Übersicht:
Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub können Sie in der Mitarbeiterakte unter Mehr - Abwesenheiten - Abwesenheit erfassen eintragen. In der Planung werden die Zeiten dann entsprechend für den oder die Mitarbeiterin blockiert und in den in den Einstellungen hinterlegten Farben gekennzeichnet.
Schauen Sie dazu in die Einstellungen → Abwesenheitsarten und legen Sie hier je Abwesenheitsart die angezeigte Farbe und die Lohnkonditionen für die Planung fest.
Abwesenheit erfassen
Nachdem Sie in der Mitarbeiterakte auf „Abwesenheit erfassen“ geklickt haben, öffnet sich dieses Fenster:
Wählen Sie hier aus die in den Einstellungen → Abwesenheitsarten hinterlegten Abwesenheitsarten aus.
Berechnung der Abwesenheiten
Unter „Tägliche Dauer“ legen Sie fest, wie die Abwesenheit berechnet werden soll.
Nur tägl. Stunden erfassen
Geben Sie die Anzahl der Stunden an, die pro Tag für die Abwesenheit berücksichtigt werden sollen.
Diese Stunden werden unter anderem für die Lohnberechnung verwendet.fortytools schlägt automatisch eine Stundenanzahl vor. Diese wird anhand der in der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“ hinterlegten Wochenstunden berechnet.
Tägl. Start- und Endzeit erfassen
Hier können Sie eine tägliche Start- und Endzeit angeben.
Aus diesen Zeiten wird die Anzahl der Stunden pro Tag automatisch berechnet und unter anderem für die Lohnberechnung verwendet.Nur geplante Zeiten erfassen
Die tägliche Dauer der Abwesenheit wird automatisch anhand der geplanten Einsätze berechnet. Die Berechnung erfolgt direkt beim Erstellen der Abwesenheit und kann später über die Funktion „Abwesenheiten ermitteln“ erneut ausgeführt werden.
So werden Abwesenheiten neu ermittelt:
Wie werden Urlaubstage bei „Nur geplante Zeiten" berechnet?
Wenn Sie eine Abwesenheit vom Typ „Nur geplante Zeiten erfassen" anlegen, zieht das System die Urlaubstage nicht pauschal pro Kalendertag ab, sondern auf Basis der für diesen Tag geplanten Arbeitszeit. Das kann dazu führen, dass für einen Urlaubstag nur ein halber Tag vom Urlaubskonto abgebucht wird. Hier wird erklärt, wann das passiert.
Die Berechnungsregel
Pro Urlaubstag vergleicht das System die an diesem Tag geplante Arbeitszeit mit dem täglichen Soll des Mitarbeiters.
Keine Planung an dem Tag → es wird kein Urlaubstag abgezogen
Geplante Zeit höchstens die Hälfte des Tagessolls → es wird ein halber Urlaubstag (0,5) abgezogen
Geplante Zeit mehr als die Hälfte des Tagessolls → es wird ein ganzer Urlaubstag (1,0) abgezogen
Das tägliche Soll ergibt sich dabei aus den in der Mitarbeiterakte unter „Bearbeiten“ hinterlegten Wochenstunden. (Wochenstunden geteilt durch 5 - Fünf-Tage-Woche). Bei 15 Wochenstunden sind das z. B. 3,0 Stunden pro Tag.
Beispiel
Ein Mitarbeiter mit 15 Wochenstunden hat ein tägliches Soll von 15 ÷ 5 = 3,0 Stunden. Die Hälfte davon sind 1,5 Stunden. Er nimmt von Montag bis Freitag Urlaub. An jedem dieser Tage ist eine Schicht von 1,5 Stunden geplant.
Da 1,5 Stunden genau der Hälfte des Tagessolls entsprechen, zählt jeder Tag als halber Urlaubstag: 5 Tage × 0,5 = 2,5 Urlaubstage
Wären stattdessen z. B. 2,0 Stunden pro Tag geplant (mehr als die Hälfte von 3,0), würde pro Tag ein ganzer Urlaubstag abgezogen — in Summe also 5 Tage.
Was Sie prüfen können
Wenn der Urlaubsabzug nicht Ihrer Erwartung entspricht, hilft ein Blick auf zwei Werte des Mitarbeiters:
Die hinterlegten Wochenstunden – daraus berechnet sich das tägliche Soll. Passen die Wochenstunden zur tatsächlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters?
Die geplante Arbeitszeit an den Urlaubstagen – wie steht die Planung im Verhältnis zum Tagessoll? Eine sehr kurze Planung im Vergleich zum Soll führt zum halben Tag.
Häufigste Ursache für einen unerwartet niedrigen Abzug: Die geplanten Stunden sind deutlich kürzer als das tägliche Soll, das sich aus den hinterlegten Wochenstunden ergibt.
Tipp
Wenn Sie möchten, dass ein voller Urlaubstag abgezogen wird, achten Sie darauf, dass die geplante Arbeitszeit am jeweiligen Tag mehr als die Hälfte des täglichen Solls beträgt – oder erfassen Sie die Abwesenheit über einen der anderen Erfassungstypen („Nur tägliche Stunden" bzw. „Tägliche Start- und Endzeit").
Auswertung der Abwesenheiten
Unter Disposition → Abwesenheiten erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden.
Hier können Sie die Abwesenheiten einsehen und bei Bedarf nach verschiedenen Kriterien filtern, um einen schnellen Überblick über Urlaube, Krankmeldungen und weitere Abwesenheitsarten zu erhalten.
Gewährt: Hier wird der aktuelle Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden angezeigt. Dieser setzt sich aus den in der Mitarbeiterakte hinterlegten vertraglichen Urlaubstagen sowie gegebenenfalls gewährten Sonderurlaubstagen zusammen.
Genommen: Zeigt die bereits in Anspruch genommenen Urlaubstage des Mitarbeitenden an.
Geplant: Hier werden alle zukünftigen, bereits genehmigten und eingetragenen Urlaubstage angezeigt.
Sonstige: Umfasst alle Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart in den Einstellungen → Abwesenheitsarten mit dem Status „Sonstiges“ gekennzeichnet ist.
Krank: Zeigt alle erfassten Krankheitstage des Mitarbeitenden an.
Hinweis:
Abwesenheiten und Urlaube können aktuell nur pro Mitarbeitendem erfasst werden, nicht jedoch für den gesamten Betrieb (z. B. Betriebsferien).