In der Zeiterfassung unter Disposition → Zeiterfassung werden in der Seitenleiste jetzt zusätzlich die Stunden aus Rüstzeiten, Krankheit, Urlaub und Sonstiges eines Mitarbeitenden angezeigt. Die Übersicht ergänzt die bereits vorhandenen Informationen zu geplanten und erfassten Stunden.

Bisher waren diese Zeitarten in der Zeiterfassung nicht direkt sichtbar. Um beispielsweise Abwesenheitszeiten oder Rüstzeiten für einen bestimmten Zeitraum einzusehen, mussten Nutzer auf andere Bereiche wie Auswertungen oder den Abwesenheitskalender wechseln.

Mit der neuen Übersicht stehen alle relevanten Zeitinformationen nun zentral in der Zeiterfassung zur Verfügung.

Im Bereich Disposition → Erfasste Zeiten steht Ihnen jetzt eine neue Übersicht der Fehlzeiten zur Verfügung. Die Stunden werden nach den Kategorien Krankheit, Urlaub und Sonstiges zusammengefasst und direkt angezeigt.

Die Auswertung berücksichtigt automatisch alle zugehörigen Abwesenheitsarten und passt sich den aktuell gesetzten Filtern, beispielsweise nach Zeitraum oder Mitarbeitenden, automatisch an. So erhalten Sie die wichtigsten Abwesenheitsstunden auf einen Blick.

In der Arbeitsscheinübersicht unter Disposition → Arbeitsscheine wird jetzt eine eigene Spalte für Stundenvorgaben angezeigt. Die Stundenvorgaben stammen aus der im Auftrag hinterlegten Arbeitsscheinleistung und sind direkt in der Übersicht sichtbar, ohne den Arbeitsschein öffnen zu müssen.

Die Spalte wird in allen Arbeitsscheinstatus angezeigt. Zusätzlich wird ganz unten die Summe aller Vorgabestunden angezeigt, sodass ein schneller Überblick über mehrere Arbeitsscheine möglich ist.

Die Auftragsnummer kann optional auf dem Arbeitsschein ausgegeben werden.

Ist die entsprechende Option aktiviert, wird die Auftragsnummer als zusätzliche Metadaten-Zeile auf dem Arbeitsschein angezeigt.

Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert. Sie können sie jederzeit unter Einstellungen → Disposition aktivieren, indem Sie die Option „Auftragsnummer auf Arbeitsschein anzeigen“ einschalten.

Auftragsnummer anzeigen deaktiviert:

Auftragsnummer anzeigen aktiviert:

Ab sofort stehen Ihnen bei erledigten und geprüften Arbeitsscheinen zusätzliche Informationen zur Verfügung. Auf einen Blick erkennen Sie:

Damit die Auftragsdokumentation auf zurückgemeldeten Arbeitsscheinen angezeigt wird, aktivieren Sie die folgende Einstellung:

Einstellungen → Disposition → „Auftragsdokumentation auf zurückgemeldetem Arbeitsschein drucken“

Nach der Aktivierung finden Sie in der rechten blauen Informationsbox des geprüften Arbeitsscheins folgende Optionen:

Wenn Sie Rechnungen aus Arbeitsscheinen erstellen, stehen Ihnen ab sofort verschiedene Optionen zur Verfügung. So können Sie flexibel entscheiden, welche Version des Arbeitsscheins als Grundlage für die Rechnung verwendet werden soll.

Mit dieser Option erstellen Sie eine Rechnung auf Basis eines einzelnen Arbeitsscheins. Dabei können Sie auswählen, welche Version des Arbeitsscheins berücksichtigt werden soll:

Alternativ können Sie eine Rechnung direkt unter Rechnungen → Entwürfe/Vorfaktura → Aus Arbeitsscheinen erstellen erzeugen.

Hier stehen Ihnen dieselben Optionen zur Verfügung, wie bei der Rechnungserstellung aus einem einzelnen Arbeitsschein.

Die Kostenstellenliste in den Einstellungen kann jetzt nach Name oder Nummer sortiert sowie über ein Suchfeld schnell durchsucht werden.

Über die Sortiersymbole in den Spalten Name und Nummer lässt sich die Reihenfolge der Kostenstellen flexibel anpassen. Zusätzlich können Sie die Liste über das Suchfeld gezielt nach Name oder Nummer filtern. Die Suche erfolgt in Echtzeit und berücksichtigt keine Groß- und Kleinschreibung.

Dadurch lassen sich auch bei einer großen Anzahl von Kostenstellen benötigte Einträge schneller finden. Wird kein passender Eintrag gefunden, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Der Aufgabenbereich im ERP unter Kunden → Aufgaben wurde vollständig überarbeitet und bietet jetzt eine übersichtlichere Verwaltung von offenen und erledigten Aufgaben.

Offene und erledigte Aufgaben werden jetzt in klar strukturierten Tabellen dargestellt, die sich filtern und durchsuchen lassen. Über Schnellzugriffe lassen sich häufige Aktionen direkt aus der Liste heraus ausführen, ohne die Aufgabe erst öffnen zu müssen.

