Übersicht
1. Vertriebskonditionen manuell im Einsatz auswählen
Wenn Sie einen neuen Einsatz unter Disposition > Planung > Einsatz planen erstellen, haben Sie die Möglichkeit, direkt die Vertriebskonditionen zu hinterlegen. Die Vertriebskonditionen bestimmen, was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen.
Nur durch die hinterlegten Vertriebskonditionen werden aus den erfassten Zeiten automatisch Umsätze generiert, die Sie anschließend unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen können.
Vertriebskondition: Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt
Wählen Sie diese Vertriebskondition im Einsatz aus, greift die Standardkondition, die Sie in den Einstellungen >Vertriebskonditionen festgelegt haben:
Alternativ können Sie im Einsatz eine andere Vertriebskondition auswählen, die Sie zuvor unter Einstellungen > Vertriebskondition erstellt haben, und diese dem Einsatz zuweisen:
2. Individuelle Vertriebskonditionen in der Kundenakte hinterlegen
Wenn Sie bereits im Vorfeld wissen, welche Vertriebskondition für einen Kunden gelten soll, können Sie diese direkt in der Kundenakte hinterlegen.
Öffnen Sie dazu die Kundenakte, gehen Sie auf Mehr > Einstellungen und passen Sie unter Preise für Vertriebskonditionen die Standard-Vertriebskondition an.
Bei Bedarf können Sie hier auch die Preistypen für Anfahrt, Leistungen pro Stunde oder andere Positionen individuell für diesen Kunden festlegen.
Diese individuellen Einstellungen überschreiben die Standard-Mandanten-Einstellungen (unter Einstellungen > Vertriebskonditionen).
Wenn Sie nun unter Disposition > Planung einen neuen Einsatz planen und die Vertriebskondition auf „Wie am Auftrag oder Einsatzort hinterlegt“ setzen, werden automatisch die individuellen Konditionen übernommen, die Sie zuvor in der Kundenakte festgelegt haben.
3. Standard‑Vertriebskonditionen für in der App erfasste oder geplante Einsätze
Wenn Ihre Mitarbeitenden Einsätze in der App selbst planen oder erfassen, wird zunächst immer die Vertriebskondition verwendet, die Sie unter Einstellungen > Vertriebskonditionen als Standard hinterlegt haben.
Es sei denn, es liegt für den Kunden eine individuelle Vertriebskondition vor (siehe Punkt 2). In diesem Fall wird immer diese verwendet.
Ein Beispiel:
Ihr Mitarbeiter erfasst einen Einsatz in der App über Kundeneinsatz erfassen:
oder plant einen Einsatz in der App über das Kalendersymbol und erfasst den Eintrag später:
In beiden Fällen greift die Standard-Vertriebskondition, die Sie entweder unter Einstellungen > Vertriebskonditionen oder direkt in der Kundenakte (Punkt 2) hinterlegt haben.
Die Standard-Vertriebskondition passt nicht zum Einsatz?
Ihr Mitarbeiter hat einen Einsatz erfasst, jedoch ist die hinterlegte Vertriebskondition nicht passend.
Passen Sie die Vertriebskondition an den tatsächlich erbrachten Einsatz an, indem Sie zunächst unter Rechnungen > Dispo-Umsätze abrechnen einen Rechnungsentwurf erstellen.
Im nächsten Schritt können Sie im Rechnungsentwurf die Leistungen entsprechend anpassen.
Öffnen Sie den Rechnungsentwurf unter Rechnungen > Entwürfe / Vorfaktura und klicken Sie auf Bearbeiten. Dort können Sie die enthaltenen Positionen anpassen, nicht benötigte Positionen löschen oder neue Positionen hinzufügen.
Bestätigen Sie mit Rechnung aktualisieren.
Anschließend können Sie auf der rechten Seite den Kostenträger auswählen. Die Rechnung wird daraufhin automatisch auf den gewählten Kostenträger umgestellt und kann final erstellt werden.
Wenn Sie viele Einsätze haben, die von Ihren Mitarbeitenden erfasst werden und bei denen die Vertriebskondition nicht korrekt ist, empfiehlt es sich, diese Einsätze im Vorfeld zu planen (siehe Punkt 1 und 2).