Übersicht
Was kann die Geräteverwaltung?
Mit der Geräteverwaltung können Sie:
Geräte mit allen relevanten Stammdaten erfassen (z. B. Bezeichnung, Kaufdatum, Kaufpreis)
zwischen Eigentum und Leasing unterscheiden
monatliche Abschreibungen automatisch berechnen lassen
Geräte gezielt Verträgen oder Leistungen zuweisen, damit die Kosten der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden
Abschreibungskosten automatisch in die Kostenrechnung (BAB) übernehmen
Hinweis: Die Geräteverwaltung ist im Prime-Tarif verfügbar. Den Prime-Tarif können Sie in den Einstellungen unter Tarifauswahl buchen.
Gerät anlegen
Sie legen neue Geräte unter Inventar → Geräte → Neues Gerät anlegen an.
Füllen Sie die Stammdaten aus:
Art, Typ, Seriennummer, Inventarnummer, Hersteller, Preis, Nutzungsdauer, etc.
Wählen Sie zwischen Anschaffung (Eigentum) oder Leasing/Miete:
Die Gerätearten können Sie in den Einstellungen hinterlegen unter Einstellungen - Geratearten.
Abschreibung einrichten
Bei Eigentum
Tragen Sie folgende Werte ein:
Kaufpreis
Anschaffungsdatum
Nutzungsdauer in Monaten
Die monatliche Abschreibung wird automatisch berechnet: Kaufpreis ÷ Nutzungsdauer.
Bei Leasing
Tragen Sie folgende Werte ein:
Monatliche Leasingrate
Leasingbeginn und -ende
Kostenart — bestimmt das Konto, auf das die Leasingrate gebucht wird
Abschreibungsbuchungen werden automatisch am 1. jedes Monats für den Vormonat erzeugt. Sie können einzelne Monate auch manuell nacherzeugen unter Statistik → Monatsbuchungen → Buchungen erzeugen.
Gerät einem Vertrag oder einer Leistung zuweisen
Damit die Gerätekosten der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden, weisen Sie das Gerät dem entsprechenden Vertrag oder der Leistung zu.
Die Kostenzuordnung erfolgt bei Geräten automatisch über diese Gerätezuweisungen. Ein nicht zugewiesener Restbetrag fällt auf eine Standardkostenstelle zurück.
Hinweis: Bei Geräten funktioniert die Kostenstellenzuordnung anders als bei Fahrzeugen. Direkte Kostenstellenzuordnungen (mit Zeiträumen und Gewichtungsfaktoren) sind bei Geräten nicht möglich — die Zuweisung erfolgt ausschließlich über Verträge und Leistungen.
Öffnen Sie dazu einen Auftrag und fügen eine neue Leistung hinzu, oder bearbeiten Sie eine bestehende Leistung. Sie können ganz unten über 2+ Gerät hinzufügen" die angelegten Geräte auswählen und dem Auftrag / der Leistung zuordnen. Das Geräte wird in der Geräteverwaltung dann mit dem Status "Im Einsatz" angezeigt.
Geräte können nur für einen Auftrag gleichzeitig verwendet werden.
Man kann ein Gerät nicht gleichzeitig in 2 oder mehr Aufträgen hinzufügen.
Außerdem können Sie in der Objektakte unter Mehr - Geräte die dort verwendeten Geräte einsehen.
Geräte-Prüfung
Öffnen Sie ein angelegtes Gerät und hinterlegen Sie einen Prüfungstermin:
Unter Historie können Sie außerdem Details aus der Historie des Geräts sehen.
Außerdem können Dokumente (z.B. die Rechnung) hochgeladen werden.
Geräte Status
Die Geräte werden mit verschiedenen Status gekennzeichnet:
Im Inventar: Geräte steht zur Verfügung
Im Einsatz: Gerät wird aktuell für einen Auftrag / Leistung genutzt
Außer Betrieb: Gerät steht aktuell nicht zur Verfügung
Kosten in der Kostenrechnung (coming soon)
Wenn Sie die Kostenrechnung (BAB) nutzen, fließen die Geräteabschreibungen automatisch in die Zeile „Abschreibungen" Ihres Auswertungsbogens ein — ohne weiteres Zutun.