldo (Stunden).
Ein negativer Saldo (Minusstunden).
Eine Obergrenze für das Guthaben.
Eine anteilige Grenze bei Eintritt oder Austritt im laufenden Monat.