Sehen Sie als Vorgesetzter in Ihrem fortytools-ERP auf einen Blick alle Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeitenden und genehmigen oder lehnen Sie diese direkt.

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Mitarbeitende können sich in das fortytools-ERP (https://app.fortytools.com/) einloggen und in den Einstellungen unter Urlaub ganz einfach ihren Urlaub beantragen.
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Dazu wählen Sie den Zeitraum aus, ob der Urlaub ganz- oder halbtägig ist, und ob ein Kommentar hinzugefügt werden soll. Anschließend bestätigen Sie den Antrag über „Beantragen“.
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Hinweis: Zum jetzigen Zeitpunkt ist es noch nicht möglich, den Urlaub direkt in der fortytools-App zu beantragen. Diese Funktion wird jedoch in naher Zukunft verfügbar sein. Neue Funktionen können Sie jederzeit in unserem Changelog einsehen.

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Nachdem der Vorgesetzte den Urlaub genehmigt oder abgelehnt hat, kann der Mitarbeitende den Status im fortytools-ERP unter Einstellungen >Urlaub einsehen.
Sollte bei einer Ablehnung eine Begründung des Vorgesetzten hinterlegt sein, wird diese ebenfalls dem Mitarbeitenden unter "Kommentar zur Ablehnung" angezeigt.
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Unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Urlaub können Sie die Urlaubs-Grundeinstellungen für Ihre Mitarbeitenden festlegen.

Urlaubsanträge erlauben

Wenn Sie diese Option aktivieren können Mitarbeitende Urlaubsanträge einreichen. Entfernen Sie das Häkchen, ist das Beantragen von Urlaub nicht möglich.

Halbtägige Urlaubsanträge erlauben

Wenn Sie zuvor die Option „Urlaubsanträge erlauben“ aktiviert haben, können Sie hier festlegen, ob auch halbtägige Urlaube beantragt werden dürfen.

Rest-Urlaub vortragen

Aktivieren Sie diese Option, wenn nicht genommener Urlaub aus dem Vorjahr automatisch in das neue Kalenderjahr übernommen werden soll.

Resturlaub verfällt zum 31.03.

Aktivieren Sie diese Option, wenn der übertragene Resturlaub aus dem Vorjahr nach dem 31.03. automatisch verfallen soll.

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Sie können auch individuelle Einstellungen in der jeweiligen Mitarbeiterakte vornehmen. Öffnen Sie dazu die Mitarbeiterakte und klicken Sie auf Bearbeiten.

Scrollen Sie ganz nach unten. Hier können Sie individuelle Einstellungen für diesen Mitarbeitenden festlegen und die zuvor definierten Mandanten-Einstellungen überschreiben.

Wenn Sie eine Abwesenheit vom Typ „Nur geplante Zeiten erfassen" anlegen, zieht das System die Urlaubstage nicht pauschal pro Kalendertag ab, sondern auf Basis der für diesen Tag geplanten Arbeitszeit. Das kann dazu führen, dass für einen Urlaubstag nur ein halber Tag vom Urlaubskonto abgebucht wird. Hier wird erklärt, wann das passiert.

Pro Urlaubstag vergleicht das System die an diesem Tag geplante Arbeitszeit mit dem täglichen Soll des Mitarbeiters:

Das tägliche Soll ergibt sich dabei aus den Wochenstunden geteilt durch 5 (Fünf-Tage-Woche). Bei 15 Wochenstunden sind das z. B. 3,0 Stunden pro Tag.

Ein Mitarbeiter mit 15 Wochenstunden hat ein tägliches Soll von 15 ÷ 5 = 3,0 Stunden. Die Hälfte davon sind 1,5 Stunden. Er nimmt von Montag bis Freitag Urlaub. An jedem dieser Tage ist eine Schicht von 1,5 Stunden geplant.

Da 1,5 Stunden genau der Hälfte des Tagessolls entsprechen, zählt jeder Tag als halber Urlaubstag: 5 Tage × 0,5 = 2,5 Urlaubstage

Wären stattdessen z. B. 2,0 Stunden pro Tag geplant (mehr als die Hälfte von 3,0), würde pro Tag ein ganzer Urlaubstag abgezogen — in Summe also 5 Tage.

Wenn der Urlaubsabzug nicht Ihrer Erwartung entspricht, hilft ein Blick auf zwei Werte des Mitarbeiters:

Häufigste Ursache für einen unerwartet niedrigen Abzug: Die geplanten Stunden sind deutlich kürzer als das tägliche Soll, das sich aus den hinterlegten Wochenstunden ergibt.

Wenn Sie möchten, dass ein voller Urlaubstag abgezogen wird, achten Sie darauf, dass die geplante Arbeitszeit am jeweiligen Tag mehr als die Hälfte des täglichen Solls beträgt – oder erfassen Sie die Abwesenheit über einen der anderen Erfassungstypen („Nur tägliche Stunden" bzw. „Tägliche Start- und Endzeit").