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Details in einem seitlichen Bereich, in dem alle Informationen eingesehen und bearbeitet werden können. Erledigte Aufgaben lassen sich bei Bedarf wieder als offen markieren.

Zusätzlich können mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgewählt und über eine neue Aktionsleiste gemeinsam bearbeitet werden, beispielsweise zum Ändern von Fälligkeiten, Zuständigkeiten oder des Aufgabenstatus.

Aufgaben, die Sie zu Mitarbeitenden, Kunden oder Objekten erstellen möchten, werden weiterhin über die jeweilige ERP-Seite angelegt und automatisch im zentralen Aufgabenbereich unter Kunden → Aufgaben oder auf der Übersichtsseite angezeigt.

Mit dem neuen Update 3.73.0 wurde die Navigation der fortytools-App überarbeitet und erscheint in einem neuen Design.

Weitere Informationen erhalten Sie in diesem Hilfeartikel:

Neue Navigation in der App

Ausblick:

Die Funktion „Tickets“ in der App wird künftig nicht mehr ausschließlich für interne Audits für Qualitätskontrollen zur Verfügung stehen. In naher Zukunft können auch Mitarbeitende direkt über die App Tickets bzw. Aufgaben erstellen.

Die erstellten Tickets werden anschließend im Dashboard Ihres Mandanten unter „Aufgaben“ angezeigt und der jeweils zuständigen Person zur Bearbeitung zugewiesen.

Auf der Einsatzkarte in der App wird jetzt die Leistungsart des Einsatzes angezeigt. So können Mitarbeitende bereits in der Übersicht erkennen, um welche Tätigkeit es sich handelt, ohne den Einsatz öffnen zu müssen.

Bei Einsätzen aus Aufträgen aus dem ERP wird die hinterlegte Leistungsart angezeigt. Für Einsätze, die direkt in der Disposition → Planung geplant wurden, wird stattdessen die hinterlegte Vertriebskondition angezeigt.

Die Funktion erleichtert die Orientierung bei mehreren gleichzeitig geplanten Einsätzen und kann pro Mandant unter Einstellungen → Disposition → Leistungsart in App anzeigen ein- oder ausgeschaltet werden.

Auf der Übersichtsseite in der App können Nutzer die angezeigten Daten nun per Wischgeste von oben nach unten manuell aktualisieren.

Während der Aktualisierung wird ein Ladesymbol angezeigt. Nach erfolgreichem Abruf bestätigt eine kurze Animation, dass die neuesten Daten geladen wurden.

Bisher aktualisierten sich Inhalte nur automatisch oder nach einem Neuladen der App. Wenn sich beispielsweise ein Einsatz oder eine Ticketliste kurzfristig geändert hatte und der Mitarbeitenden einen schlechten Internetempfang hatte, war nicht immer klar, ob die angezeigten Daten noch aktuell sind. Mit der neuen Wischgeste können Nutzer selbst und jederzeit sicherstellen, dass sie mit dem aktuellen Stand arbeiten.

Mit dieser Funktion werden PDF-Anhänge gemeinsam mit der Rechnung zu einer einzigen PDF-Datei zusammengeführt und per E-Mail versendet. Dadurch erhält der Empfänger alle relevanten Dokumente in einem zusammenhängenden PDF.

Die Funktion zum Zusammenführen von PDF-Anhängen kann entweder mandantenweit oder für einzelne Kunden aktiviert werden.

Um die Funktion standardmäßig für Ihren gesamten Mandanten zu nutzen, öffnen Sie Einstellungen → Dokumentenversand und wählen Sie die Dokumentart „Rechnung“ aus. Aktivieren Sie dort die Option „PDF-Anhänge zusammenführen“. Die Einstellung gilt anschließend für alle Rechnungen Ihres Mandanten.

Alternativ können Sie die Funktion nur für bestimmte Kunden aktivieren. Öffnen Sie hierzu die gewünschte Kundenakte und wählen Sie neben „Bearbeiten“ den Menüpunkt „Versandeinstellungen bearbeiten“ aus. Setzen Sie anschließend die Option „PDF-Anhänge zusammenführen“ auf „Ja“. Diese Einstellung gilt ausschließlich für den ausgewählten Kunden.

Beim Versand einer Rechnung werden alle Anhänge vom Typ PDF automatisch mit dem Rechnungs-PDF zu einer einzigen Datei zusammengeführt.

Dabei gilt folgende Reihenfolge:

Verhalten bei anderen Dateiformaten

Anhänge, die keine PDF-Dateien sind (z. B. Word-, Excel- oder Bilddateien), werden nicht in die Zusammenführung einbezogen.

Diese Dateien werden wie gewohnt als separate Anhänge der E-Mail hinzugefügt.

Besonderheit bei X-Rechnungen

Ist in den Einstellungen → Dokumentenversand → Rechnung die Option „Ausschließlich X-Rechnung (ohne PDF) versenden“ aktiviert, findet keine Zusammenführung der PDF-Dateien statt.