Mit der Deckungsbeitragsrechnung (DB1) analysieren Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Kostenstellen. Dabei werden den erzielten Umsätzen die verursachten Kosten gegenübergestellt, um zu ermitteln, welcher Beitrag zur Deckung der Unternehmenskosten erwirtschaftet wird.

Die Auswertung zeigt die Erlöse und Kosten je Kostenstelle sowie den daraus resultierenden Deckungsbeitrag 1 (DB1).

Die Zuordnung der Erlöse und Kosten erfolgt über die hinterlegten Fibu-Konten, Kostenarten und Kostenstellen. Dadurch erhalten Sie eine transparente Übersicht darüber, wie profitabel einzelne Bereiche Ihres Unternehmens arbeiten.

Die Kostenrechnung (DB1 Auswertung) ist Bestandteil des Prime-Tarifs.

Sobald Prime aktiv ist, legt das System automatisch unter Auswertungen → Auswertungsbögen einen ersten Auswertungsbogen auf Basis Ihres Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04) an. Bereits vorhandene Rechnungen und Lohndaten werden dabei ebenfalls berücksichtigt. Bei größeren Datenmengen kann die erstmalige Berechnung einige Minuten in Anspruch nehmen.

Der Kontenrahmen legt fest, welche Kontonummern-Bereiche für die Standard-Kostenarten verwendet werden. Sie können dies selbst einstellen unter:

Einstellungen → FiBu-Konto

Zur Auswahl stehen SKR03 (Standard für Dienstleister) und SKR04 (Industriekontenrahmen).

⚠️ Wichtig: Sobald der erste Buchungssatz in Ihrem Konto existiert, ist der Kontenrahmen dauerhaft gesperrt — ein späterer Wechsel würde alle bestehenden Auswertungen verfälschen.

Klären Sie die Auswahl daher unbedingt mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie mit Rechnungen, Löhnen oder Einkäufen starten.

Prüfen Sie anschließend, ob die Fibu-Konten für Ihre Buchhaltung korrekt angelegt sind. Fragen Sie Ihren Steuerberater/Buchhaltung, welche Fibu-Konten zu verwenden sind und passen Sie ggf. nach den Anweisungen die Erlöskonten mit dem entsprechenden Steuersatz an oder erstellen Sie neue.

Auswertungen→ Auswertungsbögen → Neues Tabellenblatt anlegen

Sie können jederzeit weitere Tabellen (Auswertungsbögen) manuell erstellen und auch mehrere Auswertungsbögen parallel führen.

Bei der Erstellung eines neuen Tabellenblatts wählen Sie eine Vorlage:

Leer:

Keine vorbefüllten Zeilen — für einen individuellen Aufbau von Grund auf

SKR03

Vollständige Deckungsbeitragsrechnung mit 10 Kostenarten und Standard-Kontenbereichen

SKR04

Dasselbe, mit SKR04-Kontonummern

Die SKR03- und SKR04-Vorlagen legen automatisch folgende Struktur an:

Gesamtleistung (Umsatzerlöse) und Gesamtkosten mit 10 Kostenarten: Material · Fremdleistungen · Personalaufwendungen · Raumkosten · Steuern/Versicherungen · Fahrzeugkosten · Werbe-/Reisekosten · Kosten Warenabgabe · Abschreibungen · Sonstige Kosten

Hinweis zu Abschreibungen: Die Zeile „Abschreibungen" ist so vorkonfiguriert, dass Abschreibungen aus der Geräte- und Fahrzeugverwaltung automatisch dort einfließen, sobald das entsprechende Modul eingerichtet ist — ohne weiteres Zutun.

Auch mit einer Vorlage lohnt sich ein kurzer Abgleich, ob die vorgeschlagenen Kontenbereiche zu Ihrem individuellen Kontenplan passen.

Auswertungsbogen öffnen → Zeilen bearbeiten

Bearbeiten von Zeilen

In diesem Bereich können Sie bestehende Zeilen verwalten und anpassen.

Tipp: Nutzen Sie Unterzeilen, um Kosten- oder Erlösarten detaillierter aufzuschlüsseln und Ihre Auswertung übersichtlicher zu gestalten.

Aggregatzeile

Kontenzeile

Wichtig: Innerhalb einer Gruppe dürfen alle Unterzeilen nur vom gleichen Typ sein. Eine Mischung aus Aggregat- und Kontenzeilen auf derselben Ebene ist nicht möglich.

Für bestimmte Kostenarten gibt es keine klassische Kontonummer. Dafür stehen spezielle Buchungsschlüssel zur Verfügung:

Diese Buchungsschlüssel verwenden Sie für Kosten, die nicht über normale Finanzbuchhaltungskonten gebucht werden, beispielsweise Kosten aus internen Berechnungen. Alle anderen Kostenarten, wie Material, Fremdleistungen oder Raumkosten, werden über die entsprechenden Kontenbereiche zugeordnet.

Kostenstellen ermöglichen es, Kosten und Erlöse gezielt einzelnen Objekten, Kunden oder Bereichen zuzuordnen. Sie können Kostenstellen frei hierarchisch aufbauen, zum Beispiel: Kunde → Objekt → Leistung.

Zentral vorbereiten: Unter Einstellungen → Kostenstellen lässt sich eine komplette Struktur mit übergeordneten Kostenstellen vorab anlegen.

Sie haben in den Einstellungen → Fibu-Konten das Fibu-Konto „Fahrzeugleasing“ angelegt.

Anschließend erstellen Sie unter Einstellungen → Kostenstellen die Kostenstelle „Fahrzeugkosten“.

Danach legen Sie unter Einstellungen → Kostenarten die Kostenart z.B. „Auto“ an und verknüpfen diese mit dem Fibu-Konto „Fahrzeugleasing“ sowie der Kostenstelle „Fahrzeugkosten“.

Dadurch werden alle Buchungen der Kostenart „Auto“ automatisch der Kostenstelle „Fahrzeugkosten“ zugeordnet und auf das entsprechende Fibu-Konto gebucht. So können die Fahrzeugkosten später in den Auswertungen korrekt ausgewiesen werden.

Direkt am Datensatz anlegen: Auf der Detailseite eines Kunden, Objekts, Mitarbeiters oder Leistung können Sie über „Kostenstelle zuweisen" → „Neu anlegen" eine Kostenstelle direkt erstellen. Das System schlägt dabei automatisch eine passende Nummer vor. Für den Einstieg ist das oft der schnellere Weg.

Aktivieren Sie dazu die Einstellung „Kostenstellen verwenden“ unter Einstellungen → Stammdaten.

Automatische Zuweisung von Buchungen: Rechnungen, Löhne, Einkäufe und Abschreibungen übernehmen die Kostenstelle automatisch — anhand der am Einsatz, Vertrag oder Kunden hinterlegten Zuweisung. Buchungen ohne jede Kostenstellen-Zuordnung erscheinen im Bericht in der Spalte „Ohne Kostenstelle".

Wenn Sie eigene Geräte oder Fahrzeuge in fortytools verwalten, können deren Abschreibungen automatisch in die Kostenrechnung einfließen. Voraussetzung ist, dass das entsprechende Modul für Geräte- oder Fahrzeugverwaltung für Sie freigeschaltet ist.

Hinweis: Die Funktion muss erst von uns freigeschaltet werden. Bitte kontaktieren Sie den Support dazu.

Öffnen Sie das jeweilige Gerät oder Fahrzeug (unter Menüpunkt Inventar) und wählen Sie zwischen Eigentum (Anschaffung) und Leasing/Miete:

Wichtig: Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen Geräten und Fahrzeugen:

Fahrzeuge und laufende Kosten erhalten eine direkte Kostenstellenzuordnung auf ihrer Detailseite. Dort können Sie Zeiträume, Kostenstellen und Gewichtungsfaktoren hinterlegen.

Geräte verteilen ihre Kosten automatisch über die Zuweisung an Verträge oder Leistungen. Ein nicht zugewiesener Restbetrag fällt auf eine Standardkostenstelle. Eine manuelle Kostenstellenzuordnung wie bei Fahrzeugen ist bei Geräten nicht möglich.

Abschreibungsbuchungen werden automatisch am 1. jedes Monats für den Vormonat erstellt. Unter Statistik → Monatsbuchungen → Buchungen erzeugen können Sie einzelne Monate auch manuell nacherzeugen — zum Beispiel nach einer Korrektur. Löschen Sie in diesem Fall vorher die alten Buchungen für den betreffenden Monat.

Auswertungen → Auswertungsbögen

Sie sehen eine live berechnete Tabelle:

Die Basis-Auswertung steht Ihnen bereits vollständig zur Verfügung. Zwei Funktionen befinden sich noch in der Entwicklung und sind noch nicht nutzbar:

Bei Fragen zur Einrichtung oder zum Funktionsumfang steht Ihnen unser Support-Team jederzeit über den Chat in Ihrem Mandanten zur Verfügung